Cuando el producto no llega a tiempo: así es la logística de una campaña de talento

Para Vanesa, “la logística es lo más importante a la hora de hacer la acción”, una idea que atraviesa todo lo que hace con su equipo: coordinar que un producto llegue a horario, resolver un envío incompleto o sincronizar a una marca y un talento que están en países distintos. Ese trabajo, que rara vez se ve, termina definiendo si una campaña se concreta o se cae.

¿Cómo llegaste a armar tu propia agencia después de haber empezado tu carrera en el periodismo?

Dejé de pensar como periodista cuando me di cuenta de que no servía para estar sentada en una redacción escribiendo. Empecé a trabajar en prensa y comunicación durante una pasantía, en contacto con artistas, y ahí noté que muchos talentos no tenían el lugar que merecían en los medios.

Con el tiempo trabajé en distintas empresas del rubro, y me insistieron en que abriera mi propia agencia, porque ya tenía los contactos y la relación con talentos, marcas, productores y directores de casting. Hace doce años me animé, y hoy se lo recomendaría a cualquiera.

¿Cómo es la logística puertas adentro para incorporar a un talento nuevo a la agencia?

A la hora de elegir un talento, la selección empieza por escuchar qué quiere esa persona y por qué me elige a mí para trabajar. Le cuento con total honestidad qué le puedo ofrecer desde la agencia y qué no, y también reviso su comunicación en redes para pensar cómo mostrar mejor su día a día.

Una vez que el talento entra a la agencia, arranca una logística puertas adentro: una reunión con el equipo comercial y de implementación, se define quién va a trabajar con esa persona día a día, y esa figura pasa a pedirle estadísticas, fotos, información personal y a enviarle el brief de cada campaña, hasta llegar al momento del cobro.

¿Qué tan importante es la logística de envío de producto para que una campaña con un talento se pueda concretar?

Lo más importante para que una acción salga adelante es justamente la logística: que el producto llegue a tiempo y que el talento lo tenga en el momento que la campaña lo necesita. Si piden una campaña para el viernes y recién el martes se coordina el envío, ya queda poco margen de maniobra.

Ahí la persona de implementación se comunica con la marca para coordinar la entrega en una franja horaria puntual, y si no llega ese día el talento no lo va a recibir hasta el siguiente. También pasa que el envío llega incompleto, sin una pieza que forma parte de la acción y que no se puede reemplazar por cualquier otra. Entonces la logística es lo más importante a la hora de hacer la acción.

¿Cómo se organiza esa logística cuando los talentos trabajan desde el exterior, como pasó en el Mundial?

En el caso del Mundial viajaron catorce talentos de la agencia, y varios ya estaban en Estados Unidos antes del torneo. Ahí lo que pedíamos era que alguien de la marca viajara con el producto y se lo entregara al talento en tiempo y forma, porque no tenía sentido traerlo desde acá.

Cuando eso no pasaba, había que resolverlo comprando el producto en el lugar, pero solo si ese mismo producto existía en ese país. Y después estaba el tema de los tiempos: los talentos grababan durante el partido y no iban a editar en el momento, así que dejábamos acordado con las marcas desde antes que el contenido iba a estar listo recién después de que terminara el partido.

Para cerrar, ¿qué le dirías a alguien que quiere animarse a emprender en este rubro?

Lo más lindo es entender que se puede trabajar en equipo, y no hay que tener miedo. Hay que tener en cuenta que los pagos en este rubro suelen tardar entre 60 y 90 y hasta 120 días, así que el flujo de caja se va modificando y hay que aprender a manejar esos tiempos.

Mi consejo es ir de menos a más: no querer tener todo resuelto desde el día uno, sino crecer paso a paso y entender bien qué estructura necesita el negocio en cada etapa, sin apurar un crecimiento que después no se pueda sostener.