El Sena publicó un proyecto para modernizar el régimen sancionatorio a empleadores que incumplan la cuota de contratación de aprendices

El Servicio Nacional de Aprendizaje (Sena) avanza en la modernización de su régimen sancionatorio con la publicación de un proyecto de acuerdo que redefine las reglas para imponer sanciones a empleadores que incumplan la contratación de aprendices o el pago oportuno de la monetización de la cuota de aprendizaje.

La iniciativa, que busca armonizar las normas con la reciente Ley 2466 de 2025 y las modificaciones al contrato de aprendizaje, pretende fortalecer los mecanismos de fiscalización, control y recaudo, consolidando en un solo cuerpo normativo las obligaciones y consecuencias para las empresas.

Marco normativo actualizado y alcance de la propuesta

El proyecto de acuerdo del Sena responde a la necesidad de unificar y actualizar la regulación vigente, derogando el Acuerdo 4 de 2014 y otras disposiciones dispersas sobre el contrato de aprendizaje. De acuerdo con la memoria justificativa, la actualización busca mayor seguridad jurídica para los empleadores y una aplicación uniforme de las normas por parte de la entidad, en línea con la reforma laboral y las nuevas exigencias del sector productivo.

La norma será aplicable a empleadores públicos y privados que, según el cálculo de cuota realizado por el Sena, están obligados a vincular aprendices de formación titulada. Si la empresa decide no contratar aprendices, puede cumplir parcialmente o en su totalidad con la cuota a través de la monetización, es decir, el pago de un valor mensual equivalente por cada aprendiz no vinculado.

Reglas sobre monetización y pago de la cuota de aprendizaje

El proyecto establece que las empresas deberán informar por escrito al Sena su decisión de monetizar la obligación, ya sea de forma total o parcial, dentro del plazo de ejecutoria del acto administrativo que fija la cuota. Si no comunican su elección, se asume que cumplirán la cuota mediante la contratación de aprendices.

El pago de la monetización deberá realizarse dentro de los primeros cinco días hábiles de cada mes; a partir del sexto día, cualquier incumplimiento genera intereses moratorios diarios, calculados conforme a la tasa máxima legal certificada por la Superintendencia Financiera.

En caso de incumplimiento en la contratación o en el pago de la monetización, el empleador enfrentará multas equivalentes al 100% de un salario mínimo mensual vigente por cada aprendiz y por cada mes o fracción de mes en mora, calculadas proporcionalmente según los días de incumplimiento. Estos valores se liquidarán en Unidad de Valor Básico (UVB), permitiendo su actualización automática conforme a la inflación.

Mecanismos de sanción y proceso administrativo

El procedimiento administrativo sancionatorio inicia con la fiscalización de la base de datos del Sena, identificando a las empresas evasoras. Si se detecta incumplimiento, se elabora un estado de cuenta y, de no regularizar la situación, se expide un Auto de Cargos, acto que garantiza el derecho de defensa del empleador y da inicio formal al proceso sancionatorio. Posteriormente, se impone la sanción y se liquidan los intereses. Si la sanción no es pagada de manera voluntaria, el proceso pasa a cobro coactivo.

Para el cálculo de las sanciones, se establece que por cada mes o fracción de incumplimiento en la contratación de aprendices se debe pagar 1,6 salarios mínimos por aprendiz, además de la indexación y los intereses moratorios. Si el empleador incumple el pago de la monetización, el valor mensual es de 1,5 salarios mínimos por aprendiz, sumándose intereses y multas.

Alternativas de compensación para empleadores

El proyecto introduce un mecanismo de compensación que permite a las empresas subsanar incumplimientos si el periodo de mora supera los 180 días y no se ha expedido un Auto de Cargos. En estos casos, el empleador puede vincular un número adicional de aprendices por los días incumplidos, siempre que acepte el estado de cuenta, pague intereses y multas, y no figure en el Boletín de Deudores Morosos del Estado.

Si se acoge oportunamente a la compensación y paga lo adeudado, puede obtener una reducción del 10% en la multa. El incumplimiento de las condiciones para la compensación implica la pérdida de los beneficios y el traslado del proceso a cobro coactivo, sumando el pago de la obligación principal, intereses y un recargo adicional en la multa.

Seguridad jurídica y transición normativa

El nuevo régimen sancionatorio aplicará únicamente a las cuotas causadas a partir de la publicación del acuerdo, respetando un periodo de transición para las obligaciones anteriores. De este modo, el Sena busca brindar claridad, proporcionalidad y transparencia en la aplicación de las normas, eliminando vacíos y contradicciones presentes en la regulación dispersa.

Impacto y objetivos de la actualización normativa

El propósito central de la reforma es fortalecer la fiscalización y el control sobre la obligación empresarial de contratar aprendices, garantizar el recaudo efectivo de la monetización y ofrecer mecanismos para la compensación antes de la apertura de procesos sancionatorios. La actualización pretende, además, incentivar el cumplimiento voluntario y prevenir la evasión, favoreciendo la formación de talento humano y la inserción laboral de los aprendices en Colombia.

La publicación del proyecto de acuerdo por parte del Sena abre el espacio para comentarios y sugerencias de los sectores empresariales y sociales antes de su adopción definitiva, en un proceso que busca consolidar un marco normativo claro y adaptado a las nuevas realidades del mercado laboral.