Alejandro de Paz, abogado laboralista, sobre las empresas que comunican los turnos de trabajo por WhatsApp: “El preaviso mínimo es de cinco días”

Recibir por WhatsApp el cuadrante de la semana siguiente o un cambio de turno no es ilegal. Pero la empresa no puede usar esa vía para avisar sin respetar los plazos previstos, el convenio colectivo o el contrato. Cuando la compañía reparte las horas de forma desigual a lo largo del año, el aviso mínimo es de cinco días.

Desde el 5 de octubre, las empresas deben informar por escrito sobre la duración y distribución de la jornada diaria, semanal y anual, el trabajo nocturno, los turnos y las situaciones en las que podrían modificarse el horario o la jornada. La obligación deriva del Real Decreto 723/2026, que amplió la información que deben recibir los trabajadores sobre sus condiciones laborales.

Alejandro de Paz, abogado laboralista de dPG Legal, aclara que el problema no es el canal empleado para informar del cambio de turno o el horario: “WhatsApp no es, por sí mismo, un medio prohibido para comunicar cuestiones relacionadas con la organización del trabajo”, afirma. La clave está en que el aviso llegue de forma efectiva, se pueda demostrar y respete el plazo de días que corresponda.

Los cinco días se aplican en los casos de distribución irregular de la jornada

La distribución irregular de la jornada permite que una empresa concentre más horas de trabajo en unas semanas y reduzca la carga en otras, siempre dentro de los límites legales y de lo que fije el convenio.

Es una situación habitual en sectores con campañas o picos de actividad. Una dependienta puede trabajar más horas durante las rebajas o Navidad y compensarlas después; un empleado de almacén puede sumar turnos cuando aumentan los pedidos; o un camarero puede trabajar más en los meses de verano que durante la temporada baja.

“En materia de distribución irregular de la jornada, el artículo 34.2 del Estatuto de los Trabajadores establece un preaviso mínimo de cinco días para comunicar el día y la hora de prestación de servicios resultantes de esa distribución”, explica De Paz.

Por tanto, si una empresa necesita que una persona trabaje un sábado concreto, amplíe su jornada en una semana de más actividad o cubra un turno adicional dentro de ese sistema, debe avisarle con al menos cinco días de margen.

No ocurre lo mismo con todos los trabajadores a turnos. Una enfermera con una rotación ya fijada, un cajero que recibe un cuadrante mensual o una administrativa con horario estable pueden tener reglas distintas. En esos casos, el plazo dependerá del convenio colectivo, del contrato y del alcance real del cambio.

Si la modificación afecta de forma relevante a las condiciones de trabajo, el margen para avisar aumenta. “Si el cambio constituye una modificación sustancial individual, la empresa deberá notificarlo con una antelación mínima de quince días”, señala el abogado. Puede ocurrir, por ejemplo, si una persona que trabajaba de forma estable por las mañanas pasa a tener turnos rotativos, trabajo nocturno o una jornada partida.

Un mensaje no sustituye las garantías laborales

“Lo importante es que la comunicación sea efectiva, pueda acreditarse y respete los plazos legal o convencionalmente establecidos”, sostiene De Paz. Por eso, un mensaje enviado a última hora no basta si el convenio exige un aviso previo mayor o si el cambio encaja en un supuesto regulado por el Estatuto de los Trabajadores.

“No existe un preaviso legal único para cualquier cambio de turno, ni el uso de WhatsApp permite prescindir de los plazos y garantías que resulten aplicables”, resume el letrado.

El abogado también recuerda que los avisos deben respetar el derecho a la desconexión digital. Además, guardar los mensajes puede ser útil si el horario real no coincide con el acordado o si la empresa comunica los cambios con menos tiempo del exigido. Junto a esas conversaciones, conviene conservar cuadrantes y registros de jornada.

El “horario según las necesidades del servicio” no vale para modificar todo

Los contratos incluyen a menudo cláusulas que dejan el horario sujeto a las “necesidades del servicio” o a la organización interna de la empresa. Esa fórmula no es ilegal, pero no da carta blanca a las empresas para cambiar sin límites la jornada, los descansos o los turnos.

“Una cláusula de estas características no es necesariamente ilegal, pero tampoco permite a la empresa modificar libremente cualquier condición de trabajo”, advierte De Paz.

La nueva normativa obliga a concretar mejor en qué supuestos pueden cambiarse el horario, los turnos o la jornada y cuál será el procedimiento. “Una referencia genérica a las necesidades del servicio no puede utilizarse para dejar sin efecto los límites legales sobre jornada, descansos o modificaciones sustanciales”, indica el abogado.

Los fijos-discontinuos deben conocer los períodos de actividad e inactividad

La norma recientemente implantada también afecta a los trabajadores fijos-discontinuos. El contrato debe recoger los elementos esenciales de la actividad, como los períodos de trabajo, la jornada y su distribución horaria, aunque algunos datos pueden aparecer inicialmente como una estimación y concretarse en el llamamiento.

Cuando exista distribución irregular, la empresa deberá informar también de los períodos de actividad e inactividad, o de una previsión de ambos. El llamamiento debe hacerse por escrito o mediante otro sistema que permita acreditar que el trabajador lo recibió, con las condiciones de incorporación y una antelación adecuada.