Caja Costarricense de Seguro Social recibió advertencias sobre riesgos para los pacientes con la entrada del nuevo sistema contable

Dos semanas antes de activar el sistema contable ERP-SAP, la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) recibió una advertencia formal: iniciar la plataforma podía comprometer la seguridad de los pacientes, el abastecimiento de medicamentos y la integridad de los controles financieros.

Esta alerta tenía implicaciones no solo técnicas, sino también humanas, pues existía la posibilidad de que el proceso pusiera en peligro la vida de personas y afectase la gestión institucional a largo plazo, según documentos internos de la CCSS citados por el medio de comunicación costarricense La Nación.

La Dirección de Aprovisionamiento de Bienes y Servicios, adscrita a la Gerencia de Logística, formalizó su advertencia el 22 de mayo del 2025, apenas once días antes de la entrada en operación.

En los oficios GL-0909-2025, GL-DABS-0873-2025, GL-DPI-0600-2025 y GL-DTBS-0154-2025, remitidos al gerente de Logística Esteban Vega de la O, se detallaron los riesgos de activar el ERP-SAP en el estado en que se encontraba. Todos los documentos fueron consolidados y presentados para que las máximas autoridades tomasen conocimiento.

Las advertencias no modificaron el curso de acción de la Caja, que avanzó con la implementación el 2 de junio del 2025. El resultado fue inmediato: se reportaron atrasos en la entrega de medicamentos, pérdida de trazabilidad de fármacos, fallas en los pagos a proveedores, suspensiones de cirugías programadas y la imposibilidad de emitir estados financieros, según los informes mencionados por La Nación.

En los informes internos, la Dirección de Aprovisionamiento responsabilizó a la Dirección del Plan de Innovación, encargada de la gestión del ERP-SAP, por adoptar decisiones discrecionales y modificar módulos clave sin la validación de las áreas funcionales, alterando la estructura institucional autorizada.

Se criticó la sustitución de módulos sin aval, la exclusión de sistemas sin reemplazo, la certificación de transferencias de conocimiento que omitió componentes esenciales y la realización de pruebas incompletas. Estas acciones dieron lugar a riesgos sustanciales.

En ese contexto, la DABS dejó constancia de que “cualquier afirmación de que ‘el sistema está listo’ no tiene respaldo técnico ni funcional verificable”.

También subrayó la disparidad entre las pruebas realizadas y los reportes oficiales de la Dirección del Plan de Innovación.

El informe GG-PIMG-0995-2025 fue calificado como una narrativa artificial de cumplimiento, dado que las pruebas críticas de SAP, controles de cambios y elementos operativos “no han sido satisfactorias ni concluyentes para gestionar riesgos y continuidad de negocio”, expresó en documentos a los que accedió La Nación.

Con el sistema en operación, algunos de los riesgos advertidos por la DABS se hicieron realidad. El 5 de septiembre, la Gerencia Médica de la CCSS informó a Héctor Arias mediante el oficio GM-DDSS-2152-2025 sobre miles de medicamentos retenidos por datos desactualizados, duplicados o incompletos y errores en lotes y fechas de vencimiento.

Estas inconsistencias obligaron a los centros médicos a implementar controles manuales para documentos, traslados y despachos, generando una sobrecarga de trabajo y mayores atrasos en la distribución de fármacos a los pacientes.

La Auditoría Interna corroboró la gravedad de estas deficiencias. En el informe AD-ASALUD-0110-2025, fechado el 3 de diciembre, consignó que al 31 de octubre del 2025 existían 3,4 millones de recetas clasificadas como “medicamento no disponible”, sin claridad respecto a su regularización. Entre los fármacos comprometidos se incluyeron insulina, metformina, omeprazol, tramadol y diclofenaco, medicamentos esenciales para enfermedades crónicas y agudas.

El impacto del nuevo ERP-SAP trascendió el ámbito clínico. La CCSS recibió reclamos por impagos millonarios a proveedores, incluyendo empresas de seguridad y suplidores de alimentos como Dos Pinos, según documentación interna citada por La Nación.

Frente a estas consecuencias, la Dirección de Aprovisionamiento reiteró su posición: solicitó explicaciones reiteradamente a la Dirección del Plan de Innovación, advirtió sobre los efectos adversos para la caja y sus usuarios y criticó la desconexión entre los reportes oficiales y la evidencia documentada.

La DABS afirmó: “Creemos en la solución que filosóficamente abriga el ERP y los objetivos comunes que lo habilitaron, pero no creemos en la capacidad actual de responder a ellos, porque la evidencia es absolutamente contraria al discurso que promueve el Plan de Innovación y que, incansablemente descarga en oficios que no logran congruencia entre sí”.

El órgano concluyó: “Eso no es el sistema institucional que la transparencia, la eficiencia y la calidad de los procesos y los servicios merecen los funcionarios de la Caja ni las personas usuarias que, a partir del 2 de junio nos imponen”, según constan en los documentos revisados por La Nación.