Mitos y verdades sobre la nómina electrónica y la firma digital en Colombia

En los últimos años, la tecnología ha permeado cada una de las áreas de las personas y, por supuesto, la economía no es ajena a esta transformación digital. Por ejemplo, en el caso de varios países nórdicos, desde hace cinco o seis años se viene hablando de lo que podría ser el fin cercano del dinero físico en dichos territorios. Así, Dinamarca podría quedarse sin efectivo en el tiempo cercano, teniendo en cuenta que desde 2013 no genera dinero físico con el fin de establecer los sistemas electrónicos como forma principal de pago entre sus habitantes.

Ahora bien, aunque en el caso de Colombia esta situación aún se ve lejana, no cabe duda que la economía sí ha empezado a fundamentarse en las herramientas digitales para su uso y crecimiento dentro de la sociedad. Un ejemplo de esto son las denominadas nóminas electrónicas y las firmas digitales.

Sin embargo, como es costumbre con este tipo de situaciones, la pedagogía en medio de este cambio es aún escasa, por lo que se hace necesario poder educar a los colombianos en esta nueva cultura de la economía digital, tanto para que puedan ser parte de esta como para que no sean víctimas de errores legales en medio de esta revolución.

“La nómina electrónica es uno de los puntos que, por su obligatoriedad a partir de este año, más ha sonado durante los últimos meses con relación a la transformación digital de las empresas y del país. Sin embargo, es importante tener claridad sobre el provecho que le pueden sacar los empresarios a este tipo de avances ligados a temas de administración tributaria y a los softwares adquiridos para su implementación”, explica Siigo, una de los proveedores de nóminas electrónicas autorizados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia (DIAN).

Pensando en esto, Infobae trae una guía con la que se pretende confirmar o negar algunos mitos que se han creado en torno a la nómina electrónica y a la firma digital en Colombia.

¿Las personas naturales con colaboradores deben contar con nómina electrónica?

No. Aunque es cierto que algunas personas naturales deben someterse a la ley colombiana en cuanto a la generación de nómica eléctrica y su respectiva transmisión ante la DIAN, solamente lo tendrán que hacer aquellas cuya actividad principal frente al Registro Único Tributario (RUT) sea la de empleadores. En ese caso, no solo tendrán que efectuar pagos laborales a sus empleados dentro del marco de renta en Colombia, sino que además deberán hacer uso de un software para generar la nómica electrónica para esta tarea.

En caso contrario, es decir, cuando una persona natural ha sustentado que su actividad principal se relaciona con ser empleado, pero está a cargo económicamente de una persona, aunque, en teoría, debería cumplirle con todos los pagos de ley, no se encuentra en la obligación de contar con nómina electrónica.

Firma digital o electrónica es lo mismo

No. Primero, la firma electrónica tiene la misma validez que una firma manuscrita dentro de los procesos jurídicos colombianos. Es decir, en el caso de una cuenta de cobro, sería igual de válida la firma electrónica que una firma escrita sobre papel y escaneada después. Por su parte, la firma digital no es igual, teniendo en cuenta que es un código encriptado que permite ver o validar un documento solo con el ingreso de una contraseña o clave.

Segundo, las firmas electrónicas no necesitan de la autorización de la DIAN ni de un servicio de nómina electrónica para su uso, la firma digital sí necesita de un vínculo estrecho con ambas entidades.

Los software pueden controlar los aspectos completos de la nómina de una empresa

Sí. Aunque muchas personas creen que un software de nómina electrónica solo actúa como “puente” entre los trabajadores y la empresa para tener conocimiento de la nómina, lo cierto es que este tipo de sistemas hacen mucho más que esto. Además de la nómina, también pueden controlar de forma automática trámites como la liquidación de contratos, primas, cálculos de prestaciones de seguridad social u otro tipo de ítems de parafiscales en Colombia.

“La tecnología ha sido fundamental para que los empresarios tomen decisiones con rapidez y reestructuren su negocio de cara a la coyuntura, pero también se ha demostrado la gran relevancia e incidencia que tiene en la productividad, rentabilidad y competitividad de las empresas en los mercados actuales y futuros”, concluyó David Ortiz, CEO de Siigo Latam.

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