Ahorrar tiempo en Gmail es posible gracias a esta herramienta de IA que agregó Google

Google confirmó la llegada de las Gems de Gemini a Gmail. Estas son unas herramientas de inteligencia artificial para quienes buscan mayor eficiencia en el uso cotidiano del correo electrónico y otras aplicaciones de su entorno de trabajo.

A partir de una actualización, los usuarios ahora pueden aprovechar asistentes personalizados diseñados para ejecutar tareas repetitivas y optimizar flujos de trabajo en el ecosistema de Workspace, lo cual incluye, pero no se limita a, Gmail, Docs, Sheets, Slides y Drive.

Con esta innovación, Google apunta a simplificar tareas administrativas y creativas mediante una inteligencia artificial adaptada a necesidades profesionales y personales.

Cómo es la llegada de las Gems a Gemini y el Workspace de Google

Hasta hace poco, las Gems solo estaban disponibles dentro de la aplicación de Gemini. La última actualización de Google cambia de forma significativa el acceso y la usabilidad de estas funciones.

Las Gems ahora se pueden utilizar directamente desde el panel lateral de Google Docs, Slides, Sheets, Drive y Gmail, sin la necesidad de cambiar entre aplicaciones ni configurar pasos adicionales. Esta integración permite operar estas herramientas con solo unos clics desde el mismo ambiente en el que se trabaja, incrementando la productividad y la comodidad para los usuarios de Google Workspace.

El objetivo declarado por Google al lanzar esta funcionalidad es minimizar la necesidad de repetir instrucciones y personalizar los flujos de trabajo. De esta manera, quienes trabajan varias horas al día usando aplicaciones de Google pueden automatizar procesos, reducir errores manuales y recuperar tiempo valioso.

En qué consisten las Gems y cómo se distinguen de otros asistentes

Las Gems de Gemini son asistentes de inteligencia artificial personalizables que ejecutan instrucciones específicas definidas por el usuario. A diferencia de los macros tradicionalmente utilizados en herramientas como Word o Excel, las Gems no exigen aprender una sintaxis compleja ni conocimientos de programación.

Se configuran directamente usando lenguaje natural, permitiendo a cualquier usuario, sin importar su nivel técnico, crear una herramienta ajustada a sus necesidades puntuales.

Entre las opciones disponibles, Google ya ha incluido algunas Gems predeterminadas en el catálogo, como generadores de contenido pensado para distintos públicos, asistentes de interacción para equipos de ventas, propuestas para revisión de textos desde la perspectiva de un ejecutivo y aliados para tareas de programación y edición de documentos.

Además, cada usuario puede crear una nueva Gem cuando detecte la falta de una herramienta que responda de manera exacta a su contexto o tarea.

Tal como señala Google, estas instancias de inteligencia artificial son configurables de acuerdo con los documentos y materiales que se usan en el día a día.

Esto significa que pueden operar con información propia del usuario, proporcionando un nivel de personalización y adaptación que no existía hasta ahora en los asistentes de Workspace.

Aplicaciones prácticas de las Gems en Gmail y otras apps

Las posibilidades concretas para ahorrar tiempo en Gmail y las demás aplicaciones de Google gracias a las Gems son diversas. Algunos ejemplos destacados incluyen:

• Utilizar una Gem especializada en redacción para crear mensajes dirigidos a un público específico, como campañas de comunicación interna o envíos de newsletters a segmentos definidos.
• Configurar una Gem para optimizar las interacciones de ventas, con acceso a información relevante de la empresa o del sector enfocado, lo que facilita responder consultas y preparar propuestas personalizadas en menor tiempo.
• Crear una Gem orientada a realizar resúmenes según el rol laboral de cada usuario, lo que se traduce en informes internos y comunicaciones mejor adaptadas a cada área o perfil directivo.
• Usar una Gem que simule la evaluación de un mensaje desde la mirada de un alto ejecutivo, para afinar la claridad y el impacto de las comunicaciones dirigidas a este tipo de destinatarios.

El acceso rápido y centralizado en el panel lateral garantiza una experiencia fluida dentro de Google Workspace, promoviendo la adopción de las Gems y la IA por parte de usuarios de diferentes niveles.

Cuándo y dónde estarán disponibles estas herramientas de IA

La nueva función de Gems está dirigida a todos los clientes de Google Workspace con acceso habilitado a Gemini dentro de sus aplicaciones. Su despliegue comenzó el 2 de julio de 2025, aunque Google advierte que el proceso de habilitación podría demorar más de 15 días en alcanzar a todos los usuarios.

No existen controles adicionales de administración necesarios para activar Gems en el panel lateral. Cualquier usuario final puede comenzar a experimentar con las Gems desde el icono con forma de chispa ubicado en la parte superior derecha de los documentos y aplicaciones soportadas.