El Gobierno facilita el acceso a los trámites de extranjería: ONG y sindicatos podrán realizar el papeleo en nombre de los migrantes

Tramitar los papeles de extranjería será más fácil. El Gobierno ha aprobado la creación de un Registro Electrónico de Colaboradores de Extranjería, una medida destinada a que sindicatos y organizaciones sociales gestionen trámites administrativos en nombre de personas migrantes a través de procedimientos telemáticos. Esta iniciativa, formalizada mediante una orden ministerial publicada en el Boletín Oficial del Estado (BOE), tiene como objetivo principal facilitar el acceso a estos trámites y papeleo para colectivos tradicionalmente implicados en el acompañamiento e integración de personas extranjeras.

El nuevo registro entrará en vigor el 6 de marzo, al día siguiente de su publicación oficial, y ofrece un mecanismo de representación adicional a las vías ya previstas en la legislación vigente. La inscripción será gratuita y tendrá una validez de cuatro años, renovable si las entidades mantienen los requisitos legales. Esta herramienta refuerza la eficacia, la transparencia y la seguridad jurídica en la tramitación de expedientes de extranjería, de acuerdo con lo publicado en el BOE.

El registro estará adscrito a la Secretaría de Estado de Migraciones y gestionado por la Dirección General de Gestión Migratoria. Su ámbito de aplicación comprende todo el territorio español para procedimientos de extranjería tramitados por la Administración General del Estado, y sus destinatarios principales son organizaciones sindicales y entidades sociales que actúan en el sector migratorio o de protección internacional.

Quiénes pueden ser colaboradores y requisitos de inscripción

Podrán inscribirse en el Registro Electrónico de Colaboradores de Extranjería las organizaciones sindicales más representativas a nivel estatal o autonómico, reconocidas conforme a la Ley Orgánica 11/1985, y las entidades sin ánimo de lucro legalmente constituidas en España con una antigüedad mínima de tres años desde su creación, cuyos estatutos o programas estén vinculados al ámbito migratorio o de la protección internacional, tal como estipula la orden publicada en el BOE.

Las entidades deben estar al corriente en sus obligaciones tributarias y de Seguridad Social, y no haber sido condenadas ni sancionadas, tanto ellas como sus representantes legales, por delitos relacionados con su actividad ni por infracciones en materia de extranjería, derecho laboral o protección de datos personales en los tres años previos a la solicitud.

Además, se exige acreditar una experiencia mínima de dos años en tareas de acompañamiento, asesoramiento, integración o tramitación administrativa orientadas a personas migrantes o solicitantes de protección internacional. Para ello, deberán presentar memorias de actividad, certificaciones de proyectos, convenios, informes de entidades financiadoras o documentos equivalentes que reflejen el trabajo realizado y permitan identificar a los responsables y los recursos empleados.

En el trámite de inscripción será obligatorio entregar un censo actualizado de las personas que estarán habilitadas para representar a migrantes ante la Administración; dicho censo debe incluir los datos identificativos de cada delegado y la justificación de que cumplen los requisitos legales. Por otro lado, estarán excluidos de este registro los sujetos que ya dispongan de convenios para la gestión electrónica de trámites de extranjería con la Administración General del Estado, según se señala en la normativa.

Obligaciones, garantías y funcionamiento del sistema

Las entidades colaboradoras deberán mantener actualizado el censo de representantes e informar, en un plazo máximo de cinco días hábiles, sobre cualquier alta o baja. El listado debe recoger nombre, apellidos, nacionalidad, domicilio y los documentos identificativos de cada representante autorizado.

Todas las tramitaciones gestionadas bajo este registro deberán realizarse de forma telemática a través de la sede electrónica del Ministerio de Inclusión, siguiendo las condiciones establecidas por la Dirección General de Gestión Migratoria. La normativa prohíbe expresamente que los colaboradores cobren honorarios o compensaciones económicas por los servicios realizados a las personas migrantes en este marco, garantizando así la gratuidad del servicio: “La representación a través de este sistema tendrá carácter gratuito, por lo que las entidades no podrán cobrar a los migrantes por realizar estos trámites dentro de este marco”, dice la nota ministerial.

También se exige que las entidades dispongan de un seguro de responsabilidad civil que cubra la labor de sus representantes acreditados. Todas las personas autorizadas deberán contar con firma electrónica reconocida, conforme a los estándares requeridos por la Administración, y garantizar la confidencialidad y adecuada protección de los datos personales tratados conforme a la legislación vigente.

Para mantener la inscripción en el registro, las entidades deben demostrar de forma regular que cumplen con los requisitos necesarios. Esto se hace a través de informes o auditorías externas que muestren el número de casos gestionados, los procedimientos realizados y los recursos utilizados. La inscripción tiene una vigencia inicial de cuatro años, prorrogable en caso de cumplir con los criterios legales y documentar adecuadamente la actividad desarrollada.

Protección de derechos y límites de aplicación

La inscripción en el registro como colaborador de extranjería no limita otras formas de representación jurídica reconocidas en la ley; las personas extranjeras pueden ejercer sus derechos ante la Administración por cualquiera de las vías previstas en la normativa. No pueden acceder al registro las entidades o colectivos cubiertos por convenios específicos que ya les permitan tramitar procedimientos electrónicos de extranjería con la Administración.

El procedimiento prevé mecanismos concretos de baja y control. La Dirección General de Gestión Migratoria podrá acordar de oficio la baja en el registro si se pierde el cumplimiento de los requisitos, tras procedimiento de audiencia previa, o a petición de la propia entidad. Asimismo, la baja operará por vencimiento del plazo de inscripción o de su prórroga correspondiente. Frente a la denegación o retirada de la inscripción, las entidades disponen de derecho de recurso en alzada ante el órgano superior jerárquico.

La protección de datos personales se rige por el Reglamento (UE) 2016/679 y la legislación española vigente, siendo el Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones el responsable del tratamiento. El registro podrá consultarse de forma automatizada por aplicaciones y sedes electrónicas autorizadas de la Administración exclusivamente para validar la identidad de los representantes habilitados. La ejecución y supervisión del sistema corresponden a la Dirección General de Gestión Migratoria, aplicándose de forma supletoria la Ley 39/2015 en todos aquellos aspectos no regulados expresamente por la orden.