Año Escolar 2024: Conoce todo acerca del tratamiento de datos personales al inscribir a tus hijos en el colegio

Matricular a tus hijos a puertas del periodo escolar te asegura un cupo para la educación de todo el año, pero el proceso de inscripción va más allá de tan solo un mero trámite. Entregar los datos personales de tus menores hijos a las instituciones educativas significa confiarle información delicada y confidencial, que podría incluir datos sensibles.

Cualquier institución educativa a nivel nacional realiza a diario el tratamiento de datos personales de menores de edad; por ello, la Ley de Protección de Datos Personales (LDPD) y su reglamento consideran el tratamiento de datos de menores de edad una categoría especial.

Así, por ejemplo, si el colegio intenta utilizar la información proporcionada para fines publicitarios o educativos, es necesario que sepas qué hacer si es que no estás de acuerdo con revelar datos o incluso, imágenes de tus hijos.

Para ello, el especialista comparte cinco obligaciones que están incluidas dentro de la Ley de Protección de Datos Personales:

• Políticas de privacidad: La ley indica que las instituciones educativas están obligadas a contar con una política de privacidad en donde comuniquen todas las finalidades y usos del tratamiento de datos de los menores. En ese sentido, las políticas de privacidad deben cumplir con los requisitos estipulados en el artículo 18 de la LPDP, tales como finalidad del tratamiento, canales para el ejercicios de los derechos, confidencialidad, medidas de seguridad, etc. Cabe recordar que, de no brindar información completa sobre la política de privacidad, la institución educativa se expone a una multa de entre 5 y 50 UITs.
• Sobre el uso de imágenes: En el caso del uso de las imágenes en publicaciones de sus páginas webs o redes sociales oficiales, las instituciones educativas deben contar necesariamente con el consentimiento previo, expreso e informado del padre o tutor de los menores. En la solicitud de consentimiento se debe informar la finalidad del uso de las imágenes del estudiante y en qué plataformas se publicarían. Si se hace uso de las imágenes del menor sin el consentimiento del padre o tutor, se estaría incurriendo en una infracción grave que puede ser sancionada con una multa de entre 5 a 50 IUT. A la fecha, la multa más alta impuesta por este motivo ha sido de 7UIT.

• Inscribir banco de datos personales: Las instituciones educativas deben inscribir los bancos de datos correspondientes en el Registro Nacional de Protección de Datos Personales, para lo cual deben definir las categorías de tratamiento inscribibles, siendo las más comunes: estudiantes, padres de familia, procesos de admisión, marketing y trabajadores, etc.
• Datos sensibles innecesarios: Muchas instituciones educativas, en especial, en los procesos de admisión de alumnos, recopilan datos personales sensibles como por ejemplo antecedentes de salud del menor, información psicológica, ingresos económicos de los padres o tutores; esta información requiere de un análisis de necesidad y proporcionalidad para evitar cometer una infracción grave.
• Medida de seguridad: Es preciso mencionar que las instituciones educativas deben de cumplir con las medidas de seguridad técnicas, organizativas y legales que aseguren la integridad y disponibilidad de los datos personales de los estudiantes menores. De no cumplir con este requisito, se trataría de una infracción leve, por la que pueden recibir multas de entre 0.5 a 50 UIT.