Reforma Laboral cambia las reglas y los pagos a aprendices del Sena ahora serán reportados en este tipo de nómina

La Ley 2466, promulgada el 25 de junio de 2025 como parte de la reciente Reforma Laboral, introdujo una modificación sustancial en la normativa aplicable a los aprendices del Servicio Nacional de Aprendizaje (Sena) y a las empresas que les ofrecen contratos. La nueva norma redefinió la naturaleza de los pagos hechos a estos aprendices, con lo que se generó una serie de efectos legales, laborales y tributarios de gran alcance que marcan un antes y un después frente al régimen anterior.

Hasta la entrada en vigor de esta ley, los pagos efectuados a los aprendices del Sena se enmarcaban como simples “apoyos de sostenimiento”. Esos recursos, según la interpretación de la Dian y en concordancia con la legislación anterior, no configuraban salarios ni generaban una relación laboral formal entre empresa y aprendiz.

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Por lo tanto, dichos pagos no estaban sujetos a los requerimientos tradicionales de la nómina ni a la obligación de inclusión en las planillas de seguridad social bajo el régimen laboral ordinario. Además, de cara a la declaración de renta de las empresas, esos pagos no se consideraban deducibles como gastos laborales, debido a que la relación no era catalogada jurídicamente como “laboral”.

A partir del artículo 21 de la Ley 2466, que modificó el artículo 81 del Código Sustantivo del Trabajo, estos apoyos de sostenimiento pasan a ser categorizados como pagos laborales desde el 25 de junio de 2025. El cambio redefine el contrato de aprendizaje: deja de ser un acuerdo formativo sin vínculo laboral explícito para convertirse en un contrato laboral especial, a término fijo, sujeto a las reglas sustanciales del Código Sustantivo del Trabajo.

Qué establece el contrato de aprendizaje

En la nueva redacción, según un análisis de Actualícese, el contrato de aprendizaje se establece como una modalidad contractual en la que una persona natural (aprendiz) recibe formación teórica-práctica en una entidad autorizada, y la empresa patrocinadora asume deberes equivalentes a los de cualquier empleador para asegurar la formación del aprendiz, en tareas propias del ámbito administrativo, operativo, comercial o financiero de la empresa.

Así las cosas, el periodo del contrato puede ser de hasta tres años, y la contraprestación económica está reglamentada: varía según el modelo de formación y el nivel académico del aprendiz.

Para la formación dual, recordó el portal especializado que el pago mínimo al aprendiz será:

• 75% de un salario mínimo durante el primer año.
• 100% en el segundo año para la formación tradicional.
• 75% en la etapa lectiva.
• 100% en la práctica.

De esta manera, los estudiantes universitarios bajo contrato de aprendizaje deben recibir al menos un salario mínimo legal vigente, sin importar el tipo de formación.

La ley también establece protecciones sociales reforzadas:

• Fase lectiva: el aprendiz deberá estar afiliado, como dependiente, al sistema de salud y riesgos laborales;
• Práctica o formación dual: la afiliación se extiende a pensiones y demás componentes del sistema integral de seguridad social, con el correspondiente reconocimiento de prestaciones y auxilios propios de un contrato laboral.

El régimen contempla incentivos y obligaciones diferenciados para departamentos apartados o de frontera, donde el Gobierno se compromete a presupuestar partidas adicionales para cubrir pagos de contratos de aprendizaje, y establece condiciones especiales para entidades sin ánimo de lucro reconocidas por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (Icbf).

Otros puntos centrales de la Reforma Laboral

Otros puntos centrales de la Reforma Laboral son los siguientes:

• El tiempo de aprendizaje certificado contará como experiencia laboral.
• El apoyo mensual no podrá regularse mediante negociaciones colectivas ni fallos arbitrales.
• El objeto de los contratos puede abarcar tanto ocupaciones semicalificadas como aquellas que requieren títulos técnicos, tecnológicos o profesionales.

En el terreno tributario y de nómina, el cambio es estructural. Entonces, a partir del 25 de junio de 2025, los pagos a aprendices pasan a registrarse en el documento de nómina electrónica y pueden deducirse como gastos laborales en las declaraciones de renta de las empresas.

Además, para el reporte de información exógena a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), los pagos registrados hasta el 24 de junio de 2025 se consignarán en los formatos tradicionales (1001 y 1011, concepto 8249), y los hechos tras esa fecha deberán reportarse de manera exclusiva en el nuevo formato 2276.

Entretanto, desde el año gravable 2026 en adelante, solo se usará el nuevo formato para estos registros, con lo que se deja atrás el modelo anterior.

Reconocimiento social y económico mayor

Este conjunto de cambios implica que los aprendices Sena tendrán, por norma, un reconocimiento social y económico mayor, mayores garantías laborales y acceso a sistemas de protección equivalentes a los de cualquier trabajador colombiano.

Para las empresas, la medida supone:

• Adecuar procesos de nómina.
• Contemplar mayores compromisos financieros y administrativos.
• Planificar el reporte tributario acorde a las nuevas reglas.

Para el Estado y la sociedad, la reforma apunta a:

• Dignificar la figura del aprendiz.
• Facilitar la transición al mercado laboral.
• Impulsar la formalización y la protección de los derechos de quienes se forman en el Sena y en otras instituciones educativas reconocidas.