A pocas semanas del depósito de la Compensación por Tiempo de Servicios (CTS) de noviembre, las empresas deben revisar los cambios registrados entre mayo y octubre.
Un aumento de sueldo no incorporado, un cese pendiente de actualización o información laboral incompleta puede afectar el cálculo del beneficio y obligar a hacer correcciones de último momento.
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El riesgo aumenta cuando las áreas de Recursos Humanos trabajan con datos repartidos entre hojas de cálculo, archivos y plataformas que no se conectan entre sí. En esos casos, la empresa puede tener información correcta en un registro, pero desactualizada en el sistema que usa para procesar la planilla.
El problema aparece cuando Recursos Humanos revisa seis meses de cambios a última hora
La CTS se calcula con información vinculada a las remuneraciones y al tiempo de servicios de cada trabajador. Por eso, antes del cierre las empresas deben verificar aumentos salariales, ingresos, ceses, modificaciones de datos personales o laborales y, cuando corresponda, conceptos variables de la remuneración.
Jimmy Quispe, Product Manager del software de Gestión de Personas de Defontana Perú, señaló que la revisión no debería concentrarse solo en los días previos al depósito. “El problema aparece cuando la empresa llega al cierre y recién empieza a reconstruir lo que ocurrió durante los últimos seis meses”, explicó.
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Cuando los cambios se registran en distintas fuentes, el equipo debe comparar documentos, identificar cuál dato está vigente y trasladarlo a la planilla. Esto puede implicar más horas de trabajo y elevar la posibilidad de usar una versión anterior de la información.
Altas, bajas y aumentos deben coincidir con los registros de planilla
Entre los datos que las empresas deben contrastar figuran los cambios de remuneración, las altas y bajas de trabajadores y las modificaciones de información laboral. También deben revisar los conceptos variables que formen parte del cálculo de la CTS.
La actualización de datos laborales no solo sirve para el cierre de planilla. Las empresas deben mantener al día la información que registran en el T-Registro de la Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria (Sunat). Según la información difundida por Defontana, las modificaciones o actualizaciones deben anotarse dentro de los cinco días hábiles posteriores al evento.
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“El riesgo no está únicamente en equivocarse al calcular”, indicó Quispe. El problema también puede surgir si un cambio fue registrado, pero no llegó a todos los sistemas que utiliza la empresa.
Empresas: un sistema integrado reduce las revisiones manuales
Las herramientas de gestión de personas y procesamiento de planillas permiten centralizar información sobre remuneraciones, movimientos de personal y datos de los trabajadores. Esto no elimina la necesidad de revisar el cálculo, pero reduce el tiempo destinado a recopilar y contrastar archivos antes de cada cierre.
En empresas con más colaboradores, la diferencia puede ser mayor. Un registro desactualizado puede requerir correcciones individuales y afectar el procesamiento de la planilla en conjunto. La CTS de noviembre puede servir para identificar qué procesos aún dependen de verificaciones manuales y qué información requiere un control continuo durante el año.
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