Cuál es el tiempo máximo que tienen las EPS en Colombia para pagar una incapacidad

Cuando un trabajador en Colombia se enfrenta a una incapacidad por enfermedad o accidente, surgen dudas sobre el proceso, los plazos y quién es el responsable del pago del salario.

Las respuestas están reglamentadas en la legislación laboral y en normas específicas como el Decreto 1427 de 2022 y el Decreto 780 de 2016.

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Este artículo explica de forma detallada cómo opera el sistema, los pasos que deben seguir los trabajadores y empleadores, y los derechos que asisten a cada parte durante el proceso.

En el país, el procedimiento para el pago durante una incapacidad depende del origen de la misma. Si la enfermedad o accidente es de origen común, es decir, no relacionado con el trabajo, la empresa debe asumir el pago de los dos primeros días de incapacidad del trabajador. A partir del tercer día, la responsabilidad de liquidar y pagar la incapacidad pasa a la Entidad Promotora de Salud (EPS).

En el caso de una incapacidad por origen laboral, es decir, derivada de accidentes o enfermedades ocurridas en el desempeño de las funciones laborales, la Aseguradora de Riesgos Laborales (ARL) asume el pago desde el primer día de incapacidad.

La ARL debe cubrir el 100% del salario hasta por 180 días, con posibilidad de prórroga por un periodo igual si se requiere para el tratamiento o rehabilitación. Si se supera ese tiempo y el trabajador no se ha recuperado, se estudia el grado de incapacidad para determinar la posible pensión por invalidez.

En cuanto a las incapacidades de origen común, la EPS paga el 66,66% del salario desde el tercer día y hasta completar 90 días de incapacidad. Entre los días 91 y 180 de incapacidad, el porcentaje cubierto disminuye al 50%.

Cuando la incapacidad supera los 180 días, la entidad responsable del pago es el Fondo de Pensiones, y se analiza si corresponde una pensión de invalidez o la posibilidad de rehabilitación laboral del trabajador.

Independientemente de la modalidad de incapacidad, el monto a pagar nunca puede ser inferior al salario mínimo legal mensual vigente. Además, durante el periodo de incapacidad, la empresa debe seguir cotizando al Sistema de Seguridad Social sobre el ingreso base de liquidación, que corresponde al salario reportado en los aportes mensuales —sin incluir bonificaciones, primas, gastos de representación o auxilios no salariales—.

Según el Decreto 1427 de 2022, una vez el trabajador presenta ante la EPS el certificado de incapacidad expedido por el médico tratante y radica la solicitud de pago junto con la certificación bancaria respectiva, la EPS cuenta con un plazo de hasta 15 días hábiles para revisar la documentación, liquidar y autorizar las prestaciones económicas derivadas de la incapacidad.

Si la solicitud es aprobada, la EPS dispone de hasta cinco días hábiles adicionales para hacer el giro al beneficiario, generalmente por transferencia electrónica.

Si la EPS o la entidad adaptada no cumple con estos plazos, debe reconocer y pagar intereses moratorios de acuerdo con lo previsto en el artículo 4 del Decreto Ley 1281 de 2002.

El empleador o el trabajador puede informar a la Superintendencia Nacional de Salud para que adelante las acciones correspondientes en caso de retrasos o irregularidades.

Toda controversia que surja sobre el reconocimiento de incapacidades o licencias debe ser resuelta por la jurisdicción ordinaria laboral y de seguridad social.

Responsabilidades y trámites para trabajadores y empleadores

El trabajador incapacitado debe informar a su empleador y entregar el certificado médico expedido por la EPS o la red prestadora de servicios de la EPS. Si no presenta el certificado o no justifica su ausencia, puede perder el derecho al pago e incluso ser despedido con justa causa.

La empresa debe asumir el pago del salario mientras dura la incapacidad, en los porcentajes establecidos, y posteriormente gestionar el cobro del valor pagado ante la EPS, la ARL o el Fondo de Pensiones, según corresponda. El empleador que pague una incapacidad que corresponde a la EPS o a la ARL puede solicitar el recobro del valor, o descontarlo de los aportes de seguridad social, conforme al procedimiento contemplado en la normativa.

En caso de que el trabajador no esté afiliado al sistema de seguridad social, la empresa debe asumir directamente el pago de la incapacidad.

Durante los periodos de incapacidad, la empresa debe seguir realizando los aportes al Sistema de Seguridad Social, utilizando el valor de la incapacidad como ingreso base de liquidación.

Cuando finaliza el periodo de incapacidad y el trabajador es dado de alta, el empleador debe reincorporarlo en el cargo ocupado o reubicarlo en uno de condiciones equivalentes.

Qué hacer si hay problemas con el pago de incapacidades

Si existen dificultades con el reconocimiento o pago de los salarios durante la incapacidad, o si se produce un despido injustificado, el trabajador puede acudir a la Inspección de Trabajo.

Esta entidad tiene funciones de conciliación en materia laboral y puede ordenar el cumplimiento de la ley o sancionar a quienes la infringen. Si el conflicto persiste, la persona puede acudir ante el Juzgado Laboral especializado en seguridad social.

No hay ningún costo asociado a estos trámites y los trabajadores no necesitan abogado para presentar sus reclamos.