Teletrabajo: estrategias para ser productivos sin perder el equilibrio entre el trabajo y el descanso

Consejos para evitar distracciones, mejorar la concentración y otras medidas para optimizar la conexión a internet en el hogar. Además, algunas medidas de ciberseguridad para evitar correr riesgos innecesarios.

djaimovich@infobae.com
Consejos para mejorar el home office - #Informe

Como se sabe, a raíz de la pandemia, gran parte del mundo migró al teletrabajo. Se estima que más de 30 millones de empleados de oficina en Estados Unidos y hasta 300 millones en todo el mundo, trabajarán desde su hogar, según las estimaciones de la Oficina de Estadísticas Laborales de EE.UU. y Boston Consulting Group (BCG).

La situación aceleró los tiempos de forma inusitado: haciendo que tanto empresas como trabajadores se adaptan al entorno digital casi de un día para otro. Algunos ya venían implementando el trabajo remoto pero para muchos esto representa un verdadero desafío del cual van tratando de salir airosos de la mejor manera posible.

Éste es un teletrabajo de urgencia, hecho por obligación”, explica Fabio Boggino, director de Jobing consultores, empresa especializada en teletrabajo, en diálogo con Infobae. Y añade que luego de la pandemia van a darse tres escenarios: algunas empresas que ya tenían una política de trabajo remoto continuarán con esta modalidad; otras que no lo hacían, quizás a raíz de esta experiencia de aprendizaje decidan continuar de manera parcial con el home office y por último van a estar las que “volverán al horario presencial y no tendrán intención de implementar el teletrabajo”.

A la hora de trabajar de forma remota hay que tener en cuenta varias cuestiones para lograr llevarlo adelante de manera efectiva y segura. Aquí, un punteo de cuestiones a tener en cuenta:

La comunicación y el clima laboral

“Fomentar una cultura laboral transparente es primordial para el compromiso de los integrantes de los equipos”, explica Francisco Ronconi, director de Recursos Humanos de Intive Argentina, pensando en consejos para el entorno corporativo. En este sentido, aconseja que desde la empresa haga lo siguiente:

Defina roles claros: anotar reglas básicas para equipo, nombrar encargados de toma de decisiones.

Accesibilidad: la información necesita estar escrita o grabada, disponible para los integrantes la consuman cuando la necesitan.

Otro punto importante que menciona Ronconi es la importancia de fomentar el trabajo en equipo y esa sensación de pertenencia al equipo, al que describe como team building.

La comunicación es uno de los procesos claves para reforzar el sentido de compañerismo. No obstante, existen otros factores que intrínsecamente influyen al momento de desarrollar y mejorar las relaciones interpersonales entre los integrantes. Por eso es importante: entender y destacar que todos trabajan para un mismo fin; tener un entendimiento de la dinámica de trabajo de los colaboradores que están del otro lado del globo, así como alentar, en todos los espacios, el respeto y la empatía hacia el otro para generar vínculos de confianza”, enumera.

Lo ideal es poder encontrar un espacio y momento para trabajar siguiendo una rutina y no hacerlo a toda hora y momento (REUTERS/Adnan Abidi)
Lo ideal es poder encontrar un espacio y momento para trabajar siguiendo una rutina y no hacerlo a toda hora y momento (REUTERS/Adnan Abidi)

Organización y equilibrio

Más allá de los mecanismos que establezca la empresa, el empleado también tiene que implementar algunas estrategias para poder llevar adelante el trabajo en el hogar de manera efectiva y manteniendo un equilibrio sano entre el mundo laboral y personal. En este sentido, desde la empresa de tecnología Atos sugieren lo siguiente:

1. Tener definido un horario de inicio y finalización de la jornada, tal cual se hace regularmente en una oficina.

2. Mantenerse en contacto con los compañeros y todo el equipo con las diferentes herramientas disponibles, tanto para videollamadas como para realizar otras actividades colaborativas online.

3. En lo posible, determinar un lugar especial y exclusivo para trabajar.

4. Periódicamente hacer videollamadas con otros miembros del equipo: vernos ayuda a estar más cerca no solo laboral sino también emocionalmente.

