¿Te exigen documentos legalizados para un trámite? Indecopi recuerda que puedes presentar copias simples

Realizar un trámite ante una entidad pública no debería implicar gastos adicionales por la legalización notarial de documentos que, por ley, pueden presentarse en copia simple. El Indecopi recordó que las instituciones del Estado están obligadas a aceptar este tipo de reproducciones, siempre que el ciudadano adjunte una declaración jurada que garantice su autenticidad. La disposición busca evitar requisitos innecesarios que dificulten el acceso a los servicios públicos.

Esta obligación está contemplada en el artículo 41 del Texto Único Ordenado de la Ley 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. En consecuencia, cuando una entidad exige copias legalizadas notarialmente en situaciones donde la norma permite presentar documentos simples, puede incurrir en una barrera burocrática ilegal, susceptible de ser eliminada o inaplicada por la autoridad competente.

¿Qué documentos no deberían exigir con legalización notarial?

Entre los requisitos que han generado cuestionamientos se encuentran la vigencia de poder, documento utilizado para acreditar que una persona puede representar legalmente a una empresa, y la carta poder con firma legalizada, cuando un ciudadano autoriza a otra persona para actuar en su nombre. Ambos documentos han sido objeto de exigencias adicionales en diferentes procedimientos administrativos.

Estas condiciones se han identificado principalmente en trámites relacionados con la obtención de licencias de edificación, habilitaciones urbanas y licencias de funcionamiento. En estos casos, las entidades públicas no pueden imponer la legalización notarial como una condición obligatoria si el ciudadano cumple con presentar una copia simple acompañada de la declaración jurada correspondiente.

Más de 1.500 barreras burocráticas fueron eliminadas o inaplicadas

Las cifras del Indecopi muestran que este tipo de exigencias no constituye un problema aislado. Entre 2021 y septiembre de 2026, la institución consiguió eliminar o inaplicar 1.527 barreras burocráticas vinculadas con la legalización de documentos en diferentes entidades de la administración pública.

Las municipalidades provinciales concentraron la mayor cantidad de estos requisitos, con 854 casos, equivalentes al 55,9% del total. En segundo lugar se ubicaron las municipalidades distritales, con 364 barreras (23,8%), mientras que los gobiernos regionales registraron 113 (7,4%). Asimismo, 1.447 exigencias, que representan el 94,8% del total, terminaron siendo retiradas voluntariamente por las propias instituciones.

El panorama también refleja las dificultades que persisten en materia de simplificación administrativa. Durante el primer semestre de 2026, el Indecopi consiguió la eliminación o inaplicación de 4.619 barreras burocráticas ilegales o carentes de razonabilidad, lo que habría generado un ahorro superior a S/ 29 millones para ciudadanos y empresas.

De ese universo, 4.011 requisitos fueron retirados voluntariamente por las entidades públicas. Las municipalidades provinciales representaron 3.655 de esas eliminaciones, es decir, el 91,1%. Entre las comunas con mayores resultados figuraron Mariscal Luzuriaga, en Áncash, con 264 barreras retiradas, y Sechura, en Piura, con 261.

Sin embargo, también se identificaron instituciones que mantuvieron exigencias contrarias a las normas. En el balance del primer semestre, la Municipalidad Provincial del Callao encabezó el ranking de entidades con barreras declaradas ilegales o carentes de razonabilidad, con 233 casos, equivalentes al 38,3% de las 608 barreras identificadas mediante procedimientos iniciados de oficio o a solicitud de parte. Le siguieron el Gobierno Regional de Madre de Dios, con 73, y el Ministerio de Transportes y Comunicaciones (MTC), con 30.

¿Qué otros requisitos están prohibidos?

La normativa sobre simplificación administrativa también establece restricciones para evitar que los ciudadanos tengan que presentar información que ya se encuentra disponible en el Estado. Por ello, las instituciones públicas no deben solicitar documentos que tienen en su poder o que pueden conseguir directamente de otras entidades gubernamentales.

Asimismo, está prohibido exigir sellos de la propia institución como requisito para continuar un procedimiento. En cuanto a la acreditación de pagos efectuados ante la misma entidad, basta con que el administrado comunique la fecha y el número de la constancia correspondiente, sin necesidad de entregar nuevamente el comprobante.

Estas disposiciones forman parte de las medidas destinadas a reducir los costos y tiempos que enfrentan las personas y empresas al realizar gestiones administrativas. Los rankings semestrales del Indecopi permiten identificar a las instituciones que mantienen exigencias ilegales y promover que las autoridades retiren voluntariamente los requisitos que no se ajustan a la normativa vigente.