La reducción de la jornada laboral en Colombia puso a prueba la liquidación de nómina de las empresas y el cálculo de recargos: “Se modifican variables clave”

La jornada laboral de 42 horas semanales entró en vigor en Colombia después de cinco años de transición previstos por la Ley 2101 de 2021, sin reducir salarios ni prestaciones sociales, pero con la obligación para las empresas de actualizar la liquidación de nómina, las horas extras y los recargos correspondientes. La medida alcanza a un mercado laboral de 23,6 millones de personas ocupadas en Colombia, según el Departamento Administrativo Nacional de Estadística (Dane).

De ese total, cerca de 11 millones son trabajadores asalariados directamente cobijados por la reducción, de acuerdo con cifras de la Gran Encuesta Integrada de Hogares (Geih).

El salario mensual se mantiene intacto, al igual que los aportes a salud y pensión y las prestaciones sociales. Sin embargo, al distribuirse la misma remuneración entre menos horas ordinarias semanales, aumenta el valor de cada hora trabajada, lo que modifica el cálculo de horas extras y recargos nocturnos, dominicales y festivos cuando correspondan.

Cómo cambia el cálculo de la hora ordinaria

El salario mensual se conserva, pero ahora se distribuye entre una menor cantidad de horas ordinarias semanales. Dicha modificación eleva el valor de la hora y obliga a ajustar los componentes de nómina que dependen de ese cálculo. Las compañías deberán revisar los valores de las horas extras y de los recargos nocturnos, dominicales y festivos cuando sean aplicables. El cambio no altera el ingreso mensual pactado, aunque sí modifica la forma en que se liquidan los pagos por trabajo adicional o en jornadas con recargo.

Al respecto, la vicepresidenta de Producto e Innovación de ACH Colombia, Juliana Jaramillo Valencia, situó el reto en la precisión de los procedimientos internos.

Aseguró que “el desafío no radica en reducir dos horas a la semana, sino en garantizar que la transición se implemente con precisión. Al mantenerse intacto el salario, se modifican variables clave en la liquidación de la nómina, lo que exige que la tecnología y los procesos respondan con absoluta confiabilidad”.

Ajustes que deberán hacer las empresas

La entrada en vigor del nuevo límite semanal demanda una revisión de horarios, turnos y cargas de trabajo para que cada operación se adapte a las 42 horas. Las empresas también tendrán que verificar que sus sistemas de liquidación incorporen las variables actualizadas para cada condición laboral.

Según la experta, los ajustes van más allá de reducir horas en los calendarios de trabajo. Los procedimientos administrativos que determinan los pagos por horas extras y recargos también requieren actualización para evitar diferencias entre la jornada aplicada y los valores incluidos en la nómina. Un cálculo incorrecto puede derivar en reprocesos administrativos y dificultades para cumplir las obligaciones laborales.

Para Jaramillo Valencia, la automatización y los mecanismos de validación pueden ayudar a reducir esos riesgos y facilitar la aplicación de los cambios regulatorios.

La adaptación presenta mayores desafíos para las micro, pequeñas y medianas empresas, que representan más del 99% del tejido empresarial colombiano, según el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo. Las compañías con procesos más estructurados realizaron ajustes graduales durante la implementación de la ley, mientras las pequeñas y medianas enfrentan mayores exigencias operativas para redistribuir turnos y revisar sus procedimientos.

Así las cosas, cada organización deberá coordinar la distribución del tiempo de trabajo con sus necesidades operativas y sus procesos de nómina. El objetivo es que los turnos se ajusten al nuevo límite legal sin afectar la continuidad de las actividades ni disminuir la remuneración de los empleados.

Aportes y prestaciones que se mantienen sin cambios

La vicepresidenta de Producto e Innovación de ACH Colombia, Juliana Jaramillo Valencia, anotó que la reducción de la jornada no modifica los aportes a salud y pensión porque estos se calculan sobre el salario base de cotización, no sobre el número de horas trabajadas durante la semana. Los trabajadores conservan, por tanto, sus condiciones de protección social y prestaciones.

“El ajuste se concentra en la organización de la jornada y en la liquidación de los conceptos ligados al valor de la hora ordinaria. Las horas extras y los recargos deberán reflejar las nuevas variables cuando correspondan, mientras el salario mensual permanece intacto”, puntualizó.

Insistió en que el Servicio Operativo de Información (SOI) dispone de mecanismos de validación y automatización para apoyar la liquidación de nómina y el cumplimiento de las disposiciones laborales.

Agregó que estas herramientas buscan limitar errores administrativos y reducir los reprocesos derivados de la actualización de los sistemas. Finalizó al decir que la jornada de 42 horas también abre la posibilidad de revisar la gestión del talento y la eficiencia de las operaciones. La coordinación entre empresas, trabajadores y plataformas tecnológicas definirá si la transición consolida procesos de nómina más precisos y confiables.