A principio de año, muchas personas se proponen ahorrar y mejorar su economía personal. Sin embargo, la gestión financiera puede ser un desafío si no se dispone de las herramientas adecuadas.
Excel, el programa de hojas de cálculo por excelencia, ofrece funciones avanzadas que pueden ser intimidantes para los usuarios no especializados. No obstante, hay trucos sencillos para todo aquel que desee poner en orden sus finanzas sin complicaciones.
Antes de iniciar, es imprescindible saber algunos términos claves del programa:
- Columna y fila: en Excel, las columnas son conjuntos verticales de celdas que se identifican con letras o una combinación de estas. Comienzan con la letra A para la primera columna y continúan secuencialmente en el alfabeto.
Cuando se alcanza la última letra, la Z, el sistema continúa con combinaciones de dos letras, empezando por AA, AB, hasta llegar a la última columna disponible en la versión de Excel utilizada.
Las filas, por otro lado, son conjuntos horizontales de celdas que se identifican con números. Comienzan con el número 1 para la primera fila y se incrementan secuencialmente hacia abajo. La intersección de una columna y una fila define una celda, la cual es la unidad básica de almacenamiento y manipulación de datos en Excel.
- Celda: es el espacio de intersección entre una columna y una fila en una hoja de cálculo. Cada celda es identificada por una referencia única que consiste en la letra o letras de la columna seguidas del número de la fila.
- Hoja: se refiere a una página individual dentro de un libro de trabajo, la cual contiene su propio conjunto de celdas organizadas en filas y columnas. Una hoja de cálculo permite ingresar, calcular, manipular y analizar datos numéricos y de texto.
Ahora bien otro paso preliminar es saber cómo ingresar datos a cada celda:
1. Hacer clic en una celda vacía.
2. Escribir texto o un número en la celda.
3. Presionar Enter o Tab para pasar a la celda siguiente.
Trucos para gestionar finanzas
Excel es una herramienta valiosa para el manejo de finanzas personales. Permite a los usuarios crear presupuestos, realizar seguimiento de gastos e ingresos, planificar pagos y ahorros.
Con las fórmulas y funciones de Excel, es posible automatizar cálculos complejos y mantener un registro detallado de la situación financiera personal.
Crear un nuevo libro
Un libro de Excel puede utilizarse en las finanzas personales para la creación de un presupuesto personalizado. Por ejemplo, se puede estructurar de la siguiente manera:
- Registro de ingresos: una hoja podría dedicarse a documentar todas las fuentes de ingresos mensuales del usuario, como salario, ingresos por trabajos independientes, inversiones, u otros.
- Seguimiento de gastos: otra hoja se puede usar para registrar todos los gastos categorizándolos, por ejemplo, en vivienda, alimentación, transporte, ocio, servicios y seguros.
- Planificación de ahorro: se puede tener una hoja en la que se fijen objetivos de ahorro a corto, medio y largo plazo, y se realice un seguimiento de los progresos al respecto. Para crear un libro, se deben seguir estos pasos:
1. Clic en Archivo y después en Nuevo.
2. En Nuevo, haga clic en Libro en blanco.
3. Para nombrar cada hoja, hacer doble clic en las casillas inferiores nombradas con Hoja 1, Hoja 2 u Hoja 3.
Crear una fórmula simple
Un libro de Excel puede integrar diversas fórmulas para automatizar el cálculo de varios aspectos financieros.
El usuario puede probar algunas fórmulas sencillas para sumar, restar, multiplicar o dividir los números:
1. Seleccionar una celda y, a continuación, escribir un signo igual (=). Esto indica a Excel que la celda contendrá una fórmula.
2. Escribir una combinación de números y operadores de cálculo, como el signo más (+) para la suma, el signo menos (-) para la resta, el asterisco (*) para la multiplicación o la barra invertida (/) para la división. Por ejemplo, digitar =2+4, =4-2, =2*4 o =4/2.
3. Presionar Enter. También se puede oprimir Ctrl+Enter si se desea que el cursor permanezca en la celda activa.
Filtrar los datos
Para tener una visión más organizado aún de la información en Excel, usuario tiene la posibilidad de filtrar los datos.
1. Seleccionar los datos que se quieran filtrar.
2. En la pestaña Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, hacer clic en Filtrar.
3. Clic en la flecha hacia abajo en el encabezado de columna para mostrar una lista de opciones de filtro.
4. Clic en Aceptar para ver los resultados.
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