La obligación de las empresas a conservar los documentos laborales

La Corte Suprema de Justicia ha señalado que el empleador puede disponer de los documentos laborales de un período que no exceda los cinco años, contados a partir de la ocurrencia del hecho o la emisión del documento; con excepción de las planillas de pago que se tienen que remitir a la Oficina de Normalización Previsional (ONP). Se trata de un criterio relevante a considerarse en la defensa judicial de los procesos laborales, respecto de la carga probatoria que tienen los empleadores demandados.

Sustenta su decisión en la aplicación del artículo 5 del Decreto Ley N° 25988. Según esta norma, las empresas estarán obligadas a conservar los libros, correspondencia y otros documentos relacionados con el desarrollo de su actividad empresarial, por un período que no supere los cinco años, contado a partir de la ocurrencia del hecho o la emisión del documento o cierre de las planillas de pago, según sea el caso. Así se indica en la Casación Laboral N° 2910-2022-Tumbes.

La citada norma agrega que transcurrido el tiempo en mención, las empresas podrán disponer de dichos documentos para su reciclaje o destrucción, a excepción de las planillas de pago que deberán ser remitidas a la ONP. Asimismo, precisa que incluso en lo relativo a materia laboral, luego de transcurrido los cinco años, la prueba de los derechos que se pudieran derivar del contenido de los documentos citados, será de quien alegue el derecho.

En el caso concreto, un extrabajador —cuyo vínculo terminó en agosto de 2020— presentó una demanda laboral en noviembre de 2020, reclamando determinados beneficios sociales y otros conceptos, que no se le habrían pagado entre abril de 1999 y agosto de 2020. Como parte de los puntos demandados, el extrabajador reclamó la compensación por tiempo de servicios (CTS) y la participación de los trabajadores en las utilidades de la empresa.

Con relación a estos puntos, la Sala Laboral amparó el pago de la CTS por períodos demandados desde enero de 2015 y la participación en las utilidades del período 2015. Además, la Sala Laboral precisó que no se puede determinar si la empresa cumplió con el pago de estos beneficios por períodos anteriores, en vista que tiene la facultad de conservar las constancias de pago de las obligaciones laborales hasta cinco años de haber realizado el pago. Por eso, no amparó el pago demandado por concepto de la CTS de los períodos entre abril de 1999 y diciembre de 2000, y de enero de 2002 a diciembre de 2004, ni por concepto de la participación en las utilidades de los períodos 2006 al 2014.

Por estos extremos no amparados de la CTS, la Corte Suprema considera que la empresa no demostró haber remitido las planillas de pago a la ONP; por tal motivo, en el proceso laboral, tuvo la carga de probar el pago de dicho beneficio social por los períodos antes mencionados. Además, indica que la empresa tiene la facilidad probatoria de acreditar el pago con un reporte bancario que acredite su consignación. En esta medida, la Corte Suprema reconoce el derecho del extrabajador demandante a la CTS de los períodos: abril de 1999 a diciembre de 2000 y de enero de 2002 a diciembre de 2004.

No obstante, la Corte Suprema señala que, respecto de la participación en las utilidades de la empresa, la facilidad probatoria se encuentra sometida a las declaraciones juradas del impuesto a la renta y al récord de asistencia del demandante. Por eso, la Corte concluye que la empresa no tiene la obligación de presentar la documentación en mención, en virtud del artículo 5 del Decreto Ley 25988; por ello, tampoco amparó los períodos 2006 al 2014.