3 preguntas para poner a prueba tus prioridades

De HBR.org

La urgencia ambiental es esa sensación crónica y de baja intensidad de que todo es urgente, que todo debe seguir avanzando y nada puede esperar. A diferencia de la urgencia episódica --que es de corta duración y finalmente se resuelve con una solución--, la urgencia ambiental no da tregua. Es un estado permanente e invisible que se opera en segundo plano.

Lo que hace que la urgencia ambiental sea en particular desafiante es que se autorreproduce. Los líderes atrapados en un sistema que genera presión constante la perpetúan sin querer al crear las mismas condiciones en las que operan sus equipos.

Históricamente, los líderes han recurrido a marcos de priorización para manejar la urgencia episódica. Estos funcionan bien cuando se enfrenta una interrupción temporal. Sin embargo, las cosas han cambiado.

En un estado de urgencia constante, la tarea ya no consiste en clasificar qué se debe hacer primero, sino en tomar decisiones difíciles y hacer concesiones sobre qué perseguir, posponer o dejar a un lado.

Para tomar mejores decisiones de alto riesgo en medio de la urgencia ambiental, debes someter las prioridades a tres pruebas.

La prueba de sustitución

Pregúntate: ¿Estoy tomando esta decisión porque estoy en una posición única para hacerlo o porque soy la persona predeterminada para tomar estas decisiones?

Quizás te resulte difícil dejar a un lado ciertas tareas porque las has estado haciendo durante mucho tiempo y se han convertido en algo habitual. Pero al hacerlo, confundes la responsabilidad con la autoría. Tratas cada solicitud como algo que requiere tu atención personal, acumulando trabajo para ti mismo.

Para romper ese ciclo, debes identificar qué prioridad te corresponde exclusivamente, de modo que puedas dirigir tu atención hacia ella.

Si tu respuesta revela que estás tomando esta decisión por defecto, es probable que no sea la decisión que te brinde mayor impacto. Por ejemplo, si dedicas 20 minutos a aprobar un informe de gastos crítico que el gerente de finanzas podría autorizar, no pasa la prueba de sustitución. Esta pregunta te obliga a examinar dónde reside verdaderamente tu valor.

La prueba de la capitalización

Pregúntate: ¿Esta decisión generará un valor que crezca con el tiempo o solo me está ayudando a manejar la presión de hoy?

Cuando todas las decisiones parecen igualmente urgentes, se crea un sesgo que lleva a enfocarnos en aquellas cuyo impacto se percibe de manera inmediata. La prueba de acumulación te ayuda a liberarte del pensamiento a corto plazo y a distinguir entre impacto y urgencia.

Las decisiones cuyo valor se acumula merecen una atención más deliberada, ya que dan forma a la trayectoria de la organización. Si resuelves hoy un problema evidente a corto plazo --por ejemplo, simplemente dar retroalimentación a un empleado de alto potencial cada vez que comete un error-- a costa de dejar sin abordar un problema crónico sutil (la mentoría y el desarrollo continuos), estás optimizando para la situación actual y el alivio instantáneo, no para el progreso.

La prueba del miedo

Pregúntate: ¿Estoy evitando esta decisión porque no es la correcta o porque no quiero enfrentar las consecuencias de tomarla?

Al trabajar bajo un estado de presión constante, el problema no es que haya demasiadas decisiones que tomar, sino que la urgencia ambiental crea un entorno en el que empiezas a posponer las decisiones incómodas. Quieres dejarlo ir, pero hacerlo requiere valor.

La urgencia es una buena excusa para posponer las decisiones difíciles: "Me ocuparé de eso cuando tenga tiempo" o "Recopilemos más datos antes de dar por terminado el proyecto con este cliente". La incomodidad nunca desaparece; simplemente queda enterrada.

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Los antiguos marcos de toma de decisiones asumían que la urgencia era un fracaso del liderazgo. No lo es. Es la realidad actual. La pregunta es si darás prioridad de manera consciente o reactiva. Con pautas de toma de decisiones más claras, puedes ejercer un juicio más sensato sin frenar a tu equipo.