Este documento es obligatorio si quieres trabajar legalmente en Estados Unidos en 2025

El gobierno de Estados Unidos mantiene vigente la obligación de completar el Formulario I-9 para todas las personas que son contratadas en el territorio nacional en 2025. Esta disposición afecta tanto a ciudadanos estadounidenses como extranjeros, y constituye el principal mecanismo oficial para verificar la identidad y la autorización de empleo, según Servicio de Ciudadanía e Inmigración (USCIS). La presentación y almacenamiento adecuados de este documento resultan clave para evitar sanciones administrativas.

USCIS establece que todo empleador, independientemente del sector o la ubicación en Estados Unidos, tiene la responsabilidad de completar y archivar el Formulario I-9 cada vez que incorpora a un nuevo trabajador en su nómina. Esta exigencia se fundamenta en la Ley de Reforma y Control de Inmigración de 1986, la cual busca garantizar la contratación de personas con autorización laboral válida y facilitar la fiscalización laboral federal por parte de agencias como el Departamento de Seguridad Nacional (DHS), el Departamento de Trabajo (DOL) y el Departamento de Justicia (DOJ).

El sistema de control y verificación de elegibilidad de empleo se implementó tras la entrada en vigor de la mencionada ley federal. A través de él, las autoridades buscan combatir el empleo no autorizado y fortalecer los procesos de documentación y transparencia en la contratación laboral dentro del país.

¿Qué es el Formulario I-9 y por qué es obligatorio en Estados Unidos?

El Formulario I-9 es el documento oficial que empleadores y empleados deben completar para verificar la identidad y la autorización para trabajar en Estados Unidos. Según USCIS, el uso del I-9 es obligatorio para cada persona contratada después del 6 de noviembre de 1986. No completar o almacenar correctamente este documento puede derivar en sanciones legales y auditorías por parte de las autoridades federales.

De acuerdo con las directrices oficiales, el formulario debe mantenerse archivado en los registros de la empresa y estar disponible para inspección por el DHS, DOL o DOJ si estos organismos lo requieren durante una visita o auditoría.

¿Quiénes están obligados a completar el Formulario I-9?

Todos los empleadores estadounidenses deben exigir el llenado del Formulario I-9 para cada trabajador que reciba salario, honorarios o cualquier tipo de remuneración, sin importar si es ciudadano, residente permanente o poseedor de una autorización laboral temporal. De acuerdo con USCIS, esta obligación rige para contrataciones realizadas desde el 6 de noviembre de 1986 y para toda la fuerza laboral formal del país.

Solo las empresas con sede en Puerto Rico pueden almacenar oficialmente la versión en español del formulario. El resto de los empleadores debe utilizar la versión en inglés, aunque pueden emplear la traducción al español como ayuda para trabajadores que así lo requieran.

¿Qué documentos se deben presentar para el I-9 y quién verifica su validez?

El Formulario I-9 establece una lista de documentos aceptables para verificar tanto la identidad como la autorización de empleo. Los empleados pueden presentar:

• Un documento de la Lista A (acredita identidad y autorización de empleo, por ejemplo, pasaporte estadounidense o tarjeta de residente permanente).
• O un documento de la Lista B (identidad, como licencia de conducir) junto con uno de la Lista C (autorización de empleo, como tarjeta de Seguro Social sin restricciones).

El empleador debe examinar físicamente todos los documentos, asegurarse de que correspondan a la persona que se contratará y dejar registro de la revisión, según lo detalla el DHS en sus materiales de capacitación.

¿Cuáles son las secciones y pasos para llenar el Formulario I-9 correctamente?

Según USCIS, el proceso para completar el I-9 se divide en varias secciones:

1. La Sección 1 la llena y firma el empleado, proporcionando información personal y el estatus de autorización de empleo antes del inicio de actividades laborales.
2. La Sección 2 la llena el empleador, quien debe verificar la autenticidad de los documentos presentados y dejar constancia de la revisión en un plazo máximo de tres días después del inicio del trabajo.
3. El formulario incluye suplementos para preparadores, traductores y casos de reverificación o recontrataciones.

Ambas partes deben firmar el documento. La versión descargable en PDF permite la edición digital de información, pero exige la firma manuscrita. El formulario no cumple con los estándares de archivo electrónico del DHS si no se emplea un sistema certificado.

“El Formulario I-9 se puede completar electrónicamente, pero todas las firmas deben ser manuscritas, a menos que el empleador utilice un sistema de gestión electrónica aprobado por el DHS”, detalla USCIS en su guía de archivo.

¿Cuánto tiempo debe conservarse el Formulario I-9 y quién puede solicitar su inspección?

El empleador debe archivar el Formulario I-9 de cada empleado activo durante toda la relación laboral y por al menos tres años después de la fecha de contratación, o por un año luego de la finalización del empleo, lo que ocurra más tarde, según dispone el DHS.

Las autoridades competentes que pueden auditar y requerir la exhibición de los I-9 incluyen el DHS, el DOL y el DOJ. No se debe enviar de forma rutinaria a USCIS ni a ICE; solo se presenta si lo solicita explícitamente una agencia.

¿Qué sanciones aplican si no se cumple con el I-9?

USCIS y el DHS señalan que la omisión en la presentación, archivo o revisión adecuada del Formulario I-9 puede derivar en multas administrativas, sanciones adicionales y la fiscalización reforzada del registro de personal de la empresa infractora.

Esta normativa también abarca el archivo electrónico: “No cumplir con los estándares de DHS para el Formulario I-9 generado, almacenado y/o retenido electrónicamente puede resultar en multas y otras sanciones”, advierte la agencia.

¿Qué se mantiene y qué cambia respecto al I-9 en 2025?

Hasta la fecha, la estructura y los procedimientos básicos relacionados con el Formulario I-9 permanecen sin cambios sustantivos. La obligatoriedad, los plazos de conservación y la lista de documentos aceptables se mantienen como ha dictado USCIS. Las únicas actualizaciones recientes se relacionan con plataformas electrónicas para almacenamiento y la disponibilidad continua de guías y recursos oficiales en línea.

¿Cómo impacta el Formulario I-9 a quienes buscan empleo o contratan personal en Estados Unidos?

La exigencia de cumplir correctamente con el llenado y archivo del Formulario I-9 determina la validez de la relación laboral para fines legales y protege a trabajadores y empleadores ante inspecciones de las autoridades federales. Tanto la vigencia de los lineamientos de USCIS como la disponibilidad de recursos y asesoría técnica permiten a las partes interesadas ajustar sus prácticas y evitar sanciones institucionales.