Hacer una foto al DNI puede salir muy caro: sanciones de hasta 100.000 euros por usar copias indebidas

Fotografiar, escanear o fotocopiar el DNI no está prohibido en todos los casos, pero puede ser sancionable cuando una empresa pide o conserva una copia completa sin que sea necesaria para el trámite o sin una justificación suficiente. Es entonces cuando esa imagen puede convertirse en una copia indebida, al incluir más datos personales de los que hacen falta para verificar la identidad. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) insiste en que cualquier uso de datos personales debe limitarse a la información imprescindible para cada finalidad.

El DNI sirve para acreditar la identidad, pero contiene más datos de los que muchas veces hacen falta para verificar quién es una persona. Por eso, pedir una imagen del documento por ambas caras puede vulnerar el principio de minimización de datos del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), que obliga a recoger solo información adecuada, pertinente y limitada a lo necesario.

La clave está en diferenciar entre enseñar el documento y permitir que un tercero se quede con una copia completa. Esa distinción afecta a trámites con empresas, entregas de paquetes, reservas en alojamientos o solicitudes de derechos ante compañías.

Cuándo pueden pedirte el DNI y cuándo no deberían copiarlo

El Documento Nacional de Identidad es obligatorio a partir de los 14 años, según la Ley Orgánica de Protección de la Seguridad Ciudadana. Las personas obligadas a tenerlo deben exhibirlo cuando lo requiera la autoridad o sus agentes en los supuestos previstos por la ley.

En el ámbito privado, sin embargo, una empresa puede necesitar comprobar la identidad de un cliente, pero eso no significa automáticamente que pueda quedarse con una fotocopia, una imagen o un escaneo completo del documento. Antes debe valorar si existe una forma menos invasiva de hacer esa comprobación.

La AEPD explica, por ejemplo, que para ejercer derechos de protección de datos, como acceso, rectificación, supresión u oposición, por regla general no es necesario facilitar una copia del DNI. Solo si el responsable tiene dudas razonables sobre la identidad de quien hace la solicitud puede pedir información adicional para confirmarla.

También en una contratación, la Agencia señala que normalmente no hace falta aportar una copia del DNI, ya que la identidad puede verificarse por otros medios, como la firma electrónica. Hay excepciones cuando una normativa sectorial exige expresamente conservar copia del documento, como ocurre en determinados supuestos vinculados a la prevención del blanqueo de capitales.

La sanción a Orange por fotografiar el documento

Uno de los casos más conocidos es el de Orange. La AEPD sancionó a la compañía con 100.000 euros porque sus mensajeros fotografiaban el DNI por ambas caras para entregar paquetes. El organismo consideró que esa práctica suponía recoger más datos personales de los necesarios para acreditar la identidad del destinatario.

La sanción fue después revisada por la Audiencia Nacional, que en abril de 2026 redujo la cuantía a 40.000 euros. Aun así, el criterio se mantiene: fotografiar el documento completo para una entrega puede ser una medida desproporcionada si existen otras formas de comprobar la identidad.

Hoteles y apartamentos: registrar datos no es copiar el DNI

Uno de los supuestos que más dudas genera es el de los alojamientos turísticos. El Real Decreto 933/2021 obliga a hoteles, apartamentos turísticos y otros establecimientos de hospedaje a recoger determinados datos de los viajeros y comunicarlos a las autoridades. Sin embargo, esa obligación no autoriza a pedir una copia del DNI o del pasaporte.

La AEPD aclaró en 2025 que solicitar una copia del documento de identidad en hospedajes vulnera el principio de minimización de datos, porque el DNI contiene información adicional que no exige la norma, como la fotografía, la fecha de caducidad o determinados códigos del documento.

Para cumplir con la obligación legal, los alojamientos deben recoger los datos requeridos mediante un formulario presencial u online. Si la identificación se hace en persona, bastaría con una comprobación visual del documento. En procesos online, la Agencia recomienda mecanismos como certificados digitales, comprobaciones asociadas al método de pago o códigos enviados al teléfono o al correo electrónico del cliente.

Qué hacer si te piden una foto del DNI

Si una empresa, alojamiento o repartidor pide una foto del DNI, el ciudadano puede preguntar para qué se necesita esa copia, cuánto tiempo se conservará y si existe otra forma de verificar la identidad. Cuando no sea estrictamente necesario aportar una copia íntegra, la AEPD recomienda ocultar o proteger los datos que no hagan falta para la identificación.

También conviene evitar el envío por canales poco seguros, como correos electrónicos ordinarios o aplicaciones de mensajería, si el responsable no proporciona garantías suficientes. Siempre que existan alternativas menos invasivas, pedir una foto del DNI puede ser un tratamiento excesivo de datos personales y convertir esa copia en indebida a efectos de protección de datos.