Las reuniones de directorio rotativas son una práctica creciente en las pymes. Convocando a miembros de otras empresas y acudiendo a la vez al llamado de colegas, se logra sumar y complementar diferentes experiencias, conocimientos, habilidades y puntos de vista que ayudan a la toma de decisiones.
Como participante de estos espacios, me tomé el tiempo necesario para conformar el directorio rotativo para mi empresa, con perfiles seleccionados a medida de lo que necesitaba. Busque miradas originales, desafiantes, provenientes de distintas profesiones, sexos y edades.
¿Cómo se implementa este modelo? En nuestro caso, acordamos reuniones de dos horas, súper efectivas, con la obligación de llegar preparados, con el material leído, y la utilización de algunas herramientas como Slack para preguntas y respuestas previas a la reunión.
La idea es que todo lo que se puede informar antes se haga, y de este modo no invertir tiempo en estas tareas, para poder comenzar directamente a tratar en profundidad cada uno de los temas pautados.
Crear un directorio profesional compartido entre tres dueños de empresas (ese es nuestro caso), requiere una consideración cuidadosa para asegurar que todos los miembros puedan colaborar eficazmente. Estas son algunas reglas que se pueden implementar:
1. Definición de roles y responsabilidades. Cada miembro del directorio debe tener un rol claramente definido, con responsabilidades específicas. Esto puede incluir roles como presidente del directorio y secretario. Las responsabilidades de cada rol deben ser acordadas por todos los miembros.
2. Reuniones regulares del directorio. Las reuniones del directorio deben llevarse a cabo regularmente, por ejemplo, mensualmente. Las fechas y horarios de estas reuniones deben ser acordados por todos los miembros del directorio y programadas y agendadas con tiempo.
3. Agenda de reuniones. La agenda para cada reunión debe ser preparada y compartida previamente con todos los miembros del directorio. Esto permite prepararse adecuadamente para la discusión de los temas a tratar.
4. Toma de decisiones. Las decisiones importantes deben ser anunciadas y compartidas con el resto.
5. Confidencialidad. Los miembros del directorio deben acordar mantener la confidencialidad de las discusiones y decisiones del directorio. Esto es particularmente importante, dado que cada miembro es dueño de una empresa individual.
6. Resolución de conflictos. Se debe acordar un proceso para resolver cualquier conflicto que pueda surgir entre los miembros del directorio.
7. Revisión y actualización de reglas. Las reglas del directorio deben ser revisadas y actualizadas regularmente para asegurar que sigan siendo relevantes y eficaces.
8. Colaboración y comunicación. Los miembros del directorio deben comprometerse a colaborar y comunicarse de manera abierta y transparente. Deben estar dispuestos a escuchar y considerar las opiniones de los demás.
9. Compromiso con los principios éticos. Todos los miembros deben adherirse a un conjunto de principios éticos que guíen su comportamiento y decisiones.
10. Actuación en beneficio de todas las empresas. Los miembros del directorio deben comprometerse a actuar en el mejor interés de las tres empresas, en lugar de solo en el interés de su propia empresa individual.
Recordemos que la eficacia de un directorio compartido se basa en el respeto mutuo, la colaboración y la comunicación abierta.
En nuestro caso, luego de cada reunión, quien haya sido anfitrión prepara su minuta de reunión resumen. Realizamos seguimiento de los temas decididos y colaboramos para que se registren los avances y se “ejecute”. Creo que adoptamos una buena práctica, ya que todos estamos aprovechando y obteniendo claros beneficios.
Debemos ser cuidadosos en respetar los tiempos, dejar los temas personales para otro momento y cuidar que estas reuniones de directorio se aprovechen y no se desvirtúen.
Entiendo que los directorios rotativos, sobre todo en empresas de servicios profesionales, son una práctica beneficiosa y saludable, que fácilmente puede ser replicable por muchas empresas. Personalmente, la recomiendo.
En el caso de dueños que no tienen la experiencia del ejercicio, probablemente necesiten de directores profesionales externos y alguien que los asista para transitar este camino.
El autor es consultor especializado en Exit Planning y autor de “La reinvención del dueño”
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