Un trabajador en Colombia que enfrenta una incapacidad laboral, ya sea por enfermedad o accidente, debe seguir un proceso regulado que determina quién asume el pago de su salario y bajo qué condiciones. La respuesta depende del origen de la incapacidad, lo que invoclucra a empleadores, entidades promotoras de salud (EPS), aseguradoras de riesgos laborales (ARL) y el fondo de pensiones, en un sistema diseñado para proteger el ingreso del empleado durante su ausencia.
El primer paso consiste en que el trabajador informe al empleador y presente el documento de incapacidad expedido por la entidad de salud correspondiente. El trámite es indispensable para activar los mecanismos de cobertura y pago previstos en la normativa colombiana.
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Una vez presentada la incapacidad, el empleador debe continuar pagando el salario del trabajador durante el periodo que dure la incapacidad. Luego, podrá solicitar el reembolso a la EPS o a la ARL, según corresponda.
El proceso varía según el tipo de incapacidad. En el caso de las incapacidades de origen común, que corresponden a enfermedades o accidentes no relacionados con la actividad laboral, el pago se distribuye en varios periodos. Durante los dos primeros días, el empleador asume el pago total del salario. Desde el tercer día y hasta el día 90, la EPS se encarga de abonar el 66,67% del salario del trabajador. Si la incapacidad se extiende más allá de los 90 días, el porcentaje disminuye al 50% del salario, monto que la EPS cubre hasta el día 180.
Cuando la incapacidad supera los 180 días, la responsabilidad de pago pasa al fondo de pensiones, que asume el pago mientras se evalúa la posibilidad de rehabilitación o el acceso a una pensión de invalidez. Además, en ningún caso, el monto recibido por el trabajador puede ser inferior al salario mínimo legal mensual vigente, que en la actualidad es de $1.423.500.
Incapacidades de origen laboral
Por su parte, las incapacidades de origen laboral, es decir, aquellas derivadas de accidentes o enfermedades vinculadas de manera directa con las funciones desempeñadas en el trabajo, tienen un esquema diferente. En estos casos, la ARL asume el pago desde el primer día de incapacidad y cubren el 100% del salario del trabajador durante un periodo inicial de 180 días.
Dicho plazo puede extenderse por otros 180 días si el tratamiento o la rehabilitación lo requieren. Si al finalizar este periodo el trabajador no se ha recuperado, se inicia un proceso de valoración para determinar el grado de incapacidad y, si corresponde, tramitar una pensión por invalidez.
Se debe tener en cuenta que el trabajador tiene la obligación de informar de manera oportuna a su empleador sobre la incapacidad y presentar el documento emitido por la EPS o la ARL. El incumplimiento de este procedimiento puede acarrear sanciones laborales, incluyendo el despido con justa causa.
Incapacidades laborales: qué cambio el Ministerio del Trabajo
El Ministerio de Trabajo presentó, en mayo de 2025, una serie de modificaciones en la gestión de las incapacidades laborales en Colombia, destinadas a reforzar los controles, mejorar la transparencia y asegurar la protección de los derechos de los trabajadores. Según la resolución 1843 de 2025, los cambios afectan tanto a las EPS como a los empleadores.
Desde 2025, las EPS aplicarán procedimientos más estrictos de verificación cuando un trabajador exceda 30 días de incapacidad, incluido un calendario obligatorio de tres tipos de evaluación médica: posincapacidad, retorno laboral y seguimiento ocupacional. Las medidas buscan disminuir las incapacidades sin justificación clínica.
La normativa exige a las EPS y las IPS reportar de manera digital todas las incapacidades en tiempo real, para fortalecer el control del Gobierno.
En cuanto a los empleadores, la resolución exige adaptaciones en el puesto o la reubicación del trabajador recomendadas por salud ocupacional en un plazo no mayor a 20 días, con el fin de asegurar un regreso seguro al entorno laboral. Además, prohíbe requerir pruebas de embarazo o VIH como condición laboral y exige que los exámenes médicos atiendan variables como género, diversidad cultural y salud mental.
Asimismo, todas las empresas deben aplicar programas de pausas activas para prevenir riesgos relacionados con enfermedades musculoesqueléticas, el estrés y problemas asociados al trabajo repetitivo o sedentario.
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