Cómo evitar que un documento privado de Google Drive termine en las búsquedas públicas

Desde que fue lanzado en 24 de abril del 2012, Google Drive se ha convertido en la opción favorita de millones de usuarios en todo el mundo que a diario aprovechan este servicio en la nube que trabajar, modificar, editar y compartir cualquier tipo de archivo; bien sea de Word, Excel, Power Point, Access, Publisher, Frontpage, correos electrónicos e imágenes.

Además, la plataforma integra aplicaciones de colaboración como lo son los Documentos, Hojas de cálculo, Formularios y Presentaciones, las cuales permiten que cualquier equipo de trabajo cree contenido y colabore en tiempo real con mayor efectividad.

La popularidad de Drive también radica en que es una herramienta gratuita que ofrece memoria de 15 GB para albergar archivos y a esto se suma que es compatible para la mayor parte de sistemas operativos.

Pero esta gran accesibilidad podría convertirse en un problema si la información privada albergada en la nube termina mostrándose en las consultas realizadas en el buscador de Google.

Por qué un documento podría aparecer como resultado

Resulta que una simple búsqueda con el parámetro site:drive.google.com puede revelar documentos de otras personas guardados en Google Drive, como exámenes, libros o básicamente cualquier cosa.

Esto ocurre porque el buscador nos permite indicar que solo se muestren los resultados de cierto dominio con el parámetro Site:.

Por lo que si se realizan consultas como “examen site:drive.google.com”, vamos a obtener resultados de documentos con el nombre Examen guardados por otras personas en Google Drive, los cuales se pueden ver y abrir.

Y aunque de esta forma cualquier persona podía llegar a los archivos ajenos con una búsqueda concreta de los mismos, este no es un problema de seguridad, sino de configuración de privacidad.

De hecho, para que esto suceda deben darse dos condiciones:

- Que el documento esté compartido como público para que cualquier persona lo pueda abrir (con permiso de edición o no) desde su enlace.

- Que esté enlazado en algún sitio de la web. Para que Google lo incluya en sus resultados, debe haberlo “visto” en algún lugar de la web.

Cómo proteger los documentos para que esto no ocurra

La forma de evitar que el contenido presente en Drive pueda llegar a otros usuarios que no tienen autorización para verlos, es asegurarse que los documentos allí albergados no sean públicos.

De lo contrario, cualquier persona los puede compartir en algún sitio de Internet donde los vea Google, como en redes sociales o en foros.

Para comprobar si un archivo en este servicio es visible para terceras personas, es necesario:

- Abrir Google Drive y hacer clic en el botón de tres puntos al lado derecho del nombre del archivo.

- Pulsar en la opción Administrar acceso.

- En esta sección se indica por defecto que el acceso es Restringido, lo que hace que el archivo sea privado.

- También está la opción Cualquier persona con el enlace, lo que indica que el documento es público y accesible para cualquier persona que tenga el enlace.

Cuando un documento está restringido, solo el autor y las personas a las que se indiquen específicamente podrán abrirlo.

Y en caso de querer compartir el documento con alguien, se puede hacer de forma privada:

- En el menú ⋮ hacer clic en Compartir, para después incluir la dirección de la cuenta de Gmail con la que se compartirá.

De este modo, solo las cuentas de Gmail autorizadas van a poder abrir el documento a pesar de que aparezca en Google o alguien envíe el enlace a otra persona. Es el mejor método para asegurarse que los documentos no quedan visibles para cualquiera en el buscador.