¿Tus equipos no rinden? 5 errores en planilla que destruyen la confianza, pero que también pueden desmantelar tu empresa

La gestión deficiente de planillas representa un riesgo permanente para empresas medianas y grandes en Perú, incidiendo de manera directa en la productividad, la motivación y la percepción de equidad laboral.

La correcta administración de estos procesos se ha convertido en un tema central para la confianza de los equipos y la reducción de conflictos internos, según datos de la Superintendencia Nacional de Fiscalización Laboral (SUNAFIL).

El volumen de denuncias muestra el alcance de los errores en la gestión de planillas

Entre enero y junio de 2025, SUNAFIL procesó 56.837 denuncias laborales, una cifra que evidencia la magnitud del problema, explicó Jimmy Quispe, Product Manager en Defontana.

Una parte significativa de estas quejas estuvo relacionada con remuneraciones, planillas, bonificaciones no remunerativas y seguridad social, lo que confirma que las inconsistencias en la nómina están entre los principales motivos de reclamo en el país.

La administración de planillas implica el manejo de información sensible y la ejecución puntual de procesos que afectan la economía y el ánimo de los trabajadores. “Los errores en planillas no solo generan reclamos, sino que afectan el desempeño de los colaboradores”, sostuvo el especialista.

Errores recurrentes y sus consecuencias para la empresa y los trabajadores

En empresas de mayor tamaño, estos fallos pueden traducirse en una merma de la confianza y un descenso en la eficiencia de los equipos.

Defontana identifica 5 errores frecuentes en la gestión de planillas y analiza sus repercusiones:

• Pagos fuera de fecha. Los retrasos en los depósitos salariales generan incertidumbre entre los empleados, debilitando la confianza y el enfoque en sus tareas. Esta situación, además, puede provocar sobrecostos para la empresa, como el pago de intereses legales por incumplimientos.
• Depósitos incompletos o incorrectos. Montos erróneos, descuentos no explicados o la falta de pago de horas extras y comisiones obligan a los trabajadores a invertir tiempo en reclamos y trámites de corrección. Esto afecta la concentración y el clima laboral, mientras que la empresa enfrenta un aumento en el trabajo administrativo y el riesgo de sanciones.
• Registro impreciso de horas, licencias y beneficios. Una mala administración del registro de asistencia, permisos o vacaciones produce diferencias salariales que deben ser corregidas posteriormente. Este tipo de errores aumenta la carga del área de Recursos Humanos y puede derivar en conflictos internos y desmotivación.
• Sistemas no integrados o poco automatizados. La ausencia de integración entre nómina, finanzas y recursos humanos incrementa la posibilidad de discrepancias en los pagos y reportes internos. Los procedimientos manuales o el uso de plataformas desconectadas dificultan la trazabilidad de los datos y aumentan el margen de error administrativo.
• Procesos poco estandarizados o dependientes de hojas de cálculo. El uso excesivo de herramientas como Excel eleva el riesgo de equivocaciones y retrabajo. Un software especializado proporciona precisión en los cálculos y permite la emisión de boletas digitales, lo que facilita el acceso a la información por parte de los trabajadores y refuerza la transparencia en la gestión empresarial.

La automatización y la integración, claves para la sostenibilidad organizacional

Aunque estos errores afectan principalmente a los colaboradores, explica Defontana, las consecuencias para la empresa pueden ser igual de graves.

Entre las posibles repercusiones figuran el pago de intereses legales, la imposición de multas, el aumento de la rotación de personal y el incremento de los costos operativos, debido al mayor tiempo dedicado por el personal de Recursos Humanos en la resolución de incidencias.

La falta de integración no solo impacta la gestión de planillas, sino también otros procesos clave como el arqueo de caja, la gestión de inventarios y la prevención de quiebres de stock. La dispersión de la información y la ausencia de automatización favorecen los errores y elevan los riesgos de sanciones regulatorias.

Por tal motivo, Defontana asegura que implementar herramientas tecnológicas y sistemas de gestión integrados contribuye a la reducción de errores, la digitalización de boletas y el fortalecimiento de la confianza entre los empleados.

“Un entorno laboral con procesos de nómina transparentes y confiables favorece la productividad y protege la sostenibilidad de la empresa”, sentenció Quispe.