Si ya te despidieron y no te quieren pagar la gratificación completa, tranquilo, tu empleador debe guardar todas tus boletas: ¿Por cuánto tiempo?

Se viene el pago de la gratificación de Fiestas Patrias, que debe ser abonada hasta el próximo 15 de julio de 2025. Pero, ¿qué pasa si la relación laboral con mi empleador ya terminó, y necesito acreditar el tiempo que trabajé en la empresa a efectos de cobrar, íntegro, este beneficio? ¿El empleador debe todavía guardar mis boletas de pago?

La respuesta es que sí. Según el estudio Garrigues, una reciente precisión de la Corte Suprema sobre la conservación de documentos laborales ha generado un nuevo estándar para las empresas: los empleadores deben guardar las boletas de pago y planillas durante toda la relación laboral y hasta 5 años después del cese de cada trabajador.

Esta directriz, que puede parecer exigente, establece el marco probatorio necesario en caso de procesos judiciales relacionados con el pago de gratificaciones legales. Así, la gestión documental se convierte en un aspecto central para las compañías que buscan cumplir con la normativa y evitar contingencias legales.

“Los empleadores suelen regirse por lo dispuesto en el Decreto Legislativo N° 1310, adoptando, en consecuencia, un plazo de conservación de cinco años para la documentación laboral”, advierte Milagros Villavicencio, asociada sénior de Derecho Laboral en Garrigues.

Gratificación de julio 2025: Corte Suprema aclara plazo para conservar documentos laborales

La obligación de conservar estos documentos surge en el contexto de la gratificación legal por Fiestas Patrias, regulada por la Ley N° 27735 y el Decreto Supremo N° 005-2002-TR. Las empresas bajo el régimen de la actividad privada deben abonar dos gratificaciones al año: una en julio, con motivo de Fiestas Patrias, cuyo plazo máximo de depósito es el miércoles 15 de julio, y otra en diciembre, antes de la primera quincena. Cada gratificación equivale a una remuneración computable del trabajador.

El cálculo de la remuneración computable presenta particularidades, especialmente para quienes perciben ingresos variables. Según Franco Muschi, socio de Derecho Laboral de Garrigues, el monto a pagar se determina con base en la remuneración habitual recibida el mes anterior, incluyendo montos percibidos de forma regular, en dinero o especie, siempre que sean de libre disposición.

Gratificaciones legales no computan para pensiones, confirma Tribunal Constitucional

Para trabajadores con ingresos fluctuantes, la Corte Suprema de Justicia de Cusco (Casación Laboral No. 4764-2016-Cusco) ha establecido que se considera habitual cualquier monto recibido al menos una vez en el periodo computable. En estos casos, se suman los ingresos y se dividen entre los meses laborados. Por ejemplo, si un trabajador recibe comisiones, la gratificación se calcula con el promedio de las comisiones de enero a junio de 2025.

Respecto a la inclusión de la gratificación en la base de cálculo para pensiones, la Ley N° 29531, vigente desde 2009, incorporó el artículo 8-A a la Ley N° 27735, estableciendo que las gratificaciones legales no están sujetas a aportaciones, contribuciones ni descuentos de ningún tipo, permitiendo que el trabajador reciba el monto íntegro.

Aunque algunos juzgados consideraron que debían formar parte de la remuneración computable para el cálculo de pensiones del Sistema Nacional de Pensiones, el Tribunal Constitucional (Sala Segunda, Sentencia 84/2024) modificó este criterio y determinó que las gratificaciones no se consideran para el cálculo de la remuneración asegurable.

SUNAFIL podrá multar a empresas por pagos incorrectos de gratificaciones

En cuanto al plazo de conservación de documentos, aunque el Decreto Legislativo N° 1310 establece un periodo general de cinco años para la documentación laboral, la Corte Suprema ha aclarado que este plazo debe contarse desde la fecha de cese de cada trabajador, no de manera general para todas las relaciones laborales.

Por tanto, para acreditar el pago de gratificaciones en un eventual proceso judicial, los empleadores deben conservar la documentación durante toda la relación laboral y hasta cinco años después del cese.

El cumplimiento de estas obligaciones no solo previene reclamos, sino también sanciones económicas. La SUNAFIL puede imponer multas a los empleadores que realicen pagos incorrectos de gratificaciones, con montos que oscilan entre S/8.399,5 y S/139.742, dependiendo del número de trabajadores afectados.