Trámites en notarías tendrán nuevos costos desde febrero: así quedaron las tarifas

Como ocurre cada año, la Superintendencia de Notariado y Registro (Supernotariado) actualizó las tarifas de los derechos por el ejercicio de la función notarial.

El ajuste aplicado por la entidad se hizo con base en el Índice de Precios al Consumidor de 2023, que se ubicó en 9,28%, de acuerdo con el Departamento Administrativo Nacional de Estadística (Dane). En el caso del incremento de los aportes, los recaudos y las tarifas determinadas a partir de la Unidad de Valor Tributario (UVT), se llevó a cabo la conversión a la Unidad de Valor Básico (UVB).

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“Hemos actualizado los importes para la prestación del servicio público notarial. El nuevo esquema tarifario entrará en vigencia el próximo jueves, primero de febrero. Sin embargo, es importante tener en cuenta que hay algunos actos exentos de pago, como la inscripción de los hechos relativos al estado civil de las personas, cuando la actuación se surta en el despacho notarial”, confirmó el superintendente de Notariado y Registro, Roosvelt Rodríguez Rengifo.

De acuerdo con el funcionario, entre los trámites que no generarán costo para los ciudadanos también se encuentran las declaraciones extrajuicio rendidas por mujeres cabeza de familia, las escrituras públicas de reconocimiento de hijos extramatrimoniales, la expedición de la primera copia del registro civil de nacimiento y la destinada a la obtención de la cédula de ciudadanía por primera vez, y el reconocimiento de documentos privados de personas discapacitadas.

Entretanto, la celebración del matrimonio civil en la sede de la notaría, incluidas la autorización, la extensión y el otorgamiento de la correspondiente escritura pública, costará $58.600; cuando sea procedente la declaración extraproceso, el interesado deberá cancelar $18.000; y la escritura pública para el cambio de nombre causará por derechos notariales la suma de $58.600.

La liquidación de herencias y de sociedades conyugales, cuyo monto no exceda de $17.432.896, recibirá el tratamiento tarifario de un acto sin cuantía. Pero, si excede este valor, se le aplicará el 3,5 x 1.000.

Por otra parte, la SNR ordenó a los notarios exhibir la resolución de actualización de las tarifas notariales en un lugar visible y emitir las facturas electrónicas debidamente discriminadas por cada pago percibido. Asimismo, los despachos notariales están obligados a expedir en papel de seguridad todos los actos que deban celebrarse por escritura pública y las copias de los instrumentos y los documentos que reposen en el protocolo.

La entidad recordó a los colombianos que la legalización notarial es una herramienta esencial para garantizar la validez y la autenticidad de los documentos y los actos legales. También es un mecanismo para garantizar el respeto a las normas y la protección de los derechos de las personas.

En este sentido, es importante y necesario legalizar los actos y los negocios jurídicos de derecho privado, como las adopciones, las compraventas de bienes muebles e inmuebles, las conciliaciones, los divorcios, los matrimonios, las muertes, los nacimientos y los remates.

Notarios no están facultados para expedir apostillas

Los notarios no están facultados para expedir la apostilla o la legalización de un documento, función que es exclusiva del Ministerio de Relaciones Exteriores. Así lo ratificó la Superintendencia de Notariado y Registro, entidad que ha venido insistiendo a los ciudadanos y a las notarías en la importancia de seguir al pie de la letra las pautas definidas para adelantar este procedimiento.

“La labor del notario se circunscribe a remitir la información para que la Cancillería pueda expedir las correspondientes apostillas o legalizaciones”, confirmó el superintendente de Notariado y Registro, Roosvelt Rodríguez Rengifo.

De acuerdo con el funcionario, los notarios deben efectuar el cargue respectivo, a través de la plataforma dispuesta por la SNR en el aplicativo Sistema Integrado de Servicios y Gestión (SISG).

“El Ministerio no recibe los documentos allegados de forma directa por los usuarios, por lo cual resulta obligatorio que los notarios se encarguen de esta parte del proceso”, puntualizó.

La responsabilidad es de las notarías

En caso de que el trámite se necesite para producir efectos en el exterior, debe ser apostillado o legalizado y remitido a la Cancillería, por la notaría que da fe del acto. El despacho, además, tiene la obligación de firmarlo digitalmente.

Cualquier inconsistencia, falta de firma digital, falta de metadatos (información extra de los datos), mala digitalización o error que tenga origen en la notaría, implica que debe repetirse el procedimiento de digitalización y cargue del documento, así como el diligenciamiento de la información en el aplicativo SISG. Esto, sin que se genere un costo adicional para el ciudadano.

Por último, estableció la Supernotariado, cuando el usuario requiera copia de un acto que forma parte del archivo de la notaría, para apostilla o legalización, puede elevar la correspondiente solicitud por medios que no impliquen presencialidad. A través de correo electrónico, por vía telefónica, en la página web de la notaría o en cualquiera de los medios de contacto que el despacho ponga al servicio de los colombianos.

Estas disposiciones apoyan y complementan el “Protocolo de interoperabilidad e intercambio de información”, suscrito en 2022 por la Superintendencia de Notariado y Registro y el Ministerio de Relaciones Exteriores. Las dos entidades integraron sus plataformas digitales con el fin de apostillar o legalizar, de manera automática, los 60 tipos de actos notariales firmados digitalmente, para que sean reconocidos y surtan efectos legales en los países donde los ciudadanos requieran estos trámites.