Documentación, costos y volumen, el detrás de escena del comercio exterior

En una operación de comercio exterior, donde intervienen múltiples actores y procesos, la documentación cumple un rol clave en la continuidad operativa. Cada detalle impacta en tiempos, costos y gestión logística. Lorena lo sintetiza con claridad: “El control documental es responsabilidad nuestra, ni del despachante ni del exportador”, y analiza en esta entrevista la gestión de volumen, los KPIs y la adaptación constante a un escenario cambiante.

¿Qué importancia tiene la documentación en comercio exterior y logística?

Lo que es documentación en comercio exterior es algo que muchas veces se delega: se espera que el exportador la emita correctamente y que el despachante la controle. Pero la realidad es que nuestro objetivo como gente experimentada es justamente chequear y asegurarnos de que todo esté bien emitido. No delegarlo en un tercero.

Porque cuando se presenta en aduana, si hay un error, puede generar situaciones incómodas con la autoridad o con el propio despachante. Entonces, es responsabilidad nuestra garantizar que la documentación esté correcta desde el inicio y evitar cualquier problema en la operación.

¿Cómo trabajás ese control documental dentro del equipo?

Hago mucho hincapié en que el control documental es responsabilidad nuestra, no del despachante ni del exportador. Si hay un error, se nos pasó a nosotros. Trabajo hace años con despachantes de confianza, pero igual reviso todo. No es solo controlar, sino también conocer todos los documentos que lleva una operación.

En mi caso, al trabajar con intervenciones vinculadas con ANMAT, no es solo factura, BL o guía aérea, sino también todo lo que tiene que ver con ese organismo, tanto la emisión del documento como el respaldo documental que acompaña. Es clave entender el circuito completo y no quedarse solo con lo básico.

¿Qué desafíos identificás en el consumo masivo desde la logística?

El consumo masivo tiene como principal desafío la prontitud y disponibilidad del producto en góndola. Es estar muy encima de la operación. Aunque no trabajamos tanto con productos temporales como antes, donde si no llegaban en fecha era un problema enorme, sí hay un tema fuerte de volúmenes. Se manejan convoys de seis o siete contenedores, y eso complica mucho la logística.

Desde el arribo a puerto hasta el traslado al centro de distribución, la mayor demora hoy está en la descarga. Podés tener semanas con 15 contenedores llegando juntos desde distintos orígenes, como China o Estados Unidos, y eso genera un impacto fuerte en la operación. Después, la semana siguiente puede haber muy poco volumen, y eso también es un desafío en términos de planificación.

¿Cómo impactan los factores externos en la planificación logística?

Hay un montón de factores externos que influyen. Desde conflictos internacionales hasta cambios en costos o insumos. Por ejemplo, una guerra puede impactar en el precio del flete, pero también en la materia prima de los proveedores. En nuestro caso, trabajamos con proveedores que dependen de insumos de ciertas regiones, entonces el impacto es doble.

Tenés que salir a negociar, entender el contexto y adaptarte rápidamente. En comercio exterior, si no es una cosa, es otra: un buque que se retrasa, una situación global que cambia o un evento como el COVID. Es una profesión donde estás todo el tiempo resolviendo problemas nuevos y encontrando distintas formas de hacer lo mismo.

¿Qué KPIs utilizás para gestionar el área de comercio exterior?

Los KPIs fueron evolucionando con el contexto. Hace un tiempo, el foco estaba en que la mercadería llegue, sin importar tanto el costo, porque la importación era más compleja. Hoy, con mayor flexibilidad, el foco está puesto en los costos logísticos. Medimos el porcentaje sobre el valor FOB, que no debe superar cierto nivel, y también la comparación entre el costo estándar y el real.

A partir de ahí, analizamos los desvíos y vemos qué componente de la cadena se puede ajustar. Otro KPI importante es el recupero de extracostos, diferenciando cuáles son recuperables y cuáles no. Todo esto con un seguimiento muy cercano de la operación para evitar desvíos innecesarios.

¿Cómo gestionás la relación con proveedores y actores de la cadena?

La clave es el trabajo a largo plazo. No creo en cambiar constantemente de proveedor por una diferencia puntual de precio. Prefiero construir vínculos donde ambas partes ganen. Trabajo hace muchos años con los mismos depósitos y agentes de carga, aunque dependiendo del origen se puede trabajar con uno u otro.

En comercio exterior hay muchos actores, y para que funcione hay que involucrarse y generar confianza. Cuando aparece un problema, esa relación hace la diferencia. Para mí, los proveedores no dejan de ser parte del equipo.

¿Qué te genera trabajar en comercio exterior?

Es una profesión que te tiene que apasionar. Si no te gusta, la pasás mal porque todo cambia constantemente: regulaciones, contextos, condiciones. A mí me encanta. Siempre digo que es como jugar al TEG con plata de otro. Estoy todo el tiempo aprendiendo, buscando soluciones, pensando alternativas. Y me gusta mucho trabajar con equipos jóvenes, motivarlos a que no sea solo controlar operaciones, sino poner ingenio y buscar distintas formas de resolver cada caso.

Cada operación es distinta y eso también es lo que lo hace tan dinámico.