Si un hotel te pide escanear tu DNI para hacer el ‘check-in’ no aceptes: estos son los motivos detrás de la prohibición y las consecuencias económicas

Escanear el Documento Nacional de Identidad (DNI) o el pasaporte en el momento del registro en un hotel es una práctica ilegal en España. Aunque muchos establecimientos la han normalizado para agilizar trámites, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha confirmado que está terminantemente prohibida.

El organismo lo dejó claro el pasado 17 de junio en un comunicado oficial en el que recordó que esta práctica vulnera el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y el Real Decreto 933/2021. Ambos textos legales establecen que los hoteles solo pueden recabar los datos estrictamente necesarios para el registro de viajeros, pero en ningún caso fotocopiar o escanear íntegramente el documento de identidad.

De incumplirse la norma, los hoteles se exponen a importantes sanciones económicas que ya han empezado a aplicarse en casos concretos.

Multa a una cadena hotelera en el norte de España

El caso más reciente que ilustra la prohibición se produjo este mismo año en un hotel de cuatro estrellas del norte de España. La AEPD sancionó a la cadena responsable con una multa de 9.000 euros por escanear el DNI de un cliente durante el proceso de registro.

El procedimiento se inició tras la denuncia del propio afectado, quien se negó a que su documento fuese escaneado. Finalmente, el personal del hotel tuvo que copiar a mano los datos necesarios para completar el check-in. Sin embargo, el cliente decidió elevar la queja ante la autoridad de protección de datos para comprobar si esta práctica era legal.

Tras analizar la situación, la Agencia concluyó que se había producido una infracción, ya que se había solicitado información excesiva respecto a lo que exige la normativa. La resolución recogía expresamente que “la parte reclamante manifiesta que la parte reclamada, al realizar el correspondiente registro de viajeros en sus instalaciones, le solicitó el DNI para su escaneo”.

La sanción, inicialmente fijada en 9.000 euros, se redujo un 40% por pronto pago, quedando finalmente en 5.400 euros. Se trata de una de las multas más relevantes en este ámbito, que marca un precedente para el sector hotelero.

Qué datos pueden pedirse y cuáles no

El RGPD establece que el tratamiento de datos personales debe regirse por el principio de minimización: solo se pueden recoger aquellos datos estrictamente necesarios para cumplir con la finalidad prevista. En el caso de los hoteles, esta finalidad es identificar a los viajeros y remitir su información a las autoridades de seguridad.

Por tanto, resulta legítimo solicitar nombre, apellidos, número de documento, fecha de expedición y nacionalidad, entre otros campos requeridos por el Real Decreto 933/2021. Sin embargo, al escanear el DNI se incorporan datos irrelevantes para el hospedaje, como la fotografía del titular, el número de soporte o incluso los nombres de los progenitores. Estos elementos no tienen ninguna utilidad para la estancia y, en cambio, sí implican un riesgo añadido para la privacidad del cliente.

El hecho de conservar una copia íntegra del documento personal aumenta la posibilidad de accesos indebidos, suplantación de identidad o filtraciones de información, algo que la normativa europea trata de prevenir de forma tajante.

Cómo denunciar estas prácticas

La AEPD recomienda a los ciudadanos que no cedan a la petición de que se escanee o fotocopie su DNI en los hoteles. Si se produce esta situación, lo primero es comunicar la disconformidad directamente al establecimiento. En caso de que los responsables del hotel insistan o no rectifiquen, el cliente puede elevar la reclamación a la Agencia Española de Protección de Datos.

Una vez recibida la denuncia, la AEPD abre una investigación para determinar si se ha vulnerado la normativa. Si se confirma la infracción, el organismo impone la correspondiente sanción económica, como ha sucedido en el caso reciente de la cadena hotelera multada.

La autoridad insiste en que los viajeros están obligados a facilitar sus datos personales para que se complete el registro, pero en ningún momento deben permitir que su documento sea escaneado o fotocopiado íntegramente.