Coordinar una reunión por correo electrónico suele ser una tarea tediosa, decenas de mensajes, disponibilidad cambiante y tiempos de respuesta inciertos. Pero desde ahora, Gmail incorpora una función pensada para simplificar este proceso.
Se trata de una nueva herramienta que permite proponer horarios para citas o reuniones directamente desde la interfaz de redacción de correos, sin necesidad de abrir otras pestañas ni utilizar aplicaciones externas.
La función ya está disponible para todos los usuarios, tanto con cuentas personales como profesionales, y forma parte de una actualización que Google comenzó a desplegar en mayo de 2024 para los clientes de Workspace. Desde este mes, llega de forma generalizada a todas las cuentas de Gmail en el mundo.
Cómo funciona la nueva herramienta de citas en Gmail
Cuando redactas un nuevo correo electrónico desde Gmail en el navegador, verás un ícono de calendario debajo del cuerpo del mensaje. Al hacer clic en él, podrás seleccionar la opción “Proponer horarios disponibles”.
Si no aparece visible, basta con hacer clic en los tres puntos (menú adicional) y seleccionar Configurar una reunión > Proponer horarios disponibles. Esto abrirá una ventana emergente con tu Google Calendar, desde la cual podrás seleccionar fechas y horas en las que estás libre.
Una vez elegidas las franjas horarias, Gmail las insertará directamente en el mensaje, de manera que el destinatario pueda escoger el horario que más le convenga. Una vez elegido, la cita se añade automáticamente a tu calendario.
Ventajas para la productividad
Aunque la integración entre Gmail y Google Calendar no es nueva, esta función eleva la experiencia a un nivel mucho más práctico. Estas son algunas de sus principales ventajas:
- Ahorro de tiempo: ya no necesitas cambiar de pestaña ni copiar manualmente tu disponibilidad.
- Menos correos innecesarios: al ofrecer directamente tus horarios, se evita el ida y vuelta de mensajes para coordinar.
- Sin conflictos de agenda: Calendar se actualiza en tiempo real y evita cruces con eventos ya agendados.
- Disponible para todos: tanto usuarios con cuentas gratuitas como aquellos con suscripciones de pago pueden utilizar esta función.
¿Qué pasa con la página de reservas?
Si ya tienes configurada la opción de programación de citas en Google Calendar, Gmail integrará tu página de reservas automáticamente. En caso contrario, puedes activarla desde la configuración de Calendar, en la sección Programación de citas.
Desde allí, es posible ajustar distintos parámetros para personalizar tus citas:
- Duración de la reunión (ej. 30 minutos).
- Días y horarios disponibles semanalmente.
- Tiempo de descanso entre citas.
- Límite de reuniones por día.
- Tipo de encuentro: presencial, telefónico o videollamada con Google Meet.
Incluso puedes añadir formularios personalizados para que los asistentes completen su nombre, correo y el motivo de la reunión antes de confirmar.
Requisitos mínimos
La función solo requiere tener una cuenta de Google y acceder a Gmail desde el navegador. Está habilitada tanto para usuarios particulares como profesionales.
Sin embargo, algunas funcionalidades avanzadas —como el envío automático de recordatorios o las páginas de reservas múltiples— están disponibles únicamente para usuarios con suscripciones a Google Workspace.
Con esta herramienta, Google apunta a consolidar a Gmail no solo como un cliente de correo, sino también como un asistente de productividad integrado. Coordinar reuniones nunca fue tan fácil.
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