Una guía para delegar el trabajo antes de salir de vacaciones

Ya sea que se ausente por un fin de semana largo o que tome unas vacaciones de dos semanas, contar con un respaldo sólido en el trabajo es una buena idea. He aquí algunos consejos que pueden serle útiles la próxima vez que decida tomarse un descanso.

CUATRO SEMANAS ANTES DE SUS VACACIONES

PASO 1: Planifique con anticipación.

Idealmente, usted conocerá sus planes de vacaciones con suficiente antelación. Como primer paso, una vez que las fechas estén confirmadas y aprobadas, informe a sus colegas y clientes cuándo estará ausente.

Este también es un buen momento para revisar su calendario y ver qué tiene pendiente, y comenzar a priorizar lo que necesita completar antes de su descanso. Recuerde que su respaldo también tiene su propio trabajo que atender. Si alguien va a actuar como su respaldo, eso no significa que vaya a hacer todo su trabajo por usted.

PASO 2: Encuentre un respaldo.

Es una buena práctica ponerse en contacto con alguien al menos un mes antes para que actúe como su respaldo.

Hay un par de formas de encontrar a esa persona:

1. Puede contactar a su gerente. Dependiendo de la carga de trabajo del equipo, es posible que su gerente le pida que divida su trabajo entre dos personas.

2. Si tiene buenas relaciones con sus colegas y ha identificado a alguien que pueda ser más adecuado como su respaldo, comuníquese con esa persona.

Una vez que ambos estén de acuerdo, confirme los arreglos con su gerente por correo electrónico.

DOS SEMANAS ANTES DE SUS VACACIONES

PASO 1: Determine el alcance del trabajo.

Debe tratar de terminar cualquier tarea que tenga como fecha límite la semana en que estará ausente. Puede apoyarse en su respaldo para, por ejemplo, responder correos urgentes, dirigir una reunión que no se pueda reprogramar o supervisar una tarea.

PASO 2: Cree un documento de entrega.

Este también es un buen momento para elaborar un documento de entrega y completarlo con la información más actualizada. Comience por enumerar los proyectos en los que está contribuyendo o que está gestionando. Para cada proyecto, anote cualquier tarea pendiente o puntos de acción.

UNA SEMANA ANTES DE SUS VACACIONES

PASO 1: Revise y actualice su documento de entrega.

Las cosas pueden cambiar en 14 días, y algo que antes era una prioridad puede que ya no lo sea. Agregue un comentario para sus colegas a fin de que sepan cuál es el estado más actualizado y qué se espera de ellos.

PASO 2: Incluya a su respaldo en correos/invitaciones importantes.

Agregue a su respaldo en las invitaciones del calendario para las reuniones que deberá liderar. Una semana antes de su partida también es el momento adecuado para comenzar a copiarlo en los correos relacionados con sus proyectos, para que se familiarice con los involucrados y cualquier asunto pendiente.

PASO 3: Reúnase en persona con su respaldo.

Para este momento, usted y su colega tendrán una visión más clara del alcance y la carga de trabajo. Comuníquese con su respaldo y solicite una reunión uno a uno. Después, envíe un correo de seguimiento que detalle las acciones acordadas. Programe una reunión de seguimiento el día de su regreso para determinar si necesita tomar alguna acción urgente.

EL DÍA ANTES DE SUS VACACIONES

Escriba un mensaje de ausencia claro.

Los mensajes de ausencia hacen más que simplemente informar que está de vacaciones. Pueden utilizarse para indicar a quién deben contactar durante su ausencia, si diferentes partes de su proyecto están siendo gestionadas por distintas personas, y si pueden comunicarse con usted en caso de urgencia.

En su último día de trabajo, redacte un mensaje de ausencia claro, sin ambigüedades y útil.