En el último año y medio, las reuniones virtuales aumentaron exponencialmente debido a las condiciones de aislamiento que se produjeron como consecuencia de la pandemia por covid-19. Con el fin de evitar al máximo la propagación de esta enfermedad entre las personas, se debieron establecer cuarentenas recurrentes, que obligaron a los empleados y estudiantes a depender de algunas aplicaciones para poder cumplir con sus obligaciones laborales y académicas desde casa.
Aunque en un principio herramientas como Zoom, Google Meet o Microsoft Teams se presentaron como la salvación para poder tener una vida más o menos normal en medio de la crisis sanitaria que atormentaba al mundo, con el tiempo fueron mostrando su verdadera cara; y no precisamente por culpa de las plataformas, sino por la forma en que los empleadores o maestros estaban utilizando estas para efectuar reuniones ridículamente largas y, en muchos casos, inoficiosas.
Pensando en esto, Google decidió dar una mano a las personas que sufren a diario con videollamadas casi que interminables, no reduciendo el límite de tiempo que puede durar una reunión, sino creando una herramienta que permita a los usuarios conocer de primera mano el tiempo que pasan en llamadas o videoconferencias.
La nueva función de Google Calendar, denominada Time Insights, es una “experiencia analítica personalizada en la web”, que permite “ver cómo se gasta su tiempo en reuniones y colaboradores” y que así pueda acomodar mejor los horarios que pasa frente a su computadora.
“Con los cambios en nuestros entornos de trabajo en el último año, algunas personas tienen más reuniones y pueden sentir menos control sobre cómo se gasta su tiempo de trabajo. Time Insights puede mostrarle estos datos y ayudarlo a planificar mejor su tiempo”, explicó Google por medio de su blog oficial.
¿Qué se puede ver en Time Insights?
Con esta nueva herramienta, todos los usuarios de Google tendrán acceso a información relevante del tiempo que pasan en reuniones, por medio de opciones como:
Desglose de tiempo: Podrá observar la forma en la que pasa su tiempo en las reuniones, dependiendo de las horas que hacen parte de su trabajo, así como de los tipos de juntas que tiene.
Tiempo en las reuniones: En esta opción se destacan “los días y los horarios de muchas reuniones, así como la frecuencia de las mismas”.
Personas con las que se reúne: Como su nombre lo dice, es una opción con la que podrá conocer el nombre de las personas con las que más reuniones tiene, además de saber las reuniones futuras en las que las podría volver a ver.
Asimismo, Google explica que esta información será visible de forma individual para cada usuario de una organización, “por lo que puede evaluar cómo está gastando su tiempo frente a sus propias prioridades”.
Por otro lado, la empresa también indicó que Time Insights no guardará la información de todas las reuniones que se realicen, pues los usuarios deberán cumplir con algunas condiciones específicas tales como: responder “sí” para asistir a la reunión, que hayan al menos tres personas en la reunión y que la misma tenga una duración de menos de 8 horas.
Finalmente, Google indicó que se espera que esta función esté habilitada del todo a finales de septiembre, y anunció las opciones de Workspace que permitirán el uso de esta opción:
“Disponible para clientes de Google Workspace Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Plus y organizaciones sin fines de lucro.
No está disponible para Google Workspace Essentials, Business Starter, Enterprise Essentials, Education Fundamentals y Frontline, así como para los clientes de G Suite Basic y Business”.
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