Crear reuniones virtuales falsas en el trabajo, la nueva tendencia para tener tiempo de trabajar y evitar más encuentros

Un empleado promedio sufre una interrupción cada dos minutos entre reuniones, correos y chats, según datos de Microsoft. Ante ese nivel de fragmentación, una porción de trabajadores ha decidido recuperar el control de su agenda de una manera poco ortodoxa: inventándose reuniones consigo mismos.

El fenómeno fue documentado por Financial Times y consiste en reservar bloques de una o dos horas en el calendario bajo nombres corporativos vacíos de contenido, como “Revisión de proyectos” o “Sincronización de objetivos”. El objetivo no es asistir a ningún encuentro, sino blindar tiempo real de trabajo mientras el resto del equipo asume que la persona está ocupada.

Cómo funciona el truco de las reuniones falsas

Jaime Warren, coach ejecutiva radicada en Louisville, Kentucky, y especialista en organización laboral, explicó al Financial Times, que ese bloque “permite básicamente ponerse al día” con el trabajo real, aquel que las interrupciones constantes impiden completar.

Warren defiende que proteger ese tiempo es indispensable en jornadas saturadas de “reuniones para hablar de reuniones”. Advierte además sobre lo que ocurre si no se hace. “Si no lo proteges, alguien aprovechará con gusto para dejarte caer una llamada rápida de seguimiento justo encima de tu último nervio de paciencia”, dijo.

Las variantes del truco abundan. En hilos de la red social Reddit, algunos usuarios recomiendan crear una reunión en Teams, unirse y compartir pantalla para que el estado quede en “en llamada” o “no molestar”, lo que permite atender otras tareas lejos del ordenador. “Nadie respeta el ‘estoy ocupado’”, sostiene uno de esos usuarios citados por el diario.

El caso más extremo lo protagonizó una alta directiva de un club deportivo británico, que bloqueó el último martes de cada mes en su agenda bajo la etiqueta “FAMT”. Sus colegas asumieron que se trataba de alguna reunión con un comité o una federación deportiva.

En realidad, las siglas correspondían a “Fuck All Meetings Tuesday”. Cuando confesó el significado, sus compañeros no se ofendieron: les pareció una idea acertada.

Por qué la solución no la debería tener el empleado

Megan Reitz, investigadora asociada de la Saïd Business School de la Universidad de Oxford, sostiene que la cultura corporativa actual se ha vuelto un sistema “patológicamente ocupado”. En sus palabras, “la ocupación es un símbolo de estatus elevado: la actividad visible resulta muy importante para cómo creemos que los demás nos perciben”.

Reitz distingue dos modos de atención en el trabajo. El modo “hacer” concentra la atención en tareas concretas y entregables inmediatos.

El modo “amplio” implica dar un paso atrás para comprender el conjunto, pensar en sistemas y establecer prioridades. Ambos resultan necesarios, pero la cultura del cortoplacismo laboral favorece casi siempre al primero, según la investigadora.

Una encuesta de Reitz a 3.000 trabajadores, citada por el Financial Times, encontró que un 86% considera que las conversaciones sobre tareas concretas son la prioridad en su trabajo, frente a apenas un 37% que dice lo mismo de las conversaciones creativas o estratégicas. Fabricar reuniones falsas, apunta la investigadora, permite a los empleados abrir espacio para ese pensamiento expansivo que la agenda diaria no contempla.

Para la consultora Gartner, en cambio, no debería ser tarea del trabajador esconderse para poder rendir. La firma recomienda que las organizaciones tomen la iniciativa mediante lo que llama “descanso proactivo”: días sin reuniones formalizados o bloques de tiempo reservados para trabajo individual.

Su investigación, recogida por la revista Fortune, sostiene que estas políticas previenen el desgaste laboral y mejoran el rendimiento de los empleados en un 26%.

Reitz coincide en que la solución de fondo debe originarse en los niveles directivos. “A menos que haya un líder senior que dé el ejemplo de lo que significa indagar de verdad, ser curioso, tomarse tiempo para la reflexión, resulta bastante difícil para el resto de la organización”, afirmó al Financial Times.