Google Docs cambia su imagen y se parece a Gmail

Google quiere que todas sus aplicaciones de productividad estén bajo un mismo ecosistema de funcionamiento, por ese motivo anunciaron una serie de cambios de diseño para las plataformas de Docs que se acoplan a Gmail.

Los cambios serán puntualmente en Drive, Docs, Hojas de cálculo (Sheets) y Presentaciones (Slides) y se hacen con el objetivo de brindar una “interfaz de usuario renovada”.

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Cuáles son los cambios en Google Docs

Las modificaciones están orientadas al diseño para coincidir con el nuevo aspecto de Gmail y las actualizaciones de las apps para celulares y tablets.

Si bien no hay una transformación total en la ubicación de los botones que obligue al usuario a volver a aprender a usar las herramientas, sí hay funciones que fueron reubicadas, como ver el historial de ediciones de un documento, al que ahora se puede acceder a través de un reloj que está ubicado en la esquina superior derecha y despliega un listado con los cambios que hicieron otros usuarios.

Otro cambio es que la interfaz de la parte superior se simplificó para que sea más rápido ejecutar las acciones que se usan con mayor frecuencia. También, se mejoraron aspectos como los comentarios, el fondo, las reglas y las líneas de cuadrícula.

En general, todos estos movimientos los hacen para evitar el desorden de accesos y dar claridad a las funciones en medio del trabajo y estudio, por lo que también se brinda un estilo con trazos más fluidos y menos rígidos.

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Cambios en Drive

Además de incluir las modificaciones en el estilo de los botones y menús más redondeados, se añaden tres cambios:

- Las acciones clave aparecen en línea sobre los archivos, para un acceso rápido y una mayor productividad.

- Posibilidad de seleccionar varios elementos a la vez y realizar operaciones por lotes para tareas frecuentes.

- Nuevos chips de búsqueda, incluyendo tipo, propietario y última modificación, para encontrar archivos más rápidamente.

Todas estas modificaciones ya se están implementando sin importar si son miembros o no del servicio Workspace.

Cómo compartir Docs en Drive con fecha de caducidad

Es importante saber que para tener esta función la cuenta de Drive debe ser parte de Google Workspace, que es el espacio de la plataforma orientado a empresas o emprendimientos y les da un dominio para todo su trabajo.

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Además, la fecha de caducidad limita el acceso para leer, editar y comentar el contenido y se puede aplicar para los archivos individuales y para carpetas.

Así es el proceso para añadir la fecha de caducidad, aunque primero hay que compartir el documento:

- Abrir el archivo en Google Drive.

- Hacer clic en el botón Compartir.

- Buscar el contacto en el cuadro de búsqueda o introducir una dirección de email.

- Asignarle un rol: Lector, Comentador, Editor.

Posteriormente, será el momento de poner la fecha límite de acceso:

- Entrar de nuevo en el archivo.

- Hacer clic en el botón Compartir.

- Pulsar en la flecha, al lado del usuario, y elegir la opción Añadir caducidad.

- Por defecto, indica 30 días, pero se puede cambiar a por un día y mes.

- Al volver a Compartir, aparecerá al lado del usuario un icono de tiempo que indica que ya está activa la función.