Portal de proveedores, el camino inteligente para agilizar la gestión de facturas

En términos de gestión con proveedores, y en pleno avance de la digitalización de los negocios, las empresas se encuentran con el gran desafío de contar con procesos automatizados e integrados. Hay un mandato claro de lograr ser más eficientes y mantener la competitividad de sus operaciones. En paralelo, la pandemia evidenció la necesidad de contar con herramientas digitales que sean ágiles, seguras y de fácil implementación.

Ya no quedan dudas de la inmensa ventaja en términos de ahorro de tiempo que implica el uso de soluciones que centralizan e integran de manera eficiente los distintos documentos comerciales que intercambian proveedores y clientes. Optimizan así el flujo de transacciones para agilizar las operaciones de la cadena de suministro, lograr mayor trazabilidad y el resultado esperado.

¿Pero dónde aprieta hoy el zapato a las empresas, cuando se trata de gestionar proveedores?

Uno de los principales inconvenientes radica en la recepción de las facturas. Tanto por la disparidad de los canales como de los formatos. En primer lugar tenemos la multiplicidad de canales de recepción, las facturas llegan por mail, por portales de terceros y, en el peor de los casos pero aún vigente, vía papel.

En segundo lugar, tenemos al área receptora o el receptor interno en la empresa, que no siempre es el mismo. Hoy vemos que las facturas llegan a áreas como Cuentas a Pagar, Compras, Depósito, Marketing y hasta en algunos casos por una persona externa que retiró el pedido.

Esta falta de homogeneidad a la que hacemos referencia se convierte en el 80% de las causas por las que se generan problemas en las operaciones, insumiendo más recursos, tiempo y costos

Si hiciéramos un ranking en cuanto a cuál es el mayor inconveniente en la operatoria con proveedores, la factura papel se lleva el primer puesto por todos los inconvenientes que acarrea. Ya sea por errores en el retipeo o bien por la pérdida de tiempo que conlleva, incluyendo muchas veces la autorización firmada de la misma.

Para muestra, un botón: la carga manual de una factura lleva entre 5 a 15 minutos, contra menos de un minuto que implica su ingreso a través de un portal proveedores. A su vez, los errores en el retipeo producen dificultades y atrasos que impactan directamente en el proceso de seguimiento de las facturas. Poder contar con un sistema que evite el ingreso manual no solo brinda seguridad y trazabilidad sino que permite redireccionar esos recursos a tareas más de gestión.

Dentro de este contexto, ¿cuáles son los principales beneficios de un portal para proveedores?

- Traduce y unifica el formato de los documentos

- Da visibilidad sobre el estado de la factura y detecta posibles inconvenientes

- Brinda certeza de la fecha de pago

- Minimiza la gestión de reclamos

- Ahorra tiempo ( la carga lleva menos de un minuto)

- Evita retipeo

- Controla el flujo desde el inicio

- Minimiza la generación de notas de crédito

- Mejora la relación y comunicación con proveedores

¿Qué cuestiones hay que tener en cuenta para elegir una plataforma? ¿Cuáles le dan un valor adicional?

- Que cuenten con lectura inteligente del PDF, cuestión que le facilita la tarea al proveedor

- Que sean locales: tener un conocimiento respecto a temas impositivos y demás. Ejemplo de ello es la complejidad que implica la cantidad de impuestos que tienen las facturas en nuestro país. Algo no menor que en los portales “enlatados” no tienen en cuenta.

- Que tengan certificaciones internacionales que validen tanto la calidad como la seguridad en la información.

- Que cuenten con mesa de ayuda 24 x7 para los clientes y sobre todo para los proveedores de los clientes. Esto último es un diferencial importante.

- Que sea capaz de guardar y proteger copias de los documentos teniéndolas siempre accesibles y por el tiempo que consideres.

- Que resuelva todo el ciclo completo con el proveedor. En el mercado hay muchos portales que solo ejecutan una parte y obliga a las empresas a adquirir otro portal para completar la gestión.

- Que se actualice constantemente ofreciendo mejores soluciones tecnológicas para responder al crecimiento de la empresa.

- Que realice una integración al sistema de gestión de la compañía.

En conclusión, las plataformas para la gestión con proveedores suman valor y garantizan procesos seguros y confiables para todos los “actores”. Además solucionan problemas que las empresas lidian cotidianamente, no contar con este tipo de soluciones digitales es sinónimo de pérdida de tiempo y dinero para clientes y proveedores.

La clave es elegir un portal que sea integral y contemple todas las variables que hacen a cada comunidad de proveedores.

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