La eficiencia logística empieza por tener los documentos en regla

“La documentación es más importante que la mercadería”, asegura Lucas Alasia. En esta entrevista comparte su mirada sobre los desafíos logísticos actuales, el valor de digitalizar procesos, el impacto de las auditorías internas y el potencial de la inteligencia artificial como aliada para tomar decisiones más precisas.

¿Qué importancia tiene la documentación en logística?

La documentación es más importante que la mercadería. Si no tenés documentación, no te cubre un seguro y podés tener problemas legales. Un remito es fundamental, aunque a veces los transportistas no lo valoran. Pero es lo que te respalda: es el comprobante de lo que sacaste a la calle. Tiene que estar firmado, archivado, cargado en una base de datos accesible para toda la empresa. También es clave para las rendiciones: saber qué mercadería se entregó, qué se rompió, qué no llegó. Incluso cuando recibís mercadería, necesitás ese remito de parte del proveedor. A veces no lo mandan o llega roto, sucio, sin conformar. Eso después el cliente no lo entiende, pero para una empresa es clave.

¿Qué factores se tienen en cuenta a la hora de almacenar documentación?

Hoy lo ideal es almacenarla de forma virtual. Hay muchas plataformas para escanear y tener todo disponible al instante. La ley indica que hay que guardar remitos y facturas al menos diez años. Si lo hacés en papel, tenés que ir a buscar uno por uno en biblioratos. En cambio, si está digitalizado, podés buscar y descargar lo que necesitás. Eso sí, hay que tener todo bien ordenado por año, por transporte o por cliente.

¿Qué beneficios tiene recopilar y organizar esa documentación?

Podés hacer análisis de ventas, saber qué productos se mueven más o menos, qué zonas tienen mayor demanda, qué tipo de mercadería se mueve en cada lugar. También detectar clientes que dejaron de comprar y hacer un seguimiento. Desde logística es posible aportar a otros sectores con esa información.

¿Cuáles son los errores más comunes al almacenar documentación y cómo se resuelven?

Desde escanear un remito con el número equivocado a guardar una copia en lugar del original. Algunas veces el cliente se queda con el original y no lo devuelve o los remitos no están firmados.

Hay varias formas de resolver estos errores, sin embargo, una solución básica es el remito digital. Eso resolvería muchos problemas.

¿Considerás que todo debería ser digital?

Sí, 100%. El remito se genera, se carga en el sistema, el chofer lo recibe, y al momento de entrega lo firma digitalmente. Si hay una observación, queda registrada. Eso permite saber si hubo rotura, pérdida o si el cliente no estaba. Todo queda en el sistema accesible a cualquier área: legal, comercial o cobranzas. También es más cómodo para el chofer, que no tiene que andar con papeles.

Muchas empresas ya trabajan con documentación digital. Todo llega por correo electrónico. Ya casi no hace falta imprimir nada.

¿Qué importancia tienen las auditorías dentro de una empresa?

Son esenciales, al menos dos veces por año. No solo para controlar el stock, también para la documentación. Sirven para detectar errores, mejorar procesos y anticiparse a posibles conflictos legales. Si guardás remitos en cajas sin escanear, y una auditoría lo detecta, es ahí cuando te das cuenta que tenés que cambiar. Evitás que un fallo humano se convierta en un problema para toda la empresa.

¿Cómo puede subsistir la digitalización ante fallas técnicas como apagones o cortes de internet?

Hay soluciones. Se puede invertir en energía solar para tener respaldo ante un corte de luz. Para internet, se puede trabajar en modo offline y sincronizar después. Las facturas se pueden generar y autorizar más tarde. Lo ideal es capacitar a los equipos para actuar ante estos escenarios. No se puede parar todo porque se cortó la luz. Hay que tener un plan.

¿Cómo pensás que la inteligencia artificial puede impactar en los procesos logísticos?

Va a ser una herramienta muy útil para los analistas. Puede llevarnos a tener casi un cien por ciento de efectividad en los análisis. Hay que capacitarse, explorar para qué puede servir y cómo implementarla. Se puede aplicar en control de stock, medición de capacidad, planificación. Hay muchas herramientas y oportunidades que todavía no estamos aprovechando.