5. Armar una lista de las diferentes tareas diarias con prioridades a resolver.

6. Hacer recreos con pausas activas y almorzar. Son necesarias para volver con más energías a lo que resta del día.

7. No olvidar la separación de vida laboral de la vida familiar, así se trabaje desde la casa es necesario este corte efectivo.

A esto hay que sumar la recomendación de hacer, en la medida de lo posible, alguna rutina de actividad física en el hogar o llevar adelante meditaciones u otras actividades para ejercitar cuerpo y mente, así como para mejorar la concentración y cuidar la salud.

Evitar distracciones: esto puede resultar un verdadero desafío en épocas de híper conexión digital pero si no se logra establecer el foco en un sitio, se puede terminar perdiendo productividad. En este sentido, es mejor silenciar, al menos por determinados períodos, las notificaciones que llegan del celular. Establecer períodos de trabajo de una hora o cuarenta minutos de máxima concentración y luego ir intercalando pequeñas pausas para revisar mensajes y mails laborales. Es importante evitar distraerse en redes sociales o realizando otras tareas que nos saquen del foco.

Aunque cueste es importante poder establecer una rutina y separar la vida laboral de la familiar.
Aunque cueste es importante poder establecer una rutina y separar la vida laboral de la familiar.

Estar conectados: algunas estrategias para mejorar la conexión

En este aspecto hay que considerar algunas cuestiones vinculadas a la infraestructura que escapan al alcance del usuario pero es información relevante para tener un contexto, teniendo en cuenta que el uso de internet se disparó tras la implementación de la cuarentena en varias partes del mundo.

Acceso y velocidad a internet. Esta situación es dispar en el mundo y depende, en gran medida, del despliegue y tecnología que se haya llevado adelante por parte de gobierno y telefonía. Claramente esto escapa al usuario final que se tiene que conectar y trabajar.

En lo que se refiere a internet fijo, según la Cámara Argentina de Internet (Cabase), hay una penetración de la banda ancha que se acerca al 65% de los hogares. Es la más alta de la región, seguido por 61,8% en Uruguay y Chile con 61,1%.

Cabe señalar de todos modos que no funciona de igual modo en todo el país. Mientras la Ciudad de Buenos Aires tiene más conexiones que hogares y la penetración a nivel nacional alcanza al 65,8%, aún hay provincias con niveles de penetración por debajo del 50% como es el caso de La Rioja 47,9%, Chubut 47,6%, Salta 44,5%, Jujuy 44,3% y Mendoza 40,7%, y mínimos en Tucumán 39,5%, Misiones 39,3%, Corrientes 38,5%, San Juan 37,1%, Chaco 35,9%, Santa Cruz 35,6%, Catamarca 30,9% y Formosa 30,1 por ciento.

Según un informe de Enacom de hace un año, la velocidad de bajada promedio se ubica en 15,9 Mbps, lo cual es 32,3 por ciento de incremento anual. Si se evalúa la velocidad de descarga de internet fija, el mejor posicionado en América Latina es Chile (36,3 Mbps), seguido por Uruguay (35,18 Mbps), Panamá (29,61 Mbps) y Puerto Rico (27,08 Mbps). En octavo lugar está Argentina (16,21 Mbps), detrás de Perú (17,6 Mbps) y Brasil (18,21 Mbps), según datos de enero de 2018, de Speedtest.

Cómo mejorar la conectividad en el hogar

Teletrabajo y ciberseguridad: 6 consejos para mejorar la señal y cobertura del wifi

Como usuario, se pueden llevar adelante algunas estrategias para optimizar la cobertura y velocidad del wifi. En este sentido se sugiere:

1. Ubicar el equipo en una zona adecuada. Se deben evitar los sitios cercanos a metales, paredes, agua y electrodomésticos como el microondas, que, por sus ondas electromagnéticas, pueden atenuar la intensidad de la señal. Se sugiere colocar el router en una zona elevada, lejos del suelo y de los obstáculos mencionados anteriormente

2. Configurar el router de manera segura, siguiendo los pasos que se mencionan en esta nota. Esto servirá no solo para evitar que otras personas usen la red sin permiso, lo cual puede disminuir la intensidad de la señal; sino también para evitar que cualquier atacante ingrese con facilidad al equipo y, por ejemplo, redirija el tráfico y suplante sitios legítimos con versiones falsas.

