La Superintendencia Nacional de Salud expidió una nueva circular, dirigida a los gestores farmacéuticos, en la cual se establecen nuevas obligaciones de reporte de información para fortalecer las labores de inspección, vigilancia y control del servicio farmacéutico.
Según el documento, se deberá entregar a la entidad un conjunto de reportes periódicos que incluyen contratos con entidades responsables de pago, puntos de dispensación, tiempos de espera de los usuarios, número de atenciones realizadas y dificultades en el suministro de medicamentos y dispositivos médicos.
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De acuerdo con la circular, la información deberá cargarse en la plataforma RVCC, bajo especificaciones técnicas establecidas y con firma digital del representante legal de cada entidad.
La Supersalud subrayó que los datos deben entregarse con criterios de “transparencia, integralidad y veracidad”, quedando prohibido incluir información incompleta o que induzca a error.
Reporte de contratos y puntos de dispensación
El primer componente de la instrucción corresponde al Archivo Tipo ST029, en el cual los gestores farmacéuticos deben reportar trimestralmente los acuerdos de voluntades con las Entidades Responsables de Pago (ERP). Este formato recoge información sobre número de contrato, valor total estimado, modalidad de pago, municipios cubiertos, población asignada y régimen al que aplica el acuerdo.
Según el cronograma, el primer reporte cubrirá el periodo del 1 de julio al 30 de septiembre de 2025 y deberá entregarse a más tardar el 20 de octubre de 2025.
El segundo componente es el Archivo Tipo ST030, relacionado con los establecimientos farmacéuticos habilitados como puntos de dispensación. En este informe, los gestores deben identificar cada establecimiento, su ubicación, número de cajas o ventanillas de atención y barrio de localización.
También se exige detallar la capacidad máxima de atención por punto, el tiempo promedio de espera de los usuarios y la cantidad de personas atendidas en el periodo reportado.
Ambos reportes son de carácter trimestral y deberán actualizarse en un plazo máximo de 20 días después de que se produzca cualquier modificación en los contratos o en los puntos de dispensación.
Reportes mensuales sobre dispensación y dificultades
En el componente operativo, la circular establece dos obligaciones adicionales de carácter mensual. La primera corresponde al Archivo Tipo ST031, que reúne la información sobre la dispensación de medicamentos y dispositivos médicos. Allí se deberá detallar la cantidad de fórmulas presentadas en cada punto, las entregadas de manera completa y aquellas que quedaron pendientes, además de los tiempos promedio de entrega de medicamentos y dispositivos no suministrados en la primera visita.
La segunda obligación corresponde al Archivo Tipo ST032, que incluye el reporte sobre tecnologías en salud con dificultades de dispensación. Según la circular, los gestores deben informar las causas que originaron los inconvenientes, entre las que se encuentran “aumento inesperado de la demanda, disminución de la oferta, incremento de precios, problemas logísticos, retiro del mercado por alertas sanitarias o bloqueo del proveedor por cartera”. En caso de que existan varios proveedores para un mismo medicamento o dispositivo, se deberá incluir la información de cada uno de ellos.
Ambos reportes tienen como fecha de corte el último día calendario de cada mes y deberán enviarse dentro de los primeros 20 días del mes siguiente.
Seguridad de la información y sanciones
La superintendencia recordó que los gestores farmacéuticos son responsables de la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos que administran. En consecuencia, deberán adoptar medidas de protección para evitar accesos no autorizados, suplantación o alteración de la información.
La circular establece que esto incluye el uso de contraseñas seguras, sistemas de cifrado y gestión de permisos de acceso, así como cláusulas de confidencialidad con terceros que tengan contacto con los datos.
En cuanto a las sanciones, la entidad indicó que, de conformidad con la Ley 1438 de 2011, modificada por la Ley 1949 de 2019, el incumplimiento de las obligaciones establecidas en la circular dará lugar a sanciones administrativas, sin perjuicio de las responsabilidades disciplinarias, fiscales o penales que puedan derivarse.
La Circular Externa 2025151000000009-5 de 2025 fue firmada el 11 de agosto de 2025 por el superintendente Helver Giovanny Rubiano García y entrará en vigencia a partir de su publicación en el Diario Oficial.
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