Más de 5.000 trabajadores del conocimiento en cuatro continentes participaron en una reciente encuesta realizada por el gigante de software australiano Atlassian. La vasta mayoría de esos encuestados coincide: nada desperdicia más su tiempo que las reuniones en el trabajo.
De hecho, las reuniones, a menudo a través de Zoom estos días, aunque ocasionalmente se usan como excusa para arrastrar a las personas a la oficina, son ineficaces para diseminar información, fomentar la colaboración y lograr tareas, un asombroso 72% del tiempo. Eso significa que, en promedio, 3 de cada 4 reuniones realmente podrían haber sido sustituidas por un memorando escrito, y probablemente deberían haberlo sido.
Raramente, es culpa del organizador de la reunión, cuyas intenciones probablemente son buenas. Pero un puñado de problemas tienden a obstaculizar rutinariamente el progreso.
Por un lado, Atlassian encontró un pequeño grupo de oradores a menudo controla la conversación, marginando a los asistentes más callados que pierden la oportunidad de contribuir.
En segundo lugar, las reuniones a menudo no avanzan proyectos: “No se tomaron decisiones y nadie sabe qué se espera de ellos”, concluyeron los investigadores. Como es de esperar, eso ha llevado al 77% de los encuestados a decir que todas las reuniones hacen es crear más reuniones.
Naturalmente, las reuniones son más que consumir tiempo que distribuir correos electrónicos, lo que significa quitar tiempo para realizar otras tareas, potencialmente más urgentes. Luego viene lo que Atlassian denomina “caos conversacional”, que es cuando una reunión sin agenda se sale de control y se desvía por su falta de enfoque.
La acumulación de estos contratiempos ha llevado a los trabajadores al límite. Casi 4 de cada 5 (78%) de los encuestados de Atlassian dicen que luchan para completar su trabajo debido a la cantidad de reuniones a las que se espera asistan cada semana. Más de la mitad dijo que incluso tienen que trabajar horas extras algunos días a la semana, específicamente debido a la “sobrecarga de reuniones”.
El problema no es solo entre aquellos en el nivel de entrada, tampoco, donde los jefes rutinariamente obligan a los novatos a asistir a reuniones. De hecho, el 67% de aquellos en el nivel de director y superior informan que necesitan trabajar horas extras. En general, más de tres cuartos (76%) de los trabajadores le dijeron a Atlassian que los días cargados de reuniones los dejan totalmente agotados.
Entonces, ¿quién se beneficia? ¿Por qué agregar grano al molino de reuniones? En gran medida, la respuesta podría ser una conocida: aunque a nadie le guste per se, las reuniones (y el trabajo presencial y las semanas laborales de cinco días, por cierto) persisten porque simplemente es lo que siempre hemos hecho. Pero son casi universalmente denostadas, y la ciencia respalda su ineficacia.
Un reciente estudio de Yale confirmó que las reuniones por Zoom no logran despertar la actividad cerebral de conexión en persona, lo que solo sirve para reforzar la persistente epidemia de fatiga por Zoom. Algunas compañías, como Shopify, están acogiendo el cambio de sentimiento con los brazos abiertos, lanzando días designados “sin reuniones”. Al comienzo del nuevo año, la startup de fórmula infantil Bobbie canceló todas las reuniones recurrentes en masa.
En la compañía de fintech Block, el CEO Jack Dorsey eliminó las reuniones los martes en un esfuerzo por impulsar la productividad. En respuesta a las noticias en Block, Jeff Stephens, director de tecnología en la firma de análisis Dignari, escribió en X que los días sin reuniones “realmente [necesitan] convertirse en práctica estándar.
La fatiga de las reuniones es real y no solo debido a la cantidad de reuniones. Muchas veces son solo unas pocas reuniones, pero están esparcidas a lo largo del día lo justo como para impedir que se realice un trabajo de calidad real en los huecos del horario.
Claramente, muchos cambios fáciles y gratuitos pueden traer las reuniones a la era moderna, y todos ellos serán sin duda populares. Atlassian recomienda que si una puesta al día debe ocurrir, reducir el tiempo establecido de 30 a 15 minutos y circular una agenda de antemano. Para ir un paso más allá: considere agregar un facilitador para asegurar que todos permanezcan en la tarea y tengan tiempo para intervenir, y que nadie domine.
Y, ¿quién no vive por la emoción de “recuperar 15 minutos de su día”?
(C) 2024, Fortune
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