Coordinar para armar y desarmar: la logística detrás de la construcción efímera

Construcción, piso, gráfica, iluminación, mobiliario, catering, seguridad, limpieza. Cada uno entra y sale del predio en un tiempo definido por reglamento. Daiana coordina esa cadena desde compras y resume la lógica que mantiene todo en orden: “nadie quiere llegar a tener problemas y nos manejamos con ese código”.

¿Qué particularidades tiene la cadena de abastecimiento en la industria de ferias y exposiciones?

En este nicho, compras no trabaja tanto con materia prima, porque eso lo maneja cada uno de los proveedores que se contrata. Lo que se gestiona es el servicio. Es todo en concepto de alquiler.

Para el montaje de un stand completo están el rubro de construcción, el de piso, el de gráfica, iluminación, alquiler de mobiliario y equipamiento, ambientación, catering, seguridad, limpieza, promoción y audiovisual. Son muchos rubros, y se contratan todos por separado para armar todo lo que se termina viendo al final.

¿Cómo se organiza la coordinación de tantos proveedores con plazos tan acotados?

Se organiza primero por proyecto. Cuando el mismo proveedor aparece en varios stands de una misma feria, lo que se hace es negociar un paquete: no te estoy dando solo un proyecto, te estoy dando más, a ver cómo nos acompañás. Ahí entra toda la estrategia de negociación para llegar a los números que se necesitan.

La gestión de la entrada y salida del personal en el armado la llevan los directores de obra del área de producción. Desde compras se les pasa toda la información de las contrataciones y los contactos de cada rubro. Y hay una asistencia constante: se genera un chat grupal donde todos están todo el tiempo pasándose información mientras están en el predio.

¿Qué criterios se tienen en cuenta al contratar un servicio logístico?

Primero, asegurarse de que el proveedor tenga antecedentes que den tranquilidad de cumplir en tiempo y forma. Y segundo, el tema de los números. Cuando se gana un proyecto, muchas veces los presupuestos se ajustan a las necesidades del cliente, entonces hay que adaptarse y bajar algún costo para poder cerrarlo.

Después viene la negociación con todos los que puedan brindar el servicio y acercarse al número que se necesita. La logística no es ajena a eso: también entra en esa dinámica de ajuste.

¿Cómo funciona la lógica del desmontaje una vez que termina la feria?

Cada proveedor tiene que estar en tiempo y forma en el horario en que empieza el desarme para retirar sus artículos. Hay un reglamento que marca las pautas: de tal día a tal día tenés tiempo para desarmar todo. No puede quedar nada en el piso porque eso genera una multa, y esa multa cae al estudio que contrató al proveedor. Nadie quiere llegar a tener problemas y nos manejamos con ese código.

En el caso del alquiler de pisos, no siempre es necesario estar presente en el desarme. Se contrata el transporte, se lleva el material al depósito, y ahí sí hay que estar para recibir la descarga. Lo que complica es que no siempre está disponible el constructor la misma noche del desarme, y te lo puede pasar para el día siguiente. Entonces hay que gestionar mucho a último momento por la incertidumbre de tiempos.

¿Qué es lo que te mantiene en este sector después de tantos años?

Creo que tiene que ver con mi neurodivergencia. Tengo TDA. Funcionamos siempre con la motivación y con todo lo nuevo. En este rubro nada es lo mismo, todo es distinto, cada proyecto es distinto. Siempre es un desafío diferente en el que tenés que cumplir en tiempos, en organización, en proveedores a contratar. Ese desafío constante es lo que me mantiene acá.

Aparte, no paro de aprender. Tengo el secundario terminado y hago cursos de todo lo que sea para capacitarme y fortalecerme en este nicho. Me fascina la oportunidad constante de aprender.