Errores en asambleas y manuales de convivencia podrían generar demandas en propiedad horizontal en Colombia

Las decisiones en conjuntos residenciales sobre manuales de convivencia, asambleas y nombramientos de administradores podrían ser demandadas si no cumplen con la normativa vigente, advirtió la abogada Nora Pabón Gómez consultada por El Tiempo.

Uno de los principales errores es creer que el manual de convivencia hace parte del reglamento de propiedad horizontal, cuando en realidad es un documento independiente que debe ajustarse a la Ley 675 de 2001.

La especialista explicó que este manual no requiere escritura pública ni registro y puede ser aprobado por la asamblea sin quorum calificado, lo que le da mayor flexibilidad frente al reglamento.

El documento, aunque no forma parte del reglamento, debe respetar sus disposiciones y servir como herramienta práctica para regular la convivencia diaria. Su elaboración puede involucrar al administrador, el consejo de administración, el revisor fiscal y los residentes, quienes conocen las necesidades del conjunto.

Otro punto que genera controversia es la realización de asambleas fuera de los primeros meses del año. La abogada indicó que la ley establece que estas deben realizarse al menos una vez al año en la fecha fijada en el reglamento o, en su ausencia, dentro de los tres primeros meses del periodo presupuestal.

No obstante, aclaró que una convocatoria con mayor anticipación no constituye automáticamente una irregularidad, siempre que se respete el mínimo de 15 días de aviso previo. Aun así, advirtió que no cumplir con los tiempos podría abrir la puerta a impugnaciones judiciales.

En el caso de los consejos de administración, también se presentan errores frecuentes. Aunque algunos reglamentos fijan un número específico de integrantes, la Ley 675 permite que este órgano funcione con un número impar de tres o más miembros.

Esto implica que, si no se alcanza el número previsto en el reglamento pero sí se cumple con el mínimo legal, la elección puede ser válida. De lo contrario, dejar el consejo sin conformar generaría mayores problemas administrativos para la copropiedad.

El nombramiento de administradores es otro de los temas que más conflictos genera. La especialista explicó que la asamblea de propietarios es la encargada de designarlo, salvo que exista un consejo con esa facultad, pero este proceso debe coordinarse con los contratos vigentes.

Cuando hay un administrador en funciones con contrato activo, este debe respetarse o terminarse según lo pactado. Por ello, es clave que la asamblea defina con claridad la fecha de inicio del nuevo nombramiento para evitar vacíos en la administración.

Uno de los aspectos más críticos es la representación legal. La abogada señaló que esta solo puede ser ejercida por la persona que figure registrada ante la autoridad competente, generalmente la Alcaldía local, encargada de certificar la existencia y representación legal de la copropiedad.

Esto significa que, aunque un nuevo administrador haya sido elegido, no podrá ejercer plenamente hasta que su nombramiento quede formalmente inscrito, lo que puede generar confusión en la firma de contratos o en la toma de decisiones.

La coexistencia de decisiones de asamblea, contratos vigentes y trámites administrativos es uno de los factores que más riesgos legales genera en la propiedad horizontal. Por ello, se recomienda revisar cada caso con detalle para evitar conflictos posteriores.

Estas situaciones reflejan cómo errores aparentemente menores en la gestión interna de los conjuntos pueden escalar a disputas legales, afectando la administración y la convivencia entre los propietarios.