Sanciones al salario en Colombia: las nuevas reglas que todo trabajador y empresa deben conocer tras la reforma laboral

La reciente aprobación que hizo el Congreso de la República a la reforma laboral en Colombia introdujo una serie de modificaciones que dan garantías a los trabajadores, que incluyen una mejoría en los sueldos. La ley ya se empezó a aplicar desde mediados de julio de 2025.

Asimismo, esta trae cambios en los requisitos que deben cumplir las empresas cuando toman la decisión de aplicar sanciones salariales a los trabajadores. Las regulaciones, ahora incorporadas al Código Sustantivo del Trabajo (CST), establecen nuevas garantías para los empleados. El Gobierno de Gustavo Petro explicó que estos cambios buscan fortalecer la protección de los derechos laborales y dar mayor claridad a los procedimientos internos.

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Expertos en derecho laboral coinciden en que la reforma responde a la necesidad de evitar abusos y de transparentar las sanciones disciplinarias que afectan el salario de los empleados. Por ejemplo, la abogada laboralista María Fernanda Ardila, “la ley exige que cualquier investigación y eventual sanción que afecte la remuneración esté guiada por el debido proceso y el respeto por el derecho a la defensa del trabajador”.

Ardila destaca que esto supone un cambio relevante en la cultura organizacional de las empresas colombianas, ya que las obliga a documentar y justificar cada etapa del proceso.

Qué incluye el procedimiento

El procedimiento incluye lo siguiente:

• Comunicación formal al trabajador o trabajadora sobre la apertura del proceso sancionatorio.
• El empleador debe informar, de manera escrita, cuáles son los hechos, comportamientos u omisiones que motivan la investigación.
• A partir de ese momento, se debe poner a disposición del trabajador todas las pruebas que sustentan la acusación.

De acuerdo con el director de la firma Santamaría & Asociados, Andrés Santamaría, “no basta con señalar el error o la falta, se requiere que el empleador entregue copia de documentos, audios o cualquier elemento de prueba que respalde el proceso”.

Los plazos que tiene el trabajador para responder

La norma determina, además, que:

• El trabajador cuenta con un plazo no inferior a cinco días para presentar su versión de los hechos, controvertir las pruebas o aportar nuevos elementos en su defensa. Este punto, según los especialistas, garantiza que la persona pueda ejercer con plenitud el derecho de contradicción.
• En caso de que el descargo se haga de manera verbal, la empresa debe levantar un acta en la que quede consignada la declaración del trabajador.
• Una vez escuchados los argumentos y revisadas las pruebas, corresponde a la empresa emitir un pronunciamiento definitivo. Este acto debe estar debidamente motivado e identificar con precisión la causa o motivo de la decisión.

Motivación no puede ser genérica ni vaga

En palabras del abogado laboralista Ricardo Melo, “la motivación de la decisión no puede ser genérica ni vaga; debe explicarse claramente cuál fue la falta, por qué se considera grave y cómo se llegó a esa conclusión, para evitar posibles arbitrariedades”.

En cuanto a la sanción, la ley establece que:

• Debe ser proporcional a la gravedad de los hechos o a la omisión identificada.
• El empleador no puede imponer medidas desmedidas o injustificadas: la proporcionalidad es un principio rector en la aplicación de cualquier medida disciplinaria que afecte el salario.
• El proceso completo debe desarrollarse en un tiempo razonable, de acuerdo con el principio de inmediatez. Sin embargo, si existe un término diferente estipulado en la Convención Colectiva, Laudo Arbitral o Reglamento Interno de Trabajo y este prevalecerá.

Con estas disposiciones, la reforma laboral pretende ofrecer un marco claro y transparente para las sanciones salariales y reforzar el rol de los derechos fundamentales en las relaciones laborales. Los expertos consideran que el reto para las empresas está en ajustar sus procedimientos internos y formar a sus equipos de talento humano en estos nuevos requerimientos legales.