Las 7 claves para que las reuniones de trabajo sean productivas, según la ciencia

Una encuesta realizada en Estados Unidos entre trabajadores detectó que el 47% de los entrevistados consideraban que se realizaban “demasiadas reuniones” laborales y que eso significaba la mayor pérdida de tiempo productivo. Si bien se trata de una investigación realizada en 2012 por la empresa Salary.com, nada indica que esto se haya modificado, aún cuando muchas de las reuniones actuales se llevan adelante vía plataformas de videollamadas.

Ante esta realidad, Steven G. Rogelberg, profesor de la Universidad de Carolina del Norte, en Estados Unidos, donde ejerce como profesor de Ciencias Organizacionales, Gestión y Psicología, desarrolló el tema en su libro La sorprendente ciencia de las reuniones. Se trata de un trabajo basado en estudios, encuestas corporativas e historias de éxito que aporta elementos acerca de cómo puede hacer que las reuniones sean realmente útiles.

Las siguientes son las claves que aporta para evitar reuniones laborales improductivas y que deriven en pérdidas de tiempo.

1- Ganar conciencia de que cada uno puede ser el problema

El experto recomienda a los organizadores que tomen conciencia de que, incluso si les ha gustado el encuentro realizado, no todos los demás participantes piensan lo mismo. Citando su investigación que vincula la satisfacción de la reunión con la participación, Rogelberg dice que los líderes de la reunión suelen tener una experiencia demasiado positiva en comparación con los asistentes porque son los que más hablan.

“Si hablas mucho, es más probable que pienses que la experiencia de la reunión fue buena”, explica en el libro. Para romper con este sesgo, los líderes deben mirar más allá de sus suposiciones y preguntar directamente a los asistentes qué piensan sobre las estructuras de las reuniones, recomendó Rogelberg a HuffPost.

“No asuma que una reunión está funcionando. Realice una encuesta de tres minutos con las personas que asisten regularmente a sus reuniones sobre lo que va bien, lo que no va tan bien y qué puedo hacer mejor”, dice.

También debe analizar el comportamiento de los asistentes en busca de pistas sobre lo que no le están diciendo en voz alta. “Si hay una persona en esa sala que domina por completo, además de usted, probablemente no esté dirigiendo una buena reunión”, dice.

2- Pregúntese si realmente necesita realizar una reunión

A nadie le gusta ir a una reunión de una hora que podría haber sido un correo electrónico. Esa acción desperdicia el tiempo de todos, y el tiempo es un recurso escaso. Un estudio de la empresa Bain & Co. encontró que una reunión semanal con gerentes de nivel medio le estaba costando a una empresa alrededor de $15 millones de dólares al año.

Para evitar esto, considere cuidadosamente por qué está organizando una reunión, dijo el experto. “Una de las cosas que defiendo es que un líder pueda pensar en su agenda no necesariamente como temas, sino como preguntas que deben responderse”, dice Rogelberg. Si su reunión es principalmente para distribuir información, aproveche otras herramientas de comunicación, sugiere.

Las reuniones son buenas para cuando busca información, como hacer preguntas y necesitar reacciones, dice.

3- No utilice por defecto reuniones de 60 minutos

El especialista insta a desafiar la convención que indica que una reunión debe durar una hora. En su libro, Rogelberg señala que cuando se introdujeron los programas de software de calendario como Microsoft Outlook, 60 minutos era la configuración predeterminada.

Pero reducir el tiempo en realidad puede aumentar el rendimiento porque suele trabajarse mejor bajo cierta presión, de acuerdo con el principio psicológico llamado ley de Yerkes-Dodson. El experto recomienda ahorrar el valioso tiempo de los empleados siempre que sea posible.

4- Asegúrese de que los empleados remotos no se sientan anónimos

Los avances tecnológicos, cuyo uso se incrementó especialmente durante la pandemia, permiten realizar una reunión incluso cuando las partes se encuentran a muchos kilómetros de distancia. Pero eso también tiene un conjunto de problemas. Rogelberg recomienda que los empleados remotos enciendan sus cámaras y no solo que se les escuche voz. “Queremos que la gente se dé cuenta de que no son anónimos”, dice.

Cuando las personas sienten que pueden pasar desapercibidas, pueden caer en cierta actitud indiferente, “una tendencia humana a reducir el esfuerzo y la motivación cuando se trabaja en colectivo”, como lo describe Rogelberg en el libro.

Para que los empleados remotos se sientan tan incluidos como los asistentes en persona, los líderes de las reuniones deben pedirles a las personas que se identifiquen antes de hablar, para que se nombren las contribuciones, dice Rogelberg. También pueden mostrar contribuciones que llegan a través de mensajes en servicios de comunicación como Slack. “El líder de la reunión tiene que asumir plenamente su papel como el del controlador de tránsito aéreo”, dice.

5- Que las reuniones sean de pocos participantes

La recomendación de Rogelberg es reducir la asistencia excesiva de personas a una reunión teniendo en cuenta quién realmente debe estar en ese encuentro y quién debe mantenerse informado, pero no formar parte. Los números de personas pueden variar, por supuesto.. Rogelberg señala que la compañía Google recomienda que estén presentes no más de 10 personas. Amazon tiene la que llama “regla de las dos pizzas” para mantener las reuniones por debajo del número de personas que se pueden alimentar con dos pizzas.

“No existe un número mágico per se, porque depende de lo que estés tratando de lograr”, dice Rogelberg. “Una vez que las reuniones comienzan a tener más de ocho personas, las habilidades de facilitación necesarias deberán ser realmente altas. Y la mayoría de la gente no tiene esas habilidades”. Mantén informados a los que no asistan proporcionando las actas de la reunión de lo que se decidió, dice Rogelberg.

6- Lluvia de ideas por separado o en silencio

Para su próxima reunión de planificación, trate de usar el silencio a su favor y haga que las personas escriban sus ideas en silencio antes de compartirlas, manifiesta Rogelberg. Otros metanálisis han encontrado que la lluvia de ideas virtual puede aumentar la creatividad en comparación con la lluvia de ideas cara a cara. Cuando esté escribiendo su idea, es posible que pueda hablar más libremente sin la estructura de esperar a que una persona termine de hablar o sin el temor de que su idea impopular no sea tan buena como la de otra persona. “Cuando las personas hacen una lluvia de ideas verbalmente, solo un número limitado de personas pueden hablar a la vez”, explica Rogelberg.

7- Sepa cuándo terminar la reunión

No sienta que tiene que dejar avanzar una reunión que se ha descarrilado finalizar el tiempo previsto. “Está bien terminar la reunión si es completamente disfuncional”, dice Rogelberg. “Francamente, está bien si ese líder dice: ‘¿Sabes qué? ¿Por qué no nos detenemos aquí? Hemos podido cubrir esto, esto y esto’”.

Acepte sus pérdidas para poder seguir adelante y planificar de manera más efectiva la próxima, concluye.

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