Cómo la planificación logística convierte eventos complejos en experiencias extraordinarias

Para Bárbara, “cada encuentro con un proveedor es parte de la fiesta”. Con esa convicción explica que una experiencia memorable nace meses antes, en la planificación rigurosa y en una logística que funciona como un sistema vivo donde todo está encadenado.

Decís siempre que tu trabajo es, sobre todo, logística. ¿Cómo fue evolucionando esa capacidad de gestión?

Nuestro trabajo es logística. Nos contratan por eso. Con los años fuimos desarrollando un sistema muy particular que volcamos en lo que llamamos “hojas de ruta”. Tenemos una hoja de ruta para todo: para el maquillaje y peinado de la novia, para la llegada de cada proveedor, para el ingreso de camiones, para el uso del montacargas, para definir el orden de armado… nada es azaroso.

En una boda no podés armar la pista de baile y después colgar el sonido: te arruinan la pista. Es como una orquesta donde todos tienen que tocar al unísono y nosotros somos el director. La estética importa, claro, pero si la logística falló, no hay belleza que lo salve.

¿Qué rol juega la coordinación con los proveedores en esa “orquesta”?

Es vital. Nosotros tenemos cuatro tipos de vínculos: cliente, proveedores, invitados y equipo interno. Si alguno falla, el evento entero se resiente. En promedio intervenimos con unos 123 rubros a la vez. Si llega tarde el auto de la novia, se atrasa el celebrante; si se atrasa el celebrante, se mueve la gastronomía; si se mueve la gastronomía, se altera la grilla artística… todo está encadenado.

Elegir proveedores no es solo cuestión de presupuesto. Es entender cuáles te facilitan la vida y cuáles te la complican. Con la experiencia uno ya sabe qué equipo de proveedores se adapta al ADN de cada cliente. Y como todo, se aprende equivocándose, iterando y afinando.

¿Y cómo cambia todo cuando el evento es en otra provincia o en el exterior?

Muchísimo. Las bodas de destino crecieron enormemente. Se hacen eventos en Mendoza, el sur, Salta, Chile, Uruguay, México… Cada lugar es una ecuación logística distinta. Tenés que estudiar el mercado local, conocer proveedores nuevos y decidir cuántos llevás desde tu ciudad.

Cuando ya hiciste varios eventos en un destino, tenés más conocimiento y podés armar combinaciones interprovinciales: un evento en Córdoba, pero usando proveedores que conocés de Santa Fe, por ejemplo. Eso agiliza, abarata y baja riesgos.

¿Hay también colaboración entre organizadores para optimizar tiempos y costos?

Sí, y es maravilloso. Tenemos un grupo de WhatsApp con organizadores de todo el país y nos ayudamos constantemente. Para mí no son competencia, son colegas. Si yo tengo un evento el viernes en un salón y otro colega el sábado en el mismo lugar, podemos coordinar y dejar montado tendido eléctrico o anclajes de sonido e iluminación. Eso es un ahorro inmenso para el cliente y para nosotros, y evita dolores de cabeza. El esquema colaborativo nos eleva a todos.

Hablás mucho de “experiencia”. ¿Cómo la definís en tu trabajo?

Organizar un evento es diseñar una experiencia. Y para mí no empieza cuando llega el primer invitado. Empieza en la primera reunión con el cliente. Cada encuentro con un proveedor es parte de la fiesta. Quiero que todo el proceso —los siete meses o el año previo— sea tan valioso como el evento en sí.

¿Cómo evolucionan las formas de festejar? ¿Las tendencias cambian mucho tus operaciones?

Siempre hay modas, colores del año, nuevas tecnologías en iluminación, sonido o pantallas. Pero lo que a mí me importa es que el ADN del cliente esté presente. Que la invitación, la recepción y cada detalle hablen de él, no de la moda. En eventos corporativos lo mismo: ¿cuál es el ADN de esa empresa? Ese es el punto de partida. Y aclaro algo siempre: nuestro rubro no es el del color; es el de la logística. Para lo demás trabajamos con diseñadores y ambientadores.

Volvamos al origen: ¿qué te inspiró a dedicarte a esto?

Mi propio casamiento. Yo estaba trabajando como traductora técnico-científica y literaria, y tuve que organizar mi boda sola porque no encontré quién pudiera ayudarme. Descubrí un mundo fascinante que, al final, es logística pura. Y a los invitados les llamó tanto la atención que empezaron a preguntarme cómo había hecho cada detalle. Sin buscarlo, apareció mi profesión.

¿Qué habilidades personales creés que fueron claves para destacarte?

Ser muy detallista. Y mucho viene de mi casa: mi mamá amaba recibir gente, pero no era solo cocinar; era cómo recibía, cómo armaba la mesa, dónde iba cada cosa y por qué. Yo crecí viendo eso, incorporándolo naturalmente, y terminó siendo mi trabajo. De hecho, hoy estoy volcando ese aprendizaje en cursos presenciales para enseñar a recibir en casa. Es un mundo que me encanta.

Te vemos viajando mucho a Nueva York. ¿Qué representa ese nuevo nicho?

Acompañar a novias, madrinas y quinceañeras a buscar sus vestidos. Después de tantos años, ya tengo relación directa con diseñadores y ateliers. Nueva York es la catedral de la moda nupcial, pero también acompaño búsquedas en Madrid, Barcelona o Lisboa. Las novias están felices porque no tienen que hacer citas ni investigar; vamos directo a lo que buscan. A mí me encanta acompañarlas.

¿En qué nuevos desafíos estás enfocada hoy?

En enseñar. Estoy devolviendo un poco de todo lo que aprendí, ahora también con niñas y niños de 7 a 12 años. No con protocolos rígidos; sino con foco en las relaciones humanas: cómo recibir, cómo presentarse, cómo hacer que todos tengan su espacio en una mesa, cómo ayudar a un chico más tímido… y sí, también cómo usar los cubiertos. Los chicos quedan fascinados.