Cómo incorporar la IA en tu trabajo diario y hacer que tu equipo también la use

A principios de 2023, me convertí en una de las primeras personas en tener un asistente de IA generativa en el trabajo, y luego tuve que averiguar cómo usarlo. Ahora, un año después, no me imagino trabajando sin ella. Pero la lección más importante que he aprendido es que trabajar con inteligencia artificial no es como incorporar a un nuevo asistente. En lugar de eso, piensa en incorporarte tú mismo al trabajo con IA.

Al igual que hacer ejercicio o dominar un nuevo idioma, trabajar eficazmente con la inteligencia artificial requiere desarrollar nuevos hábitos (además de desaprender algunos viejos). ¿Y la buena noticia? Los estudios demuestran que esos hábitos se traducen en una mejora de la productividad, la creatividad, el equilibrio entre la vida laboral y personal y un mayor disfrute del trabajo.

Esto es lo que he aprendido después de un año de adaptarme a la IA: hábitos, trucos y cambios de mentalidad que han marcado la diferencia.

Experimentar con la IA durante las reuniones

Empezar con un nuevo hábito puede resultar intimidante. Elegir algo sencillo con una gran recompensa (como facilitar las reuniones) puede ayudarte a coger impulso y empezar a establecer tu hábito de IA.

Si tu horario es como el mío, sabes lo abrumadoras que pueden resultar las llamadas consecutivas, así que las reuniones fueron los primeros lugares en los que empecé a integrar la inteligencia artificial en mi jornada laboral. Hay un par de hábitos que me han cambiado la vida:

Si me incorporo un poco tarde, le pido a la IA que me ponga al día y me resuma lo que se ha hablado para poder incorporarme directamente. O si me he perdido un comentario en una reunión en tiempo real, puedo pedírselo a la tecnología en lugar de interrumpir el debate y pedir a alguien que lo repita.

También lo utilizo para hacer un seguimiento de las acciones, las decisiones que hemos tomado y generar un resumen, que luego comparto en el chat de la reunión para asegurarme de que todo el mundo está de acuerdo. Esto significa que tienes que practicar preguntando a la IA los detalles para conseguir lo que necesitas, como quién dijo qué, cuáles fueron los puntos clave, si se mencionó mi nombre y cuáles son los siguientes pasos que se discutieron.

Si necesitas un estímulo adicional para recordar, prueba a establecer un recordatorio al empezar o terminar la primera llamada del día. Me he dado cuenta de que, a medida que mi equipo y yo hemos ido adquiriendo este hábito, nos permite a todos estar más presentes en la conversación y no tan centrados en tomar notas o hacer un seguimiento de los cambios.

A continuación, utiliza la IA para evitar la sobrecarga de la bandeja de entrada

El tiempo es nuestro recurso más preciado y la IA puede ayudarnos a emplearlo en otras cosas que no sean desplazarnos por el correo electrónico. De hecho, nuestra investigación muestra que el 62% de los empleados creen que pasan demasiado tiempo de su jornada laboral buscando información. Hay hábitos clave de la IA que me han salvado de la avalancha de correos electrónicos y me han quitado la presión de leerlos todos.

Lo que más tiempo me ha ahorrado ha sido pedirle a la inteligencia artificial que resuma los hilos de conversación largos, para poder ver lo que decidimos y en qué quedamos, sin tener que vadear el ir y venir de respuestas interminables.

Puedo dedicar más tiempo a responder y menos a desplazarme preguntando a la IA “¿Qué hay de nuevo en mi bandeja de entrada?”, para encontrar inmediatamente los mensajes más prioritarios, en lugar de hojear cada línea de asunto y remitente entre reunión y reunión.

Y puede ayudarme a responder más rápidamente sin sacrificar el estilo. Escribo mi lluvia de pensamientos y reacciones a modo de pregunta, y la IA la convierte en un primer borrador completo que puedo retocar y pulir rápidamente antes de enviarlo.

Ahora le pregunto al asistente generativo qué está de moda incluso antes de abrir mi bandeja de entrada, y me recuerdo constantemente que debo resumir con IA, no hojear. Si necesitas un recordatorio virtual, prueba a enviarte un correo electrónico con el nuevo hábito o consejo en el asunto y colócalo en la parte superior de tu bandeja de entrada.

Invita a la IA a tus lluvias de ideas

Una vez que le hayas cogido el truco a utilizar la IA para ayudarte a superar el agobio de las reuniones y el correo electrónico, el siguiente paso en la incorporación de la tecnología es introducirla en el proceso creativo. De hecho, el 68% de los primeros usuarios afirma que la IA les ayuda a poner en marcha el proceso creativo y el 57% afirma que les hace ser más creativos.

Me especialicé en periodismo en la universidad, ¡pero todavía me bloqueo al escribir! Tanto si se trata de una idea que intento describir de forma más sucinta como si me cuesta empezar a escribir en una página en blanco, recurro a la IA cuando me topo con un muro.

Puede ayudarme a encontrar nuevas formas de decir las cosas, sugerirme cómo hacer que los conceptos sean más comprensibles o empezar un primer borrador a partir de una lluvia de ideas.

También la utilizo cuando necesito una nueva perspectiva. Puedo preguntarme: “¿Cómo reaccionaría un escéptico ante esta entrada de blog?” o “¿En qué contraargumentos tengo que pensar al escribir esta propuesta?”.

También puedo ser aún más específico y pedir la opinión de un público determinado: “¿Qué cambios podría plantearme hacer en una Keynote si quisiéramos que llegara a una amplia audiencia de usuarios finales en redes sociales, además de a los altos ejecutivos que están en directo en la sala?”.

Potencie a sus compañeros con la IA

Ya te has incorporado. ¿Cómo incorporas a tu equipo? Una cosa sorprendente que he aprendido sobre la incorporación de la IA al trabajo es su naturaleza viral. Muéstrale a un compañero de trabajo una nueva sugerencia divertida o una presentación estelar generada por inteligencia artificial y ya los tienes enganchados.

Fomentar una cultura de compartir consejos y sugerencias también ayuda a reforzar constantemente el hábito con nuevos trucos y consejos. Cuando empezamos a integrar la IA en nuestro trabajo diario y compartimos lo que hemos hecho con ella, ayudamos a que otros vean el potencial y empiecen a explorar la tecnología por sí mismos. Estos son mis consejos favoritos para empezar a hacer lo mismo.

Pide a los jefes que identifiquen a un usuario avanzado de su equipo para que presente sus aprendizajes en una reunión de toda la plantilla, y comparte regularmente consejos y trucos con tus compañeros.

Ofrezca un incentivo: Pida a los empleados que propongan formas creativas de automatizar o aumentar los procesos y productos existentes con IA, y ofrezca un premio a la más impactante.

Cree un foro en el que los empleados puedan compartir rápida y fácilmente algunas de sus mejores y más inspiradoras sugerencias para que sus compañeros las vean y las prueben por sí mismos. No tiene por qué ser complicado para ser impactante: yo estoy en un chat de grupo de personas que comparten sus sugerencias nuevas y favoritas, y esas son algunas de mis notificaciones favoritas del día.

Recuerdo el año pasado y no puedo creer que trabajara sin IA, desplazándome manualmente por todos los correos electrónicos (o perdiéndome los importantes) y mirando documentos en blanco y un cursor parpadeante. Al mismo tiempo, sé que el aprendizaje nunca se detiene, especialmente con las nuevas innovaciones de IA que abren nuevas posibilidades y que ocurren todo el tiempo.

Así que, tanto si ya utilizas la IA en tu trabajo como si necesitas empezar, te diré lo que me digo a mí mismo: Empieza poco a poco y hazlo crecer con el tiempo. Como con cualquier hábito, elige algo sencillo y hazlo con constancia; luego añade el siguiente cambio y sigue ganando impulso. No seas duro contigo mismo cuando empieces y practiques. Yo también seguiré practicando y compartiendo lo que aprenda por el camino.

(*) Colette Stallbaumer es cofundadora de WorkLab y directora general de Copilot en Microsoft.

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