Las reuniones de trabajo se convierten en una nueva fuente de datos para la IA: ¿qué riesgos deben evaluar las empresas?

La inteligencia artificial ya puede convertir una reunión en una transcripción, un resumen y una lista de tareas en pocos minutos. Pero ese mismo proceso transforma conversaciones internas en archivos que pueden contener datos de clientes, precios, decisiones comerciales y referencias a trabajadores.

En este sentido, el desafío hoy para las empresas es aprovechar esas herramientas sin perder control sobre información sensible, según un análisis de la plataforma peruana Grabar IA. ¿Qué escenarios se abren?

Cuando una reunión deja de ser privada y pasa a ser un archivo

Juan Luis Auccatoma, creador de Whaticket y fundador de Grabar IA, señala que la incorporación de herramientas de inteligencia artificial en reuniones laborales exige revisar las prácticas de privacidad y protección de datos.

El punto central, según plantea, es que una conversación interna puede pasar a convertirse en un archivo que concentra información de valor para la compañía y sus trabajadores.

Las grabaciones pueden incluir precios, estrategias comerciales, información financiera, datos personales, evaluaciones laborales y conversaciones con clientes.

A diferencia de una minuta, que suele condensar acuerdos y decisiones, el registro completo conserva intervenciones, contexto y referencias que no necesariamente deberían estar disponibles para todos los miembros de una organización.

“La tecnología no reemplaza las obligaciones de la organización que decide grabar. Cada empresa debe establecer sus políticas internas y revisar legalmente sus casos de uso”, señaló Auccatoma.

Datos, accesos y plazos: las reglas que deben fijarse antes de usar IA

De acuerdo con el experto, una empresa que incorpore una herramienta de este tipo debería evaluar, como mínimo, los siguientes aspectos:

• Aviso previo a los participantes: informar antes de la reunión que la conversación será grabada y analizada mediante una herramienta automatizada.
• Finalidad del registro: explicar para qué se utilizará la información, ya sea para elaborar una minuta, documentar acuerdos, ordenar pendientes o asignar tareas.
• Datos que se conservarán: precisar qué contenido quedará almacenado y por cuánto tiempo, incluidos el audio, la transcripción, los resúmenes y los compromisos detectados.
• Personas autorizadas: definir quiénes podrán acceder a las grabaciones, transcripciones o resúmenes y restringir la consulta a quienes tengan una necesidad vinculada con el trabajo.
• Información sensible: considerar que ciertas reuniones pueden contener datos personales, precios, estrategias comerciales, información financiera, evaluaciones laborales o conversaciones con clientes.
• Uso posterior del contenido: evitar que una grabación autorizada para elaborar un resumen se use luego para una finalidad distinta de la que se informó a los participantes.
• Medidas de seguridad: revisar permisos de acceso, cifrado, almacenamiento, eliminación de archivos y protocolos ante posibles incidentes.

El fundador de Grabar IA también señaló que las empresas deben comunicar cómo los participantes pueden ejercer sus derechos y, cuando corresponda, solicitar el consentimiento.

Así, la compañía deberá revisar además si existen transferencias internacionales de datos, en especial cuando el procesamiento o almacenamiento se realiza mediante proveedores tecnológicos ubicados fuera del Perú.

De la minuta al registro completo de una conversación laboral

Con todo, Auccatoma destaca que estas herramientas pueden reducir el tiempo que los equipos destinan a tomar apuntes, redactar minutas, revisar grabaciones y rastrear compromisos repartidos entre correos, chats y documentos.

“También pueden ayudar a evitar reuniones repetidas o retrasos derivados de tareas que quedaron sin un responsable o una fecha definidos”, explicó.

Como referencia, planteó el caso de un trabajador que dedica 15 minutos a ordenar la minuta y los pendientes de cada reunión. Si participa en cuatro encuentros semanales, podría recuperar cerca de una hora por semana, o unas cuatro horas al mes, dijo.

Para calcular el posible impacto económico en una organización, propuso multiplicar las horas recuperadas por el costo por hora de los trabajadores involucrados. Eso ya depende de cada firma.

El fundador señaló, además, que el beneficio no se limita al tiempo administrativo. Cuando los acuerdos quedan dispersos, una empresa puede perder información relevante para ventas, soporte, desarrollo de productos o coordinación interna.

“La posibilidad de volver a una conversación y ubicar el origen de una decisión, una objeción comercial o una tarea pendiente puede reducir errores de ejecución y facilitar el seguimiento de compromisos”, sentenció.