El poder del espacio en las negociaciones

La elección del lugar donde se firma un contrato, se realiza una reunión con un cliente o se llevan adelante negociaciones de alto nivel puede ser tan importante como lo que tengas para decir y condicionar la percepción de la negociación ante la mirada de los demás. Tanto es así que un espacio bien elegido puede ayudar a convertir rivales en socios o incluso persuadir a naciones enteras para apoyar un esfuerzo de guerra.

El tipo de sillas, el tamaño de la sala, una buena iluminación y las distracciones en la mesa son algunos de los aspectos a tener en cuenta a la hora de planificar una reunión en función del objetivo que se quiere lograr y de cómo se desea que el otro se sienta. Basta recordar la famosa reunión entre el presidente Putin y Emmanuel Macron en el Kremlin, donde ambos estaban sentados en los extremos de una mesa extraordinariamente larga, con una iluminación fría y sin siquiera un vaso de agua. Con esta sola imagen, el líder ruso logró transmitir distancia, frialdad e incomodidad a su par francés.

De la misma manera, cuando se desea hacer sentir especial a un colega o cliente, se puede ofrecer una experiencia distinta y memorable. Por ejemplo, si se sabe que es un gran admirador de algún deporte, concierto u otro tipo de atracción, se pueden gestionar entradas o un tour del lugar elegido. También, en una comida en un restaurante, se puede solicitar que el chef se acerque a contar sobre los platos y compartir alguna historia de estos. Muchas empresas o bancos cuentan con palcos reservados en torneos de fútbol, tenis u otros eventos, que aprovechan para invitar a clientes con quienes buscan fortalecer vínculos, así como a potenciales relaciones con las que desean generar impacto y profundidad.

A su vez, si se trata de una relación nueva, puede ser conveniente elegir un entorno algo más formal, dentro de un marco social. Cuando las personas aún no se conocen bien, existe cierta incertidumbre respecto de cómo se comportará el otro o qué impresión se generará, ya que no hay antecedentes sobre los que basarse. En estos casos, a la hora de elegir la locación ideal para una reunión profesional, se pueden considerar las siguientes opciones:

• El efecto oficina: el objetivo es contar con una oficina reservada para conversaciones importantes. Este espacio debe reflejar el nivel y la importancia de la compañía, sin resultar pretencioso. Se trata de que el visitante se sienta especial por estar allí, percibiendo que ese ambiente ha sido seleccionado especialmente para la ocasión.
• El espacio informal: hay encuentros que, al alejarse de la formalidad de una oficina, fluyen con mayor naturalidad y eficacia. Cuando el entorno es cómodo y cálido, los líderes pueden relajarse y concentrarse en los detalles de sus diferencias y en el avance de su relación. Actividades como una caminata al aire libre —que puede o no tener una connotación cultural—, deportes como el golf o una reunión en un hotel con ambiente relajado, pueden ser clave para conectar en otro nivel.
• La casa de uno: existen ciertas ocasiones que ameritan demostrar confianza al invitar a alguien a la propia casa. Esto puede suceder cuando se busca profundizar una asociación ya establecida, ofrecer a una nueva relación una experiencia más íntima, o incluso cuando un gerente desea que su equipo vea un costado más humano para generar empatía (por supuesto, esta práctica puede variar según la cultura de cada país).
• Experiencia viaje: el cambio de escenario y de aire ayuda a descomprimir tensiones y a considerar nuevas alternativas, algo que muchas veces no es posible en la estructura rígida de una oficina. Además, favorece el fortalecimiento del vínculo con colegas. En estos casos, se puede organizar un viaje corto que combine una agenda laboral con experiencias complementarias en un entorno diferente.
• Lugar histórico: cuando se quiere destacar un aspecto del negocio relacionado con la historia de un lugar, se puede elegir un sitio emblemático de la ciudad. Muebles, cuadros y paredes pueden contar relatos del país o de la propia empresa, a veces mejor que uno mismo. Esto no solo genera impacto, sino que también permite acercar a los visitantes a algo más propio y auténtico, y facilita conversaciones sobre tradiciones e influencias históricas relevantes para el proyecto.
• Sitios experimentales: invitar a colegas a un espacio de trabajo en desarrollo o visitar el sitio donde se concreta la actividad de la empresa genera una conexión emocional más efectiva que cualquier presentación en PowerPoint. Puede tratarse de una fábrica, una planta, un teatro o cualquier otro lugar donde se materialice el trabajo que se desea mostrar.
• Aire libre: la naturaleza es una gran aliada. La luz del sol estimula los sentidos y los paisajes naturales se asocian con una mejor atención y una reducción de la fatiga mental. Este recurso también resulta ideal como descanso de los cada vez más frecuentes encuentros virtuales. El expresidente Barack Obama, por ejemplo, aprovechaba estratégicamente los jardines de la Casa Blanca para mantener reuniones caminando, lo que ayudaba a descomprimir tensiones y abordar ciertos temas en un tono más informal y relajado.

El espacio no es un detalle menor, es una herramienta estratégica que comunica, influye y transforma vínculos. Elegirlo con intención puede marcar la diferencia entre una reunión más y una relación memorable.