Top 10 de funciones de Excel que todo profesional debe saber, según Harvard

La Universidad de Harvard identificó las 10 funciones de Microsoft Excel que todo profesional debería dominar para elevar su competitividad. Este listado cobra mayor vigencia en un mercado laboral donde la eficiencia y la capacidad de gestionar grandes volúmenes de datos son decisivas para mantenerse relevante y productivo.

Harvard Business Review reportó que los empleados de oficina dedican alrededor del 10% de su tiempo laboral a Excel, con registros que suben al 30% en sectores orientados a la investigación, el desarrollo o las finanzas.

Satya Nadella, director ejecutivo de Microsoft, subrayó que Excel es uno de los productos estrella de la compañía, utilizado diariamente por 750 millones de trabajadores en todo el mundo.

Ante esto, el informe de Harvard plantea un aprendizaje accesible: todas estas funcionalidades pueden dominarse en apenas dos horas, un hecho impulsa la capacidad de respuesta ante las exigencias del mercado actual.

Cuáles son las funciones esenciales para profesionales según Harvard

La primera pauta es el Pegado Especial, que permite copiar únicamente los elementos necesarios, como valores aislados, sin alterar el formato original de las celdas. Por ejemplo, en listas de ventas extensas, el usuario puede trasladar solo las cifras, excluyendo comentarios o fórmulas con un simple atajo de teclado: Ctrl + Alt + V.

La Inserción de filas múltiples facilita trabajar con grandes volúmenes de información, porque al utilizar Ctrl, Mayús y +, se pueden insertar varias filas en simultáneo, mejorando la velocidad cuando se actualizan registros como inventarios o bases de datos dinámicas.

Por su parte, el Relleno Relámpago —Flash Fill— automatiza tareas, detectando patrones en columnas y completando datos predictivamente. Esta herramienta resulta útil para separar nombres y apellidos de listas extensas o reordenar información sin necesidad de fórmulas complejas.

Qué funciones ahorran tiempo en la ejecución de tareas

La combinación de las funciones ÍNDICE y COINCIDIR permite búsquedas avanzadas: encontrar información precisa entre miles de filas, con la certeza de obtener resultados rápidos y exactos, algo fundamental en grandes bases de datos o reportes de clientes.

Además, la suma rápida es un recurso que ahorra minutos a diario; al seleccionar la celda junto a una serie de valores y presionar Alt + =, se suman instantáneamente los elementos de una columna o fila, facilitando cálculos en balances o reportes de gastos.

Las herramientas de Deshacer y Rehacer, con los comandos Ctrl + Z y Ctrl + Y, simplifican la corrección de errores, devolviendo el trabajo a un estado anterior de manera eficaz y evitando pérdidas de información por equivocaciones involuntarias.

Eliminar duplicados, empleando Remove Duplicates (Alt + HL), resulta clave para limpiar data y mantener bases fiables, como en cadenas de correos donde evitar la duplicidad previene errores costosos y asegura la exactitud de los registros.

Cuáles atajos adicionales son útiles para las tareas diarias

Otra herramienta que destaca el informe es la función de Congelar paneles. Mediante Alt + WF y las opciones de la pestaña ‘Ver’, el usuario puede mantener siempre visibles ciertos encabezados o categorías clave en la hoja de cálculo, algo muy útil en presupuestos y reportes extensos.

Asimismo, la tecla F4 cumple una doble función: fija referencias absolutas en fórmulas y repite la última acción ejecutada, acelerando tareas repetitivas y minimizando el margen de error cuando se copian operaciones financieras o científicas a múltiples celdas.

Por último, la Navegación Rápida, con la combinación de Ctrl y flechas de dirección, permite desplazarse entre grandes conjuntos de datos, mientras que el uso de Ctrl + Shift + flechas habilita la selección de bloques enteros para edición o análisis, lo que optimiza la revisión de reportes o auditorías.

Por qué es útil aprender todas estas funciones de Excel

La transferencia de estas capacidades al ámbito profesional puede traducirse en ahorros de tiempo, y una productividad acrecentada a nivel individual y colectivo.

Dominar Excel no es solamente una destreza valorada; con la aceleración de la economía de datos, se ha vuelto un requisito central para la permanencia y el crecimiento en cualquier sector.