Cómo mejorar el ambiente y el desempeño de una empresa con las "5S" japonesas

Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke. Las "5S" nacieron en la década de los 60' en el marco de la búsqueda de renovación de la empresa japonesa Toyota. Por aquel entonces su sistema de producción automovilística todavía estaba basado en el fordista, un modelo que había entrado en crisis tanto en los Estados Unidos como en el resto del mundo, especialmente en Japón, donde los grandes espacios requeridos para la producción en masa eran totalmente inviables.

Estos cinco conceptos o "etapas" se ordenan de la siguiente manera: separar innecesarios, situar necesarios, suprimir suciedad, señalizar anomalías y seguir mejorando. El método es aplicado por empresas y organizaciones de todo rubro: desde supermercados y fábricas a hospitales.

Este estudio del Journal of Scientific & Technology Research, siguió los resultados de la aplicación de las "5S" en un pequeño negocio de autopartes y dio cuenta de mejoras que van desde la reducción de costos, el aumento del espacio libre, menores tiempos de producción y hasta una notable mejora en las relaciones interpersonales del equipo de trabajo.

¿Cómo entender mejor las 5S?

Las 5S son complementarias y se las puede imaginar como una escalera en la que cada escalón lleva necesariamente al siguiente, sin posibilidad de ser salteado.

-Seiri: hace referencia a una necesidad de filtro y limpieza del lugar de trabajo no sólo en cuanto a la higiene, sino también con respecto a los procesos. Eliminar o reevaluar todo lo que sea engorroso, desprolijo o molesto.

-Seiton: este punto busca hacer un uso funcional de los objetos. ¿Dónde cumplen mejor su función?, ¿cómo disponerlos de manera inteligente? En inglés este punto suele denominarse como Set in order o "poner en orden", de una manera en la que no se pierda tiempo buscando herramientas o teniendo que despejar el lugar antes de iniciar una tarea.

-Seiso: la importancia de una limpieza profunda. Sólo una vez que el espacio ha sido liberado de lo que sobraba y se han dispuesto los elementos de manera racional, se podrán ver las verdaderas fuentes de suciedad o fallas que antes estaban ocultas. Se recomienda formar un equipo multidisciplinario que se encargue de revisar, arreglar y limpiar el lugar.

-Seiketsu: se comprende como la estandarización y unificación de normas, herramientas y, especialmente, de criterio. Cuando los métodos de trabajo están estandarizados cualquier trabajador puede retomar el trabajo del que estaba en el turno anterior. Lo mismo debe aplicarse a la hora de rotular y mantener los lugares de almacenamiento, mediante la utilización de colores y carteles específicos para cada tipo de elemento.

-Shitsuke: puede traducirse como "mantener la disciplina" y suele interpretarse también como la búsqueda continua de la perfección. Su aplicación práctica es la de reevaluar todos los procesos anteriores y volver a aplicar las 5S después de un tiempo, con el objetivo de no dar pasos hacia atrás.

Un método multiuso

La principal ventaja de esta filosofía es que puede ser aplicada a distintos rubros y ambientes. Por ejemplo, los hospitales, lugares donde el orden, la limpieza y la eficiencia son indispensables, suelen ser pensados desde sus cimientos con estos conceptos presentes.

Una empresa argentina llamada StorageCompat también los ha hecho suyos pero desde un punto de vista diferente: la fabricación de elementos y equipamientos funcionales que pueden ser aplicados en cualquier rubro, desde la gastronomía hasta el transporte de sustancias químicas o elementos industriales.

En sintonía con la filosofía de las 5S, esta empresa desarrolló una línea de contenedores y cajas plásticas que cuentan con el sistema "Kanban" de rótulos y etiquetas, otra metodología japonesa que apunta a reducir el tiempo de búsqueda y reducir las posibilidades de error durante las distintas fases de la producción.

Ambas metodologías combinadas pueden resultar en un gran salto cualitativo para cualquier empresa que tome la decisión (no siempre fácil) de aplicarlas. Los resultados positivos, tanto en términos económicos como humanos, son más que un buen motivo para animarse a subir el primer escalón de las 5S.