3. Recurrir a repetidores o wifi mesh. El repetidor recibe la señal del router y la reenvía, lo cual ayuda que llegue con mayor intensidad a algunas zonas del hogar u oficina (de una planta a otra, por ejemplo), pero con una calidad menor a lo que ocurriría si estuviésemos cerca del router.

El wifi mesh, por otra parte, está compuesto por un router o estación principal y uno o varios satélites que se conectan entre sí para mejorar la cobertura de la red. El sistema wifi mesh hace una gestión inteligente en este sentido: es capaz de conectar dispositivos a la mejor opción que tengan en ese momento. Esta gestión inteligente no la hace un repetidor.

Es importante establecer segundo factor de autenticación siempre que sea posible (Foto: Pixabay)
Es importante establecer segundo factor de autenticación siempre que sea posible (Foto: Pixabay)

Medidas de ciberseguridad

Por último y no por eso menos importante está el tema de la ciberseguridad. Es necesario que tanto las empresas como los empleados, en su hogar, tomen algunos recaudos para minimizar las chances de ser víctimas de un ciberataque que podría derivar en grandes perjuicios para ambas partes.

En el artículo Gestionando los riesgos cibernéticos del trabajo remoto, la consultora BCG recomienda evaluar la infraestructura básica de IT para el desarrollo del teletrabajo, teniendo en cuenta los puntos finales (endpoints), la conectividad y la arquitectura e infraestructura corporativa.

Por otra parte, se subraya la importancia de contar con aplicaciones y dispositivos seguros para los trabajadores que se conecten de manera remota. También se puntualiza sobre la necesidad de capacitar a los equipos de respaldo y habilitar el soporte remoto.

Es fundamental capacitar a los empleados en cuestiones de ciberseguridad para que estén alerta a los riesgos y tomen medidas de cuidado. También se sugiere establecer protocolos y guías de comportamiento para prepararse para un teletrabajo seguro.

Por su parte, Claudio Caracciolo, especialista de Ciberseguridad de Eleven Paths, sugiere “implementar una solución de VPN confiable, tanto desde el lado del Servidor como del lado del cliente. Evita en lo posible, utilizar servicios de acceso remoto que dependan de un tercero o un proveedor para conectarte entre tus clientes y tus servidores”.

También aconseja validar la capacidad de los canales y las configuraciones de los servidores, para que los empleados puedan conectarse de forma estable a los servicios de la empresa y que se realicen pruebas de seguridad en los portales, entre otras medidas de seguridad.

¿Cómo conectarse al escritorio remoto de manera segura? En este sentido, Caracciolo sugiere utilizar una solución que esté activa, para asegurarnos de que esté actualizada y no haya vulnerabilidades o fallas sin corregir, que expondrían la privacidad de la empresa y los empleados.

“Lo siguiente a tener en cuenta es que para poder acceder al escritorio remoto, sería bueno elegir una solución que solicite una clave de acceso y permita seleccionar una clave larga y robusta (letras mayúsculas y minúsculas, símbolos y números, y que no se encuentre en los diccionarios). Sumado a esto sería ideal asegurarse que la aplicación a utilizar cifre la comunicación”, añade.

Por otra parte, sería conveniente elegir una solución de acceso remoto que no pase por un tercero, y por último subraya la importancia de “mantener tanto el equipo remoto (en la oficina) como el de casa, con antivirus y firewall activados, y el sistema actualizado para evitar problemas”.

Medidas de precaución en el hogar

A todo lo mencionado anteriormente, el usuario debería configurar el router de manera segura, tal como ya se mencionó, también es aconsejable que utilice una VPN para conectarse, y que active el segundo factor de autenticación en todas las plataformas que emplee.

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