El método pomodoro o una auditoría de tiempo: un experto que trabajaba en Wall Street explica cómo ser más productivo

Crearse una rutina es clave para sobrellevar el día a día. Hasta ahí todo parece estar claro. Pero esto no siempre es suficiente para llegar a un punto óptimo de productividad. Y es que, a pesar de que existen infinidad de reglas y métodos, son en realidad los consejos de los expertos y de los profesionales que han triunfado en el mundo de los negocios, como Elon Musk, Bill Gates, Steve Jobs o Jeff Bezos, los que conviene tener más en cuenta. Este es el caso de Khe Ky, que trabajó en Wall Street, y que ahora da unos trucos para mejorar el trabajo y ser mucho más eficiente en la labor que se desempeña.

Es habitual que las personas que tienen que hacer frente a largas jornadas laborales o deben realizar un trabajo en el menor tiempo posible se pregunten cómo pueden ser más productivos. Esto no es de extrañar, pues buena parte de la población desea poder hacer más cosas en su día a día, sin dejar tareas pendientes o problemas sin resolver y, sobre todo, sin que esto implique pasar horas encerrados en una empresa o sin levantar la vista del ordenador.

Una de las principales cuestiones que hay que conocer es que, cuando se habla de productividad, no se debe confundir con estar ocupado todo el día y no dejar de hacer cosas ni un segundo. Por el contrario, este concepto alude a alcanzar objetivos, lo que puede ser hacer una tarea de trabajo, pero también realizar deporte o, simplemente, estar tumbado en el sofá viendo una serie. Por tanto, se trata de invertir el tiempo de forma correcta para conseguir un equilibrio entre terminar lo que hay que hacer, y descansar y disfrutar del tiempo libre. Es esta la única forma de evitar el burnout, el síndrome de desgaste profesional.

¿La clave? Definir qué nos motiva

El antiguo trabajador de Wall Street ha compartido su perspectiva sobre los cambios en su estilo de vida y cómo ahora disfruta más de su trabajo, según publica el Wall Street Journal. El experto subraya que “luchar por la productividad sin una intención clara puede ser un esfuerzo inútil” e invita a reflexionar sobre el propósito de las acciones, proponiendo la pregunta clave: “¿Para qué sirve esto?”.

En su boletín y página web RadReads, donde aborda temas como productividad, dinero y ambición, el experto también cita a Sócrates: “una vida sin reflexión no merece ser vivida”. A partir de esta premisa, destaca que el primer paso hacia una productividad efectiva es entender las motivaciones.

Ky sugiere que es esencial cuestionar las razones detrás de la búsqueda de ser más productivos. Por ejemplo, en el ámbito laboral, uno puede querer completar más tareas no por la simple ambición de hacer más, sino para evitar preocupaciones financieras. De este modo, trabajar con un objetivo claro se vuelve más efectivo que simplemente hacer por hacer.

Finalmente, Ky subraya que comprender los impulsos que motivan es clave para mejorar la productividad. De lo contrario, afirma, “podrías ser la persona más productiva del mundo, pero estarías nadando en la dirección equivocada”.

La mejor forma de aumentar la productividad

Ky propone una serie de estrategias destinadas a mejorar la productividad y disfrutar más del trabajo. Entre sus recomendaciones, destaca evitar el multitasking, una práctica que, según varios estudios, puede reducir la productividad hasta en un 40%. Además, cambiar constantemente de tarea no solo afecta al rendimiento, sino que también aumenta la probabilidad de cometer errores.

Como alternativa, Ky sugiere el uso del método Pomodoro, una técnica que consiste en dividir el tiempo de trabajo en bloques de 25 minutos, con pausas de cinco minutos entre cada bloque. Aunque esta duración puede ajustarse, el objetivo es mantener el enfoque en una sola tarea durante un periodo determinado, lo que piensa que contribuye a una mayor eficiencia y calidad en la ejecución de las tareas.

Identificar en qué se invierte el tiempo

Realizar una auditoría de tiempo puede ser clave para entender cómo se distribuyen las horas y mejorar la gestión de las tareas. Según Ky, esta herramienta es útil para evaluar si realmente se está priorizando lo que requiere la atención. Un ejemplo de este enfoque es la matriz Eisenhower, que clasifica las tareas en cuatro categorías: urgente, no importante, no urgente e importante.

El experto sugiere varias formas de llevar a cabo una auditoría de tiempo. Entre las opciones se encuentran el uso de aplicaciones como Toggl, que cuenta con extensiones para iOS y Chrome, o bien recurrir a un diario tradicional donde se registren las tareas y el tiempo dedicado a cada una. Otra alternativa es estructurar la jornada en un calendario, organizando el día en función de las prioridades.

El propio Ky experimentó los beneficios de este método cuando se dio cuenta de que no estaba dedicando tiempo suficiente a la tarea más importante de su lista. Este tipo de herramientas, según su experiencia, pueden ser valiosas para mejorar la organización y eficiencia en el día a día.