¿Es posible la gestión de la calidad en la escuela?

Cuando pensamos en Sistema de Gestión de Calidad (SGC), pueden venir varias cosas a nuestra mente. En principio, quizás pensemos en una fábrica o una empresa, o un ámbito donde los procesos sean documentados y obligatorios para poder mantener las certificaciones al día.

Sin embargo, el Sistema de Gestión de la Calidad nos presenta algunos principios que son aplicables a cualquier ámbito. No es necesario que nos enfoquemos en las normas ISO, o que hagamos un gran esfuerzo para generar cambios positivos una vez que comenzamos a aplicar de manera consistente los lineamientos que aquel nos ofrece.

Dentro de los principios del SGC, encontraremos algunos que son muy aplicables a la gestión de una institución educativa. A continuación repasamos algunos de ellos:

1. Encontrar la causa raíz: La mejor forma de no repetir un error es encontrar su verdadera causa raíz. Para ello, es muy útil aplicar la ley de los cinco por qué. Es elemental intentar encontrar la causa real del problema, y no enfocarnos en quién lo generó. El ejercicio de preguntar el por qué sucedió eso hasta cinco veces, alejándonos cada vez más del quién y encontrando la causa raíz que nos permitirá aplicar una solución correctiva para no volver a cometer el mismo error.

El mejor ejemplo para ilustrar este ejercicio es cómo el gobierno de Washington (EE.UU) dejó de gastar miles de dólares en restaurar la estatua de Lincoln. El monumento necesitaba mucho más mantenimiento que el resto, y la cantidad de dinero que estaban destinando a ello superaba ampliamente los límites de presupuesto. El equipo destinado a resolver este problema, comenzó preguntándose: (1) ¿Por qué se da el deterioro más rápido que en otros monumentos? La respuesta fue que se deterioraba porque la limpiaban mucho más que a otras. Pero, (2) ¿por qué debían limpiarla más? Porque tenía mucho más excremento de pájaro que otras. Y esto, (3) ¿por qué pasaba? Porque los pájaros iban allí de manera más frecuente y en mayor cantidad que a otras estatuas. Entonces, (4) ¿por qué los pájaros irían más alli? Descubrieron que allí había más alimento para ellos. Entonces, (5) ¿por qué hay más insectos? Llegaron a la conclusión de que la iluminación de este importante lugar era diferente a otras y atraía más ácaros e insectos. Cuando cambiaron la iluminación del monumento, pudieron reducir el dinero destinado a su mantenimiento y además conservar en mejor estado la estatua por más tiempo.

2. Enfocarse en el proceso: Muchas veces sucede que una licencia inesperada, una renuncia o una ausencia golpean la gestión postergando decisiones, actividades e incluso sobrecargando personas que no estaban preparadas para ello. Esto es evitable enfocándonos en el proceso y no en la persona que lo realiza. Si las tareas son claras y la manera de realizarlas son transparentes, entonces no importará que las haga “María” o “Juan”, sino una persona que ocupe el puesto concreto en ese momento.

3. Documentar: En una institución educativa, hay infinidad de procedimientos a realizar día a día. Si nos tomamos el tiempo necesario para bajar esa información a un documento entendible, claro y conciso, podremos descansar en que siempre sabremos cómo hacer las cosas. Aunque el procedimiento cambie, dejarlo plasmado en un documento sirve para que, cualquier persona que tome nuestro lugar por cualquier razón, sepa cómo proceder ante determinadas circunstancias. Muchas veces tenemos conocimiento adquirido con nuestra experiencia que no queda disponible más que en nuestra mente. El ejercicio de documentar nos ayudará a mantener actualizadas las soluciones que aplicamos luego de los cinco por qué, y a no volver a repetir los errores.

4. Actualizar: Nada de lo mencionado sería útil si no mantenemos esos documentos actualizados. Los procedimientos evolucionan con la institución y es vital que el ejercicio de actualización sea colectivo para evitar que todo el trabajo y esfuerzo previo quede obsoleto.

Este artículo es apenas una mención de algunos principios básicos del sistema de gestión de calidad. La intención del mismo es destacar que existen herramientas que, si bien son más comunes en el ámbito industrial o empresarial, son perfectamente aplicables al educativo para ayudar a su profesionalización.

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