Cada cuánto debe actualizar su RUT y en qué casos le pueden pedir ese documento: le contamos

El Registro Único Tributario (RUT) es un instrumento que facilita la ubicación, identificación y clasificación de personas o entidades, pues allí se registra su actividad económica, comercial y su patrimonio. A través del RUT, es posible acreditar y precisar la actividad económica ante terceros con los que mantenga cualquier tipo de relación comercial, laboral o económica.

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) ha destacado la importancia de mantener vigente la información que allí se consigna para todos los ciudadanos que tengan ese documento. Lo anterior porque la actualización del RUT es un proceso esencial que garantiza la precisión y veracidad de la información tributaria.

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“El RUT se debe actualizar cuando haya cambios en ubicación, actividades económicas, nuevas responsabilidades” y para entidades también “cambios de representante, socios, miembros de junta directiva, contador y/o revisor fiscal. Si nada de eso ha cambiado, está vigente y está actualizado”, indicó en su cuenta de X el director de la Dian, Luis Carlos Reyes.

Según lo establecido por la entidad de impuestos, la actualización del RUT es responsabilidad exclusiva de cada persona y debe realizarse a más tardar un mes después del hecho que genera la actualización. Este proceso puede realizarse a través del portal web de la Dian, donde podrá efectuar modificaciones o adiciones a sus datos. Estos cambios no tienen costo alguno.

Reyes precisó también a las entidades que “antes de pedir RUT “actualizado”, recuerde que el RUT es permanente. Solo se debe actualizar cuando hay cambios en alguno de los datos. En vez de pedirlo “actualizado”, puede simplemente preguntar si toda la información está vigente”.

El director de la Dian explicó además que en el formulario del RUT se encuentran dos fechas: una indica la última actualización del documento, y la otra la fecha de generación o descarga de la copia, ubicada en la parte inferior derecha.

Al descargar una copia del RUT, se confirma que la información al momento de la descarga está actualizada y vigente. Si no hay cambios en los datos, no es necesario actualizar el RUT, de la misma manera que no es necesario “actualizar” la cédula de ciudadanía si no ha habido cambios en el nombre. En síntesis, la inscripción en RUT será de vigencia indefinida y no requerirá renovación, sin perjuicio de las actualizaciones necesarias.

Algunos mitos y verdades sobre la modificación del RUT

Si no sabe cuándo debería inscribir al RUT, la Dian informa que es obligatorio hacerlo antes de comenzar cualquier actividad económica para cumplir con las obligaciones administradas por la Dian y realizar operaciones como importador, exportador o usuario aduanero. Por su parte, las personas naturales tienen que hacerlo como requisito si deben presentar su declaración de renta.

Para hacer cambios en este documento debe ingresara la página https://muisca.dian.gov.co/, ingresar sus datos personales que lo conectan con su sesión en la Dian y modificar lo correspondiente.

Es importante tener en cuenta que ciertas restricciones aplican para la modificación de información del RUT. Por ejemplo, la actualización virtual de la dirección no puede superar dos modificaciones dentro de un periodo de seis meses, y cualquier cambio en la responsabilidad tributaria debe ser realizado “de oficio” por parte de la Dian.

A continuación otras casillas que no puede modificar por su cuenta desde la página web:

• Información de datos de identificación.
• Cuando supera los dos cambios de dirección (casilla 41) en menos de seis meses; para ello deberá efectuar el trámite solicitando una cita.
• En la casilla 53, correspondiente a Responsabilidades Tributarias, Aduaneras y Cambiarias, no podrá eliminar ningún código.
• Información de usuarios aduaneros (casilla 54).
• En la casilla 53, correspondiente a Responsabilidades Tributarias, Aduaneras y Cambiarias no podrá cambiar la responsabilidad de renta ordinaria a renta especial hasta que se realice y acepte la solicitud de calificación por la Dian.

Para esos casos, la entidad de impuestos sugiere radicar virtualmente las solicitudes por autogestión, haciendo uso de la firma electrónica y, en caso de que no cuente con esta, hacer el trámite de forma presencial, agendando una cita.

Otro punto relevante de aclarar es que no se requiere contar con una cuenta bancaria para actualizar el RUT, ya que el Decreto 768 del 6 de mayo de 2016 eliminó este requisito.