Como sucedió con otros trámites y profesiones, los escribanos también van dejando atrás el papel y comienzan a implementar servicios a distancia. El proceso de digitalización se aceleró en el último año por la pandemia y la necesidad de poder certificar documentos en forma remota.
El Colegio de Escribanos de la Ciudad de Buenos Aires presentó un sistema digital de certificación de firmas que puede usarse para documentos privados, entre ellos contratos de alquiler, boletos de compraventa y certificados para presentar en organismos como Anses, la AFIP o en bancos. Con esta herramienta, los escribanos pueden certificar firmas a distancia, a través de una videollamada y con un software propio, desarrollado por el colegio, que garantiza que la comunicación se mantenga encriptada.
“Queremos avanzar desde lo tecnológico y romper el estigma de que somos unos personajes medievales que hablamos en un lenguaje antiguo”, señaló Carlos Allende, presidente del Colegio de Escribanos porteños durante una charla por Zoom con periodistas. “Es un gran cambio cultural y en la medida que no lo hagamos vamos a quedar desplazados”, agregó.
Por ahora, el sistema digital de certificación de firmas no puede usarse para los documentos públicos, como escrituras de compraventa inmobiliaria, testamentos, poderes y donaciones, ya que el Código Civil exige que estén en un soporte de papel. Con todo, el Colegio está en conversaciones con el Registro Automotor para que también puedan habilitarse las firmas digitales para documentos como el formulario 08, indispensable para las transferencias por la compraventa de autos y motos.
El sistema de firmas digitales está disponible desde el 26 de mayo y ya se realizaron unos 750 trámites con esta modalidad a distancia, que no requiere la presencia de las personas que van a realizar el trámite en la escribanía.
“La firma se puede certificar desde una tablet o un celular. Y puede ser tanto para documentos en papel como para documentos digitales. La plataforma está dentro de los servidores del Colegio de Escribanos. El escribano convoca a una reunión por videconferencia, puede ser por Whatsapp, y se conecta con el Renaper para asegurar la identidad de los que participan a través de la identificación biométrica”, detalló Santiago Pano, vicepresidente del Colegio.
“La persona que va a firmar solo tiene que bajarse una aplicación y va a recibir los códigos para poder leer el documento. Luego, aprieta un botón donde dice ´firmar’, y de esta forma el documento nunca sale del control del escribano”, agregó Pano.
Con la pandemia, distintas reparticiones estatales comenzaron a aceptar trámites realizados en forma digital. En este marco, desde el Colegio de Escribanos adelantaron que se está presentando a distintas carteras para que el procedimiento tenga plena validez. Hace unas semanas, el Consejo de la Magistratura de la Ciudad dio el aval para avanzar con este instrumento en procesos judiciales en el ámbito de la ciudad de Buenos Aires.
Los trámites de certificación de firmas, en general, cuestan entre $2.500 y $3.000. Mientras que otros servicios notariales tienen costos más elevados, pero desde el Colegio señalaron que la firma digital no debería encarecerlos. “La pandemia fue un desafío muy grande donde surgió la demanda de realizar documentos sin trasladarse y sin romper el aislamiento. Muchas personas no tenían manera de concurrir a una escribanía. La certificación de firma digital puede usarse tanto de forma presencial, en una escribanía, como por videoconferencia. Tiene fecha cierta y queda siempre a resguardo”, explicó el escribano Ricardo Blanco Lara, prosecretario del Colegio.
Los dispositivos que requieren los escribanos para realizar la firma son celulares de alta tecnología que tienen pantallas especiales, como como Samsung (en sus versiones Galaxy Note o Serie S) o Iphone, ya que admiten lápices electrónicos que permiten escribir en pantallas de manera análoga al papel. De esta forma, pueden ser auditables. “Estos lápices y pantallas dejan tomar la velocidad, la aceleración, el ritmo y la presión de la firma, que la hacen altamente periciable, tanto por un perito calígrafo como por medio de una pericia informática”, aclaró Pano. Mientras el escribano debe usar un lápiz óptico, la persona que solicita el trámite puede trazar su firma con el dedo, luego de bajar la app a su teléfono.